Vorschriften bei der Vernichtung
Die Vernichtung von Datenträgern ist das logische Gegenstück zu den Aufbewahrungspflichten. Dabei handelt es sich vor allem um personen- oder unternehmensbezogene vertrauliche Daten mit hohem Missbrauchspotenzial. Deshalb müssen diese Datenträger nach Ende der Aufbewahrungspflicht so zerstört werden, damit die Daten anschließend nicht wiedergefunden werden können.
Verantwortlich für die erfolgreiche Zerstörung sind einerseits die Unternehmen selbst und andererseits der für die Vernichtung beauftragte Entsorger. Die Vorschriften für die Zerstörung finden sich in der im April 2009 erschienenen europäische Norm EN 15713 ("Sichere Vernichtung von vertraulichen Unterlagen"), die in Deutschland als DIN EN 15713 implementiert wurde. Sie gibt zum Beispiel Empfehlungen für die Durchführung und Überwachung der Vernichtung von vertraulichen Unterlagen, sowohl in den Hauptgeschäftsräumen eines Unternehmens als auch in jeder Lagerstelle.
Da nur wenige Unternehmen selbst in der Lage sind, eine wirkungsvolle Datenträgervernichtung sicherzustellen, ist oft der Einsatz von externen Dienstleistern notwendig (zum Beispiel Datenkiller). Solche Firmen müssen bestimmte Forderungen erfüllen:
a) Der Dienstleister muss eine Verwaltungsstelle oder ein betriebliches Zentrum haben, wo Belege, fachliche und geschäftliche Dokumente, Zertifikate, Schriftverkehr, Akten usw., die für die Ausführung der Geschäftsvorgänge erforderlich sind, aufbewahrt werden.
b) In den Geschäftsräumen muss eine nach EN 50131-1 zugelassene Einbruchmeldeanlage mit Überwachung durch eine Alarmempfangszentrale installiert sein.
c) Zwischen dem Auftraggeber und dem Dienstleister muss ein schriftlicher Vertrag, der alle Vorgänge abdeckt, vorhanden sein.
d) Die Vernichtung der vertraulichen Unterlagen sollte innerhalb eines Werktages nach Eintreffen im Vernichtungszentrum stattfinden.
e) Die Fahrzeuge zur Abholung müssen entweder einen Kofferaufbau oder einen gesicherten auswechselbaren Containeraufbau haben.
Eine - für den Kunden - einfache und sichere Alternativlösung ist die Vernichtung von Datenträgern vor Ort. Die zu vernichtenden Datenträger werden dabei am Ort des Auftraggebers in Kleinstteile geschreddert, wovon sich der Kunde durch Inaugenscheinnahme überzeugen kann. (tö)