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31.07.2014 - 

Business Intelligence

So führen Sie BI-Projekte zum Erfolg

Jörg Bäumer, Leiter Practice Business Intelligence bei der Cintellic Consulting Group
In Zeiten von Big Data und Analytics birgt eine professionell aufgesetzte Business-Intelligence-Strategie große Chancen für das ganze Unternehmen. Doch dazu müssen Organisation, Architektur und Technik stimmen. Schwierig wird’s, wenn die Unternehmenskultur veränderungsfeindlich ist.

Die Chance für Unternehmen ihre Innovationsstärke auszubauen, ihre Produktivität zu steigern, und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen war noch nie so hoch wie im Zeitalter der Digitalisierung von Informations- und Kommunikationsprozessen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor hierbei ist die richtige Planung, Steuerung und Nutzung der stetig steigenden Datenmengen und die Fähigkeit, diese richtig zu interpretieren und in für das Unternehmen entscheidungsunterstützende Erkenntnisse umzuwandeln. Hier ist Big Data ein aktuell im BI-Umfeld starker Trend. Eingebettet in die Unternehmens- und BI-Strategie bietet er zugleich die Gelegenheit, schnelles, einfaches und kosteneffektives Datenmanagement zu betreiben.

So führen Sie BI-Projekte zum Erfolg
So führen Sie BI-Projekte zum Erfolg
Foto: everythingpossible, Fotolia.com

In diesem Zusammenhang wächst der Bedarf nach einer flexiblen BI-spezifischen Aufbauorganisation, die Agilität und bessere Entscheidungen im Unternehmen unterstützt. In der Konzeption der BI-Strategie spielen nicht nur organisatorische Fragen, sondern auch die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle - die Mentalität aller von den Veränderungen betroffenen Personen.

BI-Readiness ist oft nicht gegeben

Eine strategische Herangehensweise an Business Intelligence wird immer relevanter - insbesondere vor dem Hintergrund der beschriebenen Branchentrends. Noch wird das Thema zu oft unkoordiniert und unstrukturiert behandelt. Hierfür sind vor allem schwer abstimmbare und komplexe Wissenssilos verantwortlich. Sie machen es schwierig, den relevanten Empfänger- beziehungsweise Nutzerkreisen die benötigten Informationen und Insights bereitzustellen.

Warum schaffen es Unternehmen nicht, BI strategisch anzugehen? Wie kann es sein, dass Budget- und Ressourcenengpässe existieren, wenn BI doch einen so hohen Stellenwert hat? Und warum ist in Unternehmen mit BI-Erfahrung die Akzeptanz der Nutzer häufig so schlecht?

In der Beantwortung dieser Fragen sind sich die meisten BI-Experten einig: heterogene Systemlandschaften, eine taktische, an operativen Bedürfnissen ausgerichtete Herangehensweise und eine unklare oder fehlende BI-Organisation sind die größten Probleme. Sie lassen sich nur mit einer ganzheitlichen und zukunftsorientierten BI-Strategie bekämpfen.

Es sind demnach weniger technische als vielmehr fachliche und organisatorische Probleme, die es zu beseitigen gilt. Für die Entwicklung einer nachhaltigen BI-Strategie haben sich verschiedene strategische Ansätze bewährt. Die drei wesentlichen Perspektiven hierbei sind die Fachlichkeit, die Organisation und die Architektur /Technologie.

Am Anfang steht die fachliche Ausrichtung

Bevor ein Unternehmen seine Anwender mit Tools und Reports versorgen kann, muss es den Informationsbedarf analysieren und so sicherstellen, dass alle relevanten fachlichen Inhalte definiert und alle benötigten Kennzahlen berücksichtigt, vereinheitlicht und aktuell sind. Die Konsolidierung aller benötigten Informationen kann entweder nachfrageorientiert in Form von Befragungen der Entscheidungsträger beziehungsweise Anwender erfolgen oder angebotsorientiert anhand von semantischen Datenmodellen, mithilfe derer die Relevanz einzelner Felder beziehungsweise Attribute der operativen Systeme überprüft wird. Unabhängig von der Vorgehensweise sollten sich die Informationsbedarfe immer aus den strategischen Unternehmens- und Bereichszielen ableiten.

