Wirksame Dokumentenmanagement-Strategien sind in europäischen Unternehmen eine Seltenheit. Zu diesem Ergebnis kommt das Marktforschungsinstitut IDC nach einer Befragung von 1.000 Managern in 14 Ländern.
Durch die Ineffizienz würden die Firmen viel Zeit und Geld verlieren, warnen die Analysten: Der Aufwand für die Erstellung und Verwaltung der Papiere fresse 5 bis 15 Prozent der Umsätze auf. Bei Führungskräften nehme die Arbeit mit Dokumenten europaweit etwa 45 Prozent der Zeit in Anspruch, in Deutschland sind es 42 Prozent.
Weiteres Ergebnis der Umfrage: Zwar sprechen alle von Sparpotenzialen und Kostenmanagement, doch die wenigsten Entscheider haben wirklich eine Ahnung, wie viel Geld ihre Dokumente sie kosten. 74 Prozent der befragten Unternehmer haben nach eigenen Angaben gar keine Möglichkeit, die Aufwendungen zu ermitteln. 90 Prozent der Manager in Europa geben zu, die Kosten auch nicht einschätzen zu können. Deutschland liegt hier mit 85 Prozent nur knapp unter dem Durchschnitt. Dennoch ist die Mehrheit der Befragten überzeugt, dass ihr Unternehmen eine "Strategie im Dokumentenmanagement" verfolgt. Mehr als zwei Drittel sind sogar der Ansicht, diese habe sich im Hinblick auf die Verbesserung der Effizienz, Produktivität und Kostenkontrolle als "wirksam" beziehungsweise "sehr wirksam" erwiesen. Allerdings glauben nur die wenigsten Befragten, dass alle Bereiche gleich gut optimiert worden seien.
Die gleichen Firmen, die sich wegen ihrer angeblichen Effizienz selber auf die Schulter klopfen, sind auch die Meister der Papierverschwendung: In einem Drittel der untersuchten Betriebe werden zehn Prozent aller gedruckten Dokumente wegen falscher Informationen oder Fehlbehandlung zu Abfall. Über zehn Prozent der Firmen schätzen ihren Ausschuss sogar auf mehr als 30 Prozent.
Meinung der Redakteurin
Kosten wollen derzeit alle senken, doch die wenigsten realisieren dabei die Potenziale, die in ihrem Dokumentenmanagement liegen. Offenbar ist das Thema vielen auch heute noch zu abstrakt, um mit dem nötigen Ernst behandelt zu werden. Laut Xerox, dem Auftraggeber der Studie, zahlt sich das Umdenken aber aus: Einem weltweiten IT-Anbieter habe man durch die Optimierung eine Million US-Dollar im Jahr gespart.