Vor gut zwei Jahren ist der damalige Bundesfinanzminister Peer Steinbrück am massiven Widerstand der Unternehmen mit seinem Ansinnen gescheitert, einen "Fiskuschip" in Registrierkassen und Taxametern gesetzlich vorschreiben zu lassen. Nun macht das Bundesfinanzministerium auf dem Weg eines Erlasses Vorgaben, wie digitale Unterlagen über Bargeschäfte aufzubewahren sind. Wer diese Vorgaben nicht strikt beachtet, riskiert bei einer Betriebsprüfung eine Schätzung mit erheblichen Aufschlägen.
- Betroffene Geräte: Die folgenden Vorgaben gelten insbesondere für Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler. Die Anforderungen gelten für jedes einzelne Gerät.
- Gesetzliche Vorgaben: Seit dem 1. Januar 2002 müssen die Betriebe Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren. Die Geräte sowie die damit erstellten digitalen Unterlagen müssen seither neben den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" auch den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" entsprechen. Das bedeutet insbesondere, dass das Gerät keine für Manipulationen nutzbare Ausstattungsmerkmale wie Trainings-Bediener, verdeckte Storni etc. besitzen darf. Im Zweifelsfall muss der Unternehmer nachweisen können, dass dies tatsächlich der Fall ist.
- Unbare Geschäftsvorfälle: Soweit mit dem Gerät auch unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash oder ELV) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.
- Einzelaufzeichnungspflicht: Es müssen alle steuerrelevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig.
- Digitale Unterlagen: Die Aufbewahrung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.