Ein Unternehmensziel wie "Der Kunde steht im Mittelpunkt unseres Handelns" und ein damit verbundenes Bereichsziel wie "Steigerung der Kundenzufriedenheit" bringt beispielsweise den Bedarf nach Informationen über die Kundenprofile mit sich. Es gilt, Kunden nach ihren Eigenschaften zu segmentieren und Profile erstellen zu können. Die Inhalte in den BI-Systemen stehen hier in direkter Beziehung zu den strategischen Unternehmenszielen. Nur auf diese Weise kann ein nachhaltiger Top-down-Ansatz in der Entwicklung einer BI-Strategie gewährleistet werden.

Erfolgsfaktoren Organisation und Kultur

Dass viele Unternehmen immer noch unkoordiniert und unstrukturiert an die Umsetzung von BI-Initiativen herangehen, es keine klaren Regeln einer BI-Strategie gibt und am Ende die Projektergebnisse nicht nachhaltig zum Unternehmenserfolg beitragen, lässt sich in den meisten Fällen auf Unstimmigkeiten in der Aufbau- und Ablauforganisation zurückführen. Deshalb ist es wichtig, die Zusammenarbeit der Fachabteilungen untereinander und mit der IT genauer zu betrachten. Eine wichtige Rolle hierbei spielt die Unternehmenskultur: Von ihr hängt ab, ob es Bereitschaft zur Veränderung gibt und Neues über alle Hierarchieebenen hinweg Einzug halten kann.

Für die strategische Ausrichtung einer BI-Organisation gilt es zunächst, die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens zu analysieren. Für die Dokumentation der Aufbauorganisation werden in der Regel Organigramme verwendet. Den Positionen gilt es nun, Aufgaben zuzuordnen - entweder unmittelbar im Organigramm oder in einer Excel-Tabelle. Auf diese Weise lässt sich herausfiltern, in wie vielen und welchen Organisationseinheiten Entwicklungs- und Betriebsaufgaben wahrgenommen werden und welche Rollen, Funktionen und Kompetenzen einzelne Bereiche innerhalb der Verantwortung für BI einnehmen.

Für die Dokumentation der Ablauforganisation bieten sich ereignisgesteuerte Prozessketten oder vergleichbare grafische Visualisierungen an, die aufeinander folgende Ereignisse und Funktionen, sowie die Kommunikation innerhalb der Prozesse beschreiben. So kann beispielsweise der Anforderungsprozess zur Deckung eines Informationsbedarfs definiert werden, der ausgehend von dem nachfragenden Fachbereich über entsprechende BI-Verantwortlichkeiten bis hin zur IT als Leistungserbringer ganzheitlich in die Aufbauorganisation integriert ist. Die BI-Verantwortlichkeiten sind idealerweise in einem Business Intelligence Competence Center (BICC) organisiert, einer zentralen Einheit, die das über verschiedene Bereiche im Unternehmen verteilte BI-Wissen bündelt und so den Rahmen für BI steckt.

