Elf Tipps für bessere Meetings

"Was für eine Zeitverschwendung!", hört man da häufig. Um genau dies zu vermeiden, gilt es bestimmte Regeln zu beachten. Lifesize, ein Anbieter von Videokonferenzsystemen, hat elf Tipps zusammengefasst, um Meetings effektiver und effizienter zu gestalten.

Brauchen wir wirklich ein Meeting?

In zweistündiges Treffen mit zehn Personen gleicht 20 Arbeitsstunden. Bevor also Einladungen verschickt und Räume reserviert werden, sollte man sich die Frage stellen, ob dieser Ausfall wirklich gerechtfertigt ist. Vieles lässt sich durch ein kurzes und informelles Zusammenkommen per Videokonferenz, Chat oder E-Mails lösen, und liefert das gleiche Ergebnis.

Wie soll Ihr Meeting aussehen?

Sobald Sie also entschieden haben, dass ein Meeting angesagt ist, sollten Sie überlegen, in welcher Form dies stattfinden soll. Befinden Sie sich alle im gleichen Büro, steht einem persönlichen Treffen nichts im Wege. Telefonkonferenzen verbinden Sie mit Kollegen und Kunden an anderen Standorten, und Videokonferenzen ermöglichen ein persönlicheres sowie effizienteres Treffen, ohne Reisekosten und Zeitverlust. Laut Verizon sind Videomeetings ebenso produktiv wie "normale" Meetings, kosten aber nur ein Drittel dessen.

Erstellen und verschicken Sie Agenda und Material rechtzeitig!

Nur knapp 65 Prozent aller Meetings haben eine Agenda. Eine adäquate Vorbereitung ist demnach nicht immer möglich, was wiederum alles unnötig in die Länge zieht. Daher: Erstellen Sie rechtzeitig einen Termin und verschicken Sie Einladungen und Material zur Vorbereitung (falls nötig). Möglicherweise machen diese die Sitzung gar obsolet.

Nicht alle Gäste sind gute Gäste!

Wenn es zum Verschicken von Einladungen kommt, ist Vorsicht geboten! Können tatsächlich alle Anwesenden Input liefern und zur Diskussion beitragen? Sind sie tatsächlich notwendig für das Ergebnis des Meetings?

Pünktlich anfangen ist Pflicht!

Beginnen Sie ihr Treffen zu der Zeit, zu der es angesetzt war. Dies bedeutet auch, dass sich alle rechtzeitig im Meetingraum einfinden müssen und die Technik (wenn nötig) bereits getestet wurde. Auch lässt sich häufig der Satz "Warten wir noch fünf Minuten, bis alle da sind" vernehmen. Das ist falsch. Beginnen Sie auf die Minute genau, verschwenden Sie nicht die Zeit derjenigen, die pünktlich waren, und wiederholen Sie zuvor Besprochenes nicht für Nachzügler. Nach einer Weile sollte sich das Zuspätkommen ganz von allein erledigt haben.

Handy weg!

Je nach Meetingstruktur und -zielen sollten Sie Laptops und Smartphones verbieten. Kurz das Smartphone aus der Tasche ziehen oder E-Mails zu checken stört sowohl die eigene Konzentration als auch das Meetingklima. Erwünschen Sie eine bestimmte Etiquette, wäre jetzt der richtige Zeitpunkt diese festzulegen.

Das Ziel nicht aus den Augen verlieren!

Setzten Sie sich zu Beginn des Meetings ein Ziel und verlieren Sie es nicht aus den Augen. Das hält das Meeting in einem vorgegebenen Rahmen und verhindert unnötiges Abschweifen. Sollte doch ein Punkt auftreten, der zwar wichtig ist, aber nicht in die Agenda passt, vermerken Sie diesen getrennt (beispielsweise auf einem Flipchart) und kommen Sie später drauf zurück.

Das Wichtigste zuerst!

Adressieren Sie die wichtigsten Punkte ihres Meetings gleich zu Beginn! Dies vermittelt den anderen Teilnehmern, dass das Treffen tatsächlich einen Zweck verfolgt und hält die Motivation oben. Auch sind die wirklich wichtigen Punkte schon besprochen, wenn der Termin vorbei ist und Sie nicht ganz fertig geworden sind.

Beenden Sie ihr Meeting, wie es sich gehört

Aus einem Meeting sollten immer Folgeaktionen entstehen. Verteilen Sie Verantwortung, setzen Sie Deadlines, treiben Sie das Besprochene aktiv voran. Fassen Sie alles Wichtige noch einmal kurz zusammen, bevor Sie die Teilnehmer in ihren Arbeitstag entlassen. Ein Protokoll sollte allen Teilnehmern (und anderen betroffenen Personen) möglichst schnell nach dem Termin zur Verfügung gestellt werden.

Hören Sie pünktlich auf!

Alle Beteiligten haben ihre Arbeit für das Treffen ruhen lassen, oder haben gar andere Meetings, zu denen sie rechtzeitig da sein müssen. Überziehen Sie nur im äußersten Notfall! Wenig ist störender als Leute, die sich mitten in einer Diskussion verabschieden müssen und gehen.

Und wenn alle Stricke reißen?

Haben Sie schon einmal ganz andere Meeting-Formen in Betracht gezogen? Was zunächst unkonventionell und merkwürdig klingen mag, könnte ihrer Zusammenkunft möglicherweise das gewisse Etwas verleihen. Stand-Up-Meetings werden als sehr produktiv eingeschätzt (http://tinyurl.com/p3fowjx) aber natürlich nur, wenn sie nicht länger als 15 Minuten dauern. Wie wäre es denn mit einem Treffen im Freien? Oder, oder, oder...