Wie können wir mit unserem Budget mehr erreichen? Das fragen sich viele Marketingabteilungen. Ein Ansatz, um mit den vorhandenen Mitteln mehr zu erreichen, ist das Optimieren des Einkaufs. Einkaufsspezialist Dr. Bernhard Höveler stellt Ihnen am Beispiel der eingekauften PrePress- und Print-Leistungen die sechs wichtigsten Hebel vor, wie Marketingabteilungen eine bessere Kosten-Nutzen-Relation erzielen können.
Häufig kann im Marketing niemand die essentiellen "5 Ws" des Einkaufs beantworten: WER kauft WAS von WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge? So herrscht in den meisten Unternehmen keine Kenntnis darüber, wie viele verschiedene Druckstücke eingekauft werden oder wie hoch die Vielfalt der verwendeten Papiersorten ist. Oder es ist nicht bekannt wie viele Stunden elektronische Bildverarbeitung (EBV) oder Lektorat im Bereich PrePress bei wie vielen Lieferanten pro Jahr eingekauft werden. Ohne diese Faktenbasis ist aber weder Transparenz über das Einkaufsvolumen zu erreichen, noch lassen sich solide Ansatzpunkte für Optimierungsmaßnahmen identifizieren.
Der Blick in die Ausgabenerfassung der Kreditorensysteme gibt den notwendigen Aufschluss über die gesuchten Fakten. Es hat sich bewährt, die Ausgaben für PrePress und Print mit Hilfe eines "Beschaffungsgruppenbaums" strukturiert abzubilden. Der Beschaffungsgruppenbaum erlaubt das systematische Erfassen und Kategorisieren von PrePress- und Print-Produkten. Das Einkaufsvolumen für PrePress-Dienstleistungen sollte den Kerngewerken wie elektronische Bildverarbeitung (EBV), Lekto-rat und Reinzeichnung zugeordnet werden. Im Bereich Print sollten die Druckstücke nach produktions-technischen Kategorien, wie zum Beispiel Broschüren, Flyer und Plakate inklusive der Spezifikationen wie Umfang und Papiersorte klassifiziert werden. So wird eine Datenbasis geschaffen, die es dem Einkauf und Marketing ermöglicht, erfolgversprechende Beschaffungsstrategien zum Erzielen von Einsparungen zu identifizieren.
Hebel 1: Volumenkonzentration
Oft haben Unternehmen verschiedene Lieferanten für dieselbe Dienstleistung oder dasselbe Produkt. Die Bündelung des Volumens, zum Beispiel durch den Aufbau eines unternehmensweiten PrePress- / Drucker-Pools erlaubt es Unternehmen, signifikante Kostenvorteile beim Einkauf von Print zu realisi-ren: Die Zahl der Lieferanten reduziert sich und der Bedarf wird fokussiert. Beides erhöht die Verhandlungsmacht des einkaufenden Unternehmens und erleichtert die Vereinbarung von Volumenrabatten.
Zum Management der Druckvorstufe/des Drucks und der dabei notwendigen Qualitätssicherung ist bei der Zusammenstellung des Pools darauf zu achten, dass eine angemessene Menge von lokal ansässigen Unternehmen einbezogen wird, weil zum Beispiel Druckabnahmen schnell und effizient erfolgen müssen.