Ohne digitale Signatur ist die Rechnung wertlos
Eine Rückfrage bei der Oberfinanzdirektion Rostock hat ergeben, dass der Betriebsprüfer zwar nicht erkennen könne, ob die vorliegende Rechnung zunächst per E-Mail versandt und anschließend ausgedruckt wurde.
Wenn der Betriebsprüfer jedoch erkennt, dass die Rechnung per E-Mail versandt worden ist, wird diese Rechnung nach Ansicht der Oberfinanzdirektion Rostock jedenfalls nicht anerkannt. Dies ist umso problematischer, als für den Fall, dass die E-Mail selbst ausgedruckt wird, diese meist auch als solche zu erkennen ist, da sie Absender, Empfänger und eine Betreffzeile enthält. Etwas anderes ist es, wenn die Rechnung als Anhang zu einer E-Mail versandt wird.
Da per E-Mail übersandte Rechnungen ohne digitale Signatur somit nicht den Voraussetzungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, hierzu jedoch von Seiten des leistenden Unternehmers eine Verpflichtung besteht, eine ordnungsgemäße Rechnung einzureichen, empfehlen wir zurzeit, solche Rechnungen nicht zu bezahlen. Bitten Sie das Unternehmen, eine schriftliche Rechnung oder eine Rechnung mit digitaler Signatur zu übersenden.
Tipp: Auch Sie selbst müssen Rechnungen per E-Mail nur dann bezahlen, wenn diese eine digitale Signatur enthalten.
Steckbrief des Autors: Johannes Richard ist Rechtsanwalt in der Kanzlei Langhoff,Dr. Schaarschmidt & Kollegen in Rostock. Zu seinen Schwerpunkten zählen Arbeits- und Internetrecht.