MÜNCHEN: Nach 50 Jahren wird die Deutsche Mark durch eine neue Währung ersetzt. Davon sind Privatpersonen ebenso betroffen wie Unternehmen. Iris Sträußl* hat sich mit dem Thema auseinandergesetzt und gibt IT-Fachhändlern praktische Tips, die die Umstellung auf die gemeinsame europäische Währung bereits im Vorfeld erleichtern sollen.Von der Währungsumstellung am 1.1.1999 wird auch Ihr gesamtes Unternehmen betroffen sein. Die Beachtung einiger Regeln in Bezug auf interne Datenverarbeitung, Logistik und Verträge verringert jedoch die Probleme im Alltagsgeschäft.
Datenverarbeitung
Überprüfen Sie, ob Ihre Software doppelwährungsfähig ist und die Umrechnung nach den gesetzlichen Regeln darstellen kann. Sofern Sie mit einem externen Dienstleister zusammenarbeiten, setzen Sie sich mit diesem schnellstmöglich in Verbindung. Die EDV-Berater sind nahezu ausgebucht aufgrund der Euro-Umstellung und natürlich auch der Jahr-2000-Thematik. Nehmen Sie Kontakt auf mit Ihren Geschäftspartnern, mit denen Sie Daten elektronisch austauschen. Auch hier sind Anpassungen möglich und für einen reibungslosen Geschäftsablauf wichtig. Anfang 1999 sollten Sie mindestens Konverter für die Umrechnung von Mark in Euro und umgekehrt zur Verfügung haben. Berücksichtigen Sie den Trainingsbedarf Ihrer Mitarbeiter. Ihr Personal muß frühzeitig geschult werden, um ab nächstem Jahr mit den angepaßten EDV-Systemen auch umgehen zu können.
Logistik und Vertrieb
Denken Sie an Ihre Werbematerialien. Zum Beispiel müssen Kataloge und Preislisten geändert werden. Wollen Sie hier die Umstellung auf den Euro zu einem bestimmten Stichtag? Oder stellen Sie Ihren Partnern während der Übergangsphase beide Währungen vor?
Bei Preisgestaltung und Signalpreisen sollten Sie eine Strategie entwickeln, die zu Ihrem Unternehmen paßt. Informieren Sie sich, welche Strategien beispielsweise Ihr Mitbewerber verfolgt. Überlegen Sie, ob es für Sie darstellbar ist, Ihre Ware im Ladengeschäft mit beiden Währungen auszuzeichnen. Dies schafft Vertrauen beim Kunden, denn er kann nachrechnen, ob Sie wirklich mit dem fixierten Kurs umgerechnet haben.
Und setzen Sie sich mit Ihren Geschäftspartnern in Verbindung, um die Fakturierungswährung abzustimmen. Weiter können Sie die Zusammensetzung Ihrer Kundensegmente analysieren.
Geschäftsverträge
Grundsätzlich gilt durch die europäische Gesetzgebung "Vertragskontinuität". Das heißt, jeder Vertrag behält seine Gültigkeit. Dennoch sollten Sie Ihre Verträge nach folgenden Punkten überprüfen:
- Enthalten Ihre Verträge Referenzzinssätze, Preisindizes oder Indexwerte, die möglicherweise künftig nicht mehr verfügbar sind? Beispielsweise wird es keinen Wechseldiskontsatz mehr geben.
- Haben Sie Verträge mit Partnern in Ländern, die nicht der EU angehören? Bei diesen Verträgen sollten Sie sicherheitshalber Euro-Klauseln nachverhandeln. Denn wir wissen nicht, ob sich auch außereuropäische Länder an die Vertragskontinuität gebunden fühlen.
- Auch bei Neuverträgen sollten Sie von Anfang an Klauseln einfügen, die Ihnen die Möglichkeit einräumen, in Euro oder Landeswährung zu bezahlen.
