Kernziel: Kosten-Nutzen-Relation verbessern
Weil die verschiedenen Produkte und Dienstleistungen für deren Käufer eine unterschiedliche Relevanz haben, ist es, wenn es um das Optimieren des Einkaufs geht, sehr wichtig, zunächst zu analysieren:
- Welche Bedeutung hat das betreffende Produkt beziehungsweise die betreffende Dienstleistung für unsere Leistungserbringung beziehungsweise das Erreichen unserer Unternehmensziele? Und:
- Welche Anforderungen ergeben sich hieraus an das Produkt beziehungsweise die Dienstleistung?
Dabei lassen sich entsprechend der TASK-Formel vier Anforderungsbereiche unterscheiden:
- technische,
ablauf-organisatorische,
- sozial-menschliche und
- kaufmännisch-wirtschaftliche Anforderungen.
Unter den technischen Anforderungen werden nicht nur alle Bedingungen subsumiert, die zum Beispiel eine Computeranlage oder Maschine erfüllen muss, damit sie ihre Funktion in einer Organisation erfüllt. Hierzu zählen auch Aspekte wie: Über welche fachliche Qualifikation und Vorerfahrung muss beispielsweise ein Computer- oder Marketingfachmann verfügen, den wir engagieren?
Zu den ablauf-organisatorischen Anforderungen zählen alle Faktoren, die damit zusammenhängen, wie ein Lieferant eine Leistung erbringen soll. Zum Beispiel: Wie und wann werden die georderten Teile geliefert? Oder: Welche Unterstützung bietet der Lieferant bei der Inbetriebnahme der Maschine oder deren Wartung?
Bei den sozial-menschlichen Anforderungen hingegen handelt es sich um alle Erwartungen, die ein Unternehmen bezüglich der alltäglichen Zusammenarbeit hat. Zum Beispiel: Wie verschwiegen müssen die Mitarbeiter des Lieferanten sein? Oder: Wie sollen sie auf Beschwerden und Extra-Wünsche reagieren?
Und bei den kaufmännisch-wirtschaftlichen Anforderungen? Hiermit sind neben dem Anschaffungspreis zum Beispiel Aspekte gemeint wie: Welche Folgekosten/Einsparungen sind mit der Investition verbunden (Lifecycle Costs, Total Costs of Ownership?) Wie sehen die Zahlungs-, Finanzierungs- und Lieferbedingungen aus?