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Vertriebsmitarbeiter produktiver machen


13.10.2014 - 

Mobility muss ein natürlicher ERP-Bestandteil sein

Martin Gunnarsson ist Director Research & Strategy bei dem schwedischen ERP-Anbieter IFS.
In modernen ERP-Systeme ist das Thema Mobility bereits im Kern der Software verbaut. Mobile Anwendungen stehen hier bereits von Haus aus zur Verfügung.

Die Arbeitswelt ist derzeit im Begriff, sich nachhaltig zu verändern - weg von einer statischen, bürozentrierten Geschäftswelt und hin zu einem mobilen Business. Das hat auch nachhaltige Auswirkungen auf die ERP-Systeme, denn als IT-Herzstück der Unternehmen bilden sie die entscheidenden Geschäftsprozesse integriert ab: von Einkauf über Lagerverwaltung, Logistik und Produktion bis hin zum Rechnungswesen und Personalmanagement. Sie müssen modernisiert und an eine Belegschaft angepasst werden, die auch mit Smartphones und Tablets ausgestattet ist.

Das gilt beispielsweise für Vertriebsmitarbeiter, die auf ihren Mobilgeräten aktuelle Informationen zur Liefersituation, über Projektdetails, die Auftragshistorie oder spezielle Anforderungen eines Kunden abrufen möchten. Auch für Service-Arbeiten bieten mobile Systeme ein großes Potenzial, etwa wenn Techniker direkt vor Ort mit einem Tablet Daten über die zu wartende Anlage abrufen, Ersatzteile anfordern oder ausgeführte Tätigkeiten sofort dokumentieren und zurückmelden können. Ähnliches gilt für das Lager-Management. Mit modernen Mobilgeräten lassen sich hier beispielsweise Bestände und Bewegungen besser kontrollieren oder Inventuren und Sonderprüfungen leichter durchführen.

Um diese und zahlreiche weitere Anwendungsszenarien optimal zu unterstützen, benötigen die ERP-Systeme in allererster Linie mobile Benutzeroberflächen. Nur wenn diese einen Offline-Modus mitbringen, sind die Mitarbeiter auch wirklich uneingeschränkt mobil und können unterwegs auch dann weiterarbeiten, wenn gerade keine Netzwerk-Verbindung zur Verfügung steht.

Ein zweiter Aspekt der Oberflächen betrifft die Benutzerfreundlichkeit: Smartphones und Tablets haben keine großen Bildschirme und auch keine vollwertigen Tastaturen - auf diese Gegebenheiten müssen die mobilen ERP-Oberflächen ausgerichtet werden. Für überladene Bildschirme mit Drop-Down-Menüs oder zahllosen Spalten und Reihen, wie sie noch bei vielen klassischen ERP-Systemen zu finden sind, ist hier kein Platz mehr.

Wollen Unternehmen ihr System mobil nutzbar machen, haben sie dafür oft nur eine Möglichkeit: die Integration in die Mobile-Application-Plattform eines Drittanbieters. Das bedeutet aber, die ERP-Oberfläche für eine ganze Reihe von unterschiedlichen Anwendungsprozessen sowie verschiedenen Mitarbeitern und Rollen neu zu entwickeln. Außerdem muss auch die Integration der beiden Systeme zunächst einmal realisiert und anschließend ständig gepflegt werden.

Und sollten im Laufe der Zeit im Unternehmen weitere mobile Prozesse hinzukommen, müssen die Integration ausgedehnt und weitere Anwendungen entwickelt werden. Das ist eine Strategie, die alles in allem hohe Kosten und hohe Risiken birgt. Die Alternative dazu bieten moderne ERP-Systeme, bei denen das Thema Mobility bereits im Kern der Software verbaut ist. Mobile Anwendungen, die kosteneffektiv implementiert und gepflegt sowie intuitiv bedient werden können, stehen hier bereits von Haus aus zur Verfügung. Globale Roll-outs und ein weiterer Ausbau mobiler Prozesse im Unternehmen werden dadurch wesentlich erleichtert.

Zu den größten Knackpunkten bei der Realisierung von mobilem ERP zählt die Sicherheit. Die Unternehmen sorgen sich verständlicherweise vor allem um den Datenverlust, der bei gestohlenen oder verlorenen Mobilgeräten droht und haben Bedenken, wenn Daten an Orten gespeichert werden, die sie nicht selbst kontrollieren können. Um die lokal auf den Smartphones oder Tablets gespeicherten Informationen zu sichern, empfiehlt sich der Einsatz von Mobile-Device-Management-Lösungen. Sie können erzwingen, dass sich die Benutzer mit PIN-Code an ihren Geräten anmelden müssen und ermöglichen außerdem, Daten per Fernzugriff zu löschen.

Um Daten zu sichern, die über das Internet oder mit der Cloud ausgetauscht werden, sollten diese so verschlüsselt werden, dass sie nicht ohne Weiteres gelesen und interpretiert werden können. Zertifikate können außerdem dafür sorgen, dass nur autorisierte Personen Datenzugriff erhalten. Darüber hinaus sollte die Infrastruktur so ausgerichtet sein, dass keine Passwörter oder sensiblen Daten in der Cloud gespeichert werden.

Ist Mobility ein natürlicher Teil des ERP-Systems und sind die Hausaufgaben in Sachen Sicherheit gemacht, dann können die Mitarbeiter das Herzstück der Unternehmens-IT überall mit hinnehmen und an jedem Ort produktiv sein. (rw)

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