Rechnungswesen
Überprüfen Sie die Bewertungsmethoden für Forderungen und Verbindlichkeiten in Fremdwährungen. Durch die unwiderrufliche Fixierung der Kurse innerhalb der Teilnehmerländer werden durchgeführte Bewertungskorrekturen zum 1.1.1999 hinfällig. Zum Beispiel werden Devisensicherungsgeschäfte innerhalb der Teilnahmewährungen überflüssig.
Wichtig ist zudem die Überprüfung Ihrer Rückstellungen. Setzen Sie sich mit Ihrer Bank in Verbindung, um die Anpassung der Formate des Datenträgeraustausches durchzuführen. Beachten Sie dabei, daß Überweisungs- und Scheckformulare ebenfalls umgestellt werden müssen. Die interne Umstellung des Rechnungswesens soll regelmäßig zu einem Bilanzstichtag erfolgen.
Berücksichtigen Sie dabei gesetzliche Dokumentationspflichten. Die meisten EDV-Systeme stellen ihr gesamtes Zahlenwerk um, so daß auch historische Belege in Euro geführt werden. Um den Anforderungen Ihrer Steuerbehörden gerecht zu werden, müssen Sie jedoch nachweisen können, daß ein Beleg 1997 auch wirklich in Mark gebucht war.
Personalwesen
Denken Sie in erster Linie an Ihre Mitarbeiter. Informieren Sie sie frühzeitig und kontinuierlich und beziehen Sie ihre Angestellten in den gesamten Umstellungsprozeß ein. Ihre Mitarbeiter müssen Euro-fit sein. Denn sie werden ab 1.1.1999 für Ihr Unternehmen mit der neuen Währung arbeiten.
Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sollte aufgrund der Lohnsteuer- und Sozialversicherungsmeldungen immer zum Kalenderjahr umgestellt werden. Sollten Sie einen Umstellungszeitpunkt vor dem 1.1.2002 wählen, klären Sie, ob Ihre Systeme die Sozialversicherungs- und Lohnsteuermeldungen in Mark zurückrechnen können. Deutschland ist das einzige Teilnehmerland, das bislang keine Steuererklärungen in Euro akzeptiert.
Bei Reisekostenabrechnungen werden Sie möglicherweise bereits sehr früh mit Euro-Belegen konfrontiert. Überprüfen Sie bei Arbeitsverträgen und Betriebsvereinbarungen, ob und welche Anpassungen erforderlich sind.
Für die Umrechnung des Euro zu den Teilnahmewährungen hat die europäische Union eindeutige Regeln fixiert: Ab 1. Januar 1999 gibt es unwiderruflich fixierte Kurse, die für alle gelten. Da die endgültigen Kurse erst am 31. Dezember 1998 definiert werden, hier ein fiktiver Kurs zur Verdeutlichung der Regeln: ein Euro ist 1,97854 Mark. Die Kurse haben sechs signifikante Stellen. Das heißt, sie bestehen immer aus sechs Ziffern, unabhängig davon, an welcher Stelle sich das Komma befindet. In Deutschland gibt es eine Stelle vor dem Komma, und fünf Nachkommastellen. In Österreich zum Beispiel sind zwei Stellen vor dem Komma und vier danach.
Die Verwendung von inversen Kursen ist verboten. Das heißt, die Euro-Werte müssen in Deutschland immer mit dem Kurs von 1,97854 multipliziert werden, um zur Mark zu gelangen. Umgekehrt müssen die Mark-Werte durch 1,97854 dividiert werden, damit man zum Euro gelangt.
Der Euro hat zwei Nachkommastellen, die Euro-Cent. Um von den rechnerisch ermittelten Werten dorthin zu kommen, wird die dritte Nachkommastelle nach kaufmännischen Regeln auf- oder abgerundet.
Die Umrechnung zwischen den teilnehmenden Währungen muß in Zukunft immer über den Euro erfolgen. Es gibt also keinen Kurs mehr zwischen österreichischen Schillingen (ATS) und Mark. Wer also von einem ATS-Betrag zur Mark umrechnen will, muß zunächst die ATS in Euro umrechnen und den Euro dann im zweiten Schritt in Mark umrechnen.
*Iris Sträußl ist Leiterin Rechnungswesen bei der Computer 2000 Deutschland GmbH in München.