Seit vielen Jahren gibt es die Möglichkeit, Steuererklärungen nicht nur auf den Originalformularen abzugeben, sondern die Formulare auch selbst auszudrucken. Wie genau die selbst gedruckten Formulare aussehen sollen, dafür hat die Finanzverwaltung schon immer Regeln aufgestellt, die das Bundesfinanzministerium im letzten Jahr aktualisiert hat.
Früher sollten die Regeln dafür sorgen, dass die selbst gedruckten Formulare den Originalformularen in der Handhabung möglichst ähnlich sind. Entsprechend mussten die Blätter zweiseitig bedruckt werden und bei mehