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09.08.2016 - 

Kosten sparen Blatt für Blatt

Den Druckservice im Officebereich optimieren

Matthias Göttler ist diplomierter Informatiker (KIT) und verfügt über einen Exexutive MBA Dual Degree (RWTH Aachen und HSG). Sein beruflicher Werdegang ist durch SAP geprägt, wo er mehrere Jahre in der Entwicklung im Datenbankumfeld tätig war und seit vielen Jahr mit wechselnden Verantwortlichkeiten in der internen IT tätig ist.
Seine Schwerpunkte sind Datenbank Managementsysteme, IT Prozessoptimierung, Desktop Managed Services, Sustainable IT, Mobile Business, IT Communication und Enduser
Enablement. Derzeit leitet er die IT Client Infrastruktur im deutschsprachigen Raum und diverse interne Programme.
 

Alteingesessene Standard-Services wie das Drucken im Officebereich und das hierbei enthaltene Optimierungspozential wird von vielen Firmen immer noch unterschätzt. Die Umstellung von einzelnen Arbeitsplatzdruckern hin zur modernen, zentralen und cloudbasierten Drucklösung spart nicht nur Zeit, Geld und Nerven, sondern erhöht auch die Sicherheit im Umgang mit Dokumenten.

Einen neuen IT-Service zu etablieren ist die eine Sache. Diesen aber stets an moderne Arbeitsbedingungen und Trends wie zum Beispiel Cloud Lösungen anzupassen, Bedarf weit mehr. Regelmäßige Reviews und kontinuierliche Verbesserungen sind ein Muss. Dabei sollte der Anwender dieses Services immer im Zentrum stehen.

Für Mitarbeiter einer Firma ist das Drucken am Arbeitsplatz eine Selbstverständlichkeit. Für viele Unternehmen macht es Sinn, die dabei jährlich anfallenden Kosten einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.
Für Mitarbeiter einer Firma ist das Drucken am Arbeitsplatz eine Selbstverständlichkeit. Für viele Unternehmen macht es Sinn, die dabei jährlich anfallenden Kosten einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.
Foto: wavebreakmedia - shutterstock.com

Besonders bei Standard-Services wie dem Drucken im Officebereich schlummert erhebliches Potenzial. Denn viele Firmen unterschätzen nicht nur die Höhe ihrer Druckkosten und die Zeit, die ihre Mitarbeiter mit Drucken und der damit verbundenen Administration aufwenden, sondern auch die Folgen für die Umwelt.

So wurden 2012 weltweit 2,98 Billionen Seiten ausgedruckt - das entspricht einer Fläche von 17 Fussballfeldern pro Minute. Lexmark hat 2010 eine Studie zum Thema Drucken und Papier veröffentlicht aus der hervorgeht, dass bei Firmen mit weniger als zehn Mitarbeitern 19 Prozent der Ausdrucke völlig unnötig sind. In Großunternehmen werden sogar mehr als 21 Prozent der Ausdrucke verschwendet. Und auch wenn sich diese Zahl in den letzten vier Jahren positiv verändert hat, lohnt sich eine genaue Betrachtung der unternehmensweiten Drucklandschaft und ein Überdenken unseres eigenen Druckverhaltens.

Cloud und Drucken – Geräteunabhängig und Fexibel

Muss man dann aber doch einmal etwas ausdrucken, ist der Cloud-Druck (auch Cloud Print, Secure Pull Printing oder Follow-Me-Printing genannt) eine Möglichkeit das Ganze sicher, moderner und flexibler zu gestalten - selbstverständlich zusätzlich zur Optimierung der eigenen Druckerlandschaft an sich. Per WLAN- oder Internetverbindung nehmen hierbei die Druckdaten zuerst den Weg vom Endgerät in die Cloud, die entweder im eigenen Unternehmen oder bei einem Cloudanbieter gehostet werden kann. Danach erfolgt die Weiterleitung an einen Drucker, der zum Beispiel über einen Router ebenfalls mit der Cloud verbunden und für die Nutzung freigegeben ist. Lange Wartezeiten vor dem Ausgabeschacht eines bestimmten Druckers werden somit reduziert.
Es ist sogar möglich, einen Ausdruck schon auf dem Weg zum Geschäftstermin an einen Cloud-Drucker des Unternehmens schicken. Der Mitarbeiter druckt also nicht mehr wie früher an einem bestimmten Drucker, sondern kann die gesamte Druckerinfrastruktur der Firma nutzen, unabhängig von Gebäude, Lokation oder auch Land.

Der Weg zur Optimierung

Erfassen des Ist-Zustands, erstellen eines Business-Case (Maßnahmenkatalog), die Auswahl eines geeigneten Partners um ihre Ziele zu erreichen und den Service bestmöglichst zu betreiben sind einige wichtige Punkte auf dem Weg, ihre Drucklandschaft optimal aufzustellen. Diesen Maßnahmen folgen die Umsetzung und die Einführung - und ganz wichtig die Kommunikation der Änderungen an die Mitarbeiter.

Kontinuierliche Nachbereitung ist wichtig

Ihre Drucklandschaft ist nun gut aufgestellt. Ihre Mitarbeiter bestens über die Änderungen informiert. Monitoren und Messen sie regelmäßig den Nutzen und Erfolg – für sich, das Management und die Mitarbeiter.
Eventuell müssen Sie zusätzliche Überzeugungsarbeit leisten, denn nicht jedem Mitarbeiter wird es gefallen, wenn sein Drucker abgebaut wird oder eventuell etwas längere Laufwege zum nächsten Drucker entstehen. Zeigen Sie hier stets die Vorteile Ihrer neuen Lösung auf.

Die erzielten Einsparungen können unter anderem dazu genutzt werden, hochwertiges Recyclingpapier als Standard Druckmaterial gegenzufinanzieren.

Wie haben Sie Ihre Druckerlandschaft optimiert? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte.

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