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Jeder deutsche Internetnutzer (ab 18 Jahren) empfängt pro Tag im Durchschnitt rund 30 E-Mails. Das entspricht einem aufgerundeten Volumen von etwa 1,6 Milliarden Mails täglich. Die Zahl der Firmen und Websites, die ihre Botschaften online verbreiten, steigt sogar noch an.
Dadurch wird der Internetnutzer vor die Wahl gestellt, welche Mails oder Newsletter er individuell als relevant erachtet und welche nicht. Unternehmen können darauf gezielt Einfluss nehmen, weiß Sven Nobereit, Geschäftsführer von SuperComm, einer Agentur für Online-Marketing. Er gibt fünf Tipps, die Unternehmen in die Lage versetzen, ihre E-Mails so zu gestalten, dass ihre Botschaft bei den Konsumenten ankommt.
1.Vertrautheit aufbauen
Wer steht hinter der Werbebotschaft? Der erste Schritt ist bereits getan, wenn klar erkennbar ist, welcher Absender die Mail schickt. Wenig hilfreich sind dabei beliebte Absenderformulierungen wie "Service", "Info" oder "Marketing", die beim Empfänger einen unpersönlichen Eindruck hinterlassen. Die Begrüßungsmail spielt dabei eine ganz besondere Rolle. Schließlich ist gleich nach der Anmeldung die Aufmerksamkeit des Empfängers am höchsten, so dass es hierbei entscheidend ist, über das Gesamtbild der Nachricht nicht nur einen professionellen, sondern auch einladenden Eindruck zu vermitteln. Dabei sollte die Gestaltung der E-Mail das Layout der Webseite widerspiegeln, auf der die Newsletter-Registrierung vorgenommen wurde, um eine Wiedererkennbarkeit herzustellen.
2. Transparenz schaffen
Eine offene und klare Kommunikation ist das A und O für ein jedes Unternehmen, das erfolgreiches E-Mail-Marketing betreibt. Daher sollten den Empfängern relevante Aussagen zum Datenschutz, zu Abmeldungs- sowie Kontaktmöglichkeiten direkt zugänglich gemacht werden. Unverständnis und mangelnde Informationen sorgen bei den Nutzern für Frustration und verleiten sie zum Löschen.
3. Qualität vermitteln
Die Gestaltung einer E-Mail muss ihre Funktionalität und Kommunikationsklarheit selbst unter den widrigsten Umständen beibehalten. Daher ist es unvermeidbar, noch vor dem Versand die Darstellung der Mail in den Vorschau-Tools unterschiedlicher Mail-Programme zu testen. So lassen sich rechtzeitig potenzielle Probleme erkennen und vermeiden. Nichts wirkt unprofessioneller als eine unstrukturierte E-Mail, die den Empfänger kaum noch den Inhalt erkennen lässt.
4. Zu Empfehlungen ermuntern
Wie der Empfänger die E-Mail letztlich aufnimmt, hängt auch von der persönlichen Einstellung zu dem Unternehmen oder der Organisation ab. Wurde es von einem Freund oder Bekannten empfohlen, genießt es aufgrund der positiven Bewertung aus dem nahen Umfeld bereits einen Vertrauensvorschuss. Die sozialen Netzwerke helfen dabei. Daher gilt es, die Nutzer zum Teilen oder Kommentieren der Angebote zu ermutigen und diesen Prozess über direkte Verlinkungen oder Buttons so einfach wie möglich zu gestalten.
5. Positive Kundenbeziehung aufbauen
Auch wenn E-Mails viel dazu beitragen können, das Vertrauen des Kunden in das Unternehmen oder die Organisation aufzubauen, so ist die Wahrnehmung der Beziehung vom Kunden selbst geprägt. Auch wenn die E-Mail alle Voraussetzungen erfüllt, kann der Empfänger aufgrund seiner bisherigen Erfahrungen mit dem Kundendienst trotzdem enttäuscht oder skeptisch sein. Dann heißt es, das verlorene Vertrauen zurückzugewinnen! Dies funktioniert nur, wenn die positiven Erfahrungen die negativen überlagern – ein langer, aber sich lohnender Prozess. Gerade deshalb sind E-Mails mehr als reine Klicklieferanten. (tö)