Die vorhandene Unternehmenskultur ist hierbei ein wichtiger Einflussfaktor: Mit Umstrukturierungen und Neueinführungen steht man oft vor (personal-) politischen Herausforderungen, die nur gemeistert werden können, wenn ein Unternehmen seine Unternehmenskultur verstanden hat. Oftmals sind Anwender nicht offen für die Nutzung neu eingeführter Tools. Sie wollen ihre gewohnten Arbeitsabläufe nicht ändern und verstehen nicht, welchen Mehrwert die neue Technologie für das Unternehmen, das Team und für sie selbst leistet. Sie empfinden die Definition von neuen Rollen und Aufgaben als Bedrohung ihrer eigenen Stellung innerhalb der Organisation. Es ist Aufgabe des Change Managements jedem Mitarbeiter die mit der Veränderung verfolgten strategischen Unternehmensziele zu erläutern und aufzuzeigen, wie diese einen Mehrwert für seinen eigenen Fachbereich leisten können. In der Planung und Umsetzung von BI-Initiativen gilt es sicherzustellen, dass alle relevanten Stakeholder die hiermit verfolgte BI-Strategie verstehen und dafür mit Überzeugung eintreten. Ihr Enthusiasmus entscheidet über den Erfolg.

Die geeignete Architektur

Sind Fachlichkeit und Organisation analysiert und bewertet, stehen Architektur und Technik im Mittelpunkt. Sofern es eine historisch gewachsene BI-Landschaft in großer Systemvielfalt gibt, sollten zunächst alle BI-Anwendungen eingeordnet und beschrieben werden. Die Analyse der vorhandenen Architektur und Technologie sollte systematisch nach den typischen Merkmalen von BI-Systemen erfolgen. Durch eine solche Gegenüberstellung wird eine Vergleichbarkeit erzielt und Unternehmen sind in der Lage, ähnliche Anwendungen zu gruppieren und so am Ende die Synergiepotenziale zu ermitteln und die Architektur zu vereinheitlichen.

Mithilfe eines Kriterienkatalogs, der zum Beispiel Frontend-Funktionen wie Usability, Reporting und Berechtigungen beschreibt oder Anforderungen rund um die Themen Datenhaltung und Datenbewirtschaftung kennzeichnet, kann eine entsprechende Bewertung der verschiedenen BI-Plattformen stattfinden. Der Kriterienkatalog sollte einen Detaillierungsgrad aufweisen, der allen Anforderungen des Unternehmens Rechnung trägt. Nur so lassen sich das architektonische Schichtenmodell ableiten, Schnittstellen definieren, das Ziel-Software-Portfolio auswählen und am Ende die geeignete Architektur für eine strategische BI-Anwendungslandschaft entwickeln.

Unternehmenssteuerung als Grundlage

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die BI-Strategie auf dem strategischen Unternehmensrahmen aufsetzen sollte und für die Entwicklung eine top-down getriebene Vorgehensweise zu empfehlen ist. Ausgehend von dem vorhandenen BI-Reifegrad im Unternehmen lässt sich ermitteln, wie aufwendig es ist, ein strategisches Informationsmanagement mit BI als integralem Bestandteil einzuführen. Im Vordergrund steht die fachliche Ausrichtung, daraus abgeleitet ergeben sich die technologischen Ziele und organisatorischen Maßnahmen.

Ein BICC fördert den Erfahrungsaustausch, hebt Synergien und schafft mit effizientem Datenmanagement und klaren Regeln in der Aufbau- und Ablauforganisation langfristig Wettbewerbsvorteile. IT-Systeme sind berechenbar, Menschen nicht. Daher kommt der Berücksichtigung von kulturell-getriebenen Projektrisiken eine besondere Bedeutung zu. Im Kontext der Entwicklung einer BI-Kultur muss es gelingen, Betroffene zu Beteiligten zu machen. Trends wie Big Data und die Notwendigkeit für mehr Agilität im Management von BI-Projekten stellen viele Unternehmen aktuell vor eine große Herausforderung. Ein auf die Unternehmens- und BI-Strategie ausgerichtetes BICC und ein über die fachlichen und technologischen Ziele vollständig informierter und aufgeklärter Stakeholder-Kreis sind bewährte Lösungsansätze für deren Bewältigung. Darüber hinaus bilden sie das Grundgerüst für eine zukunftsorientierte BI-Kultur und -Organisation und tragen nachhaltig zur Stärkung der Wettbewerbsvorteile bei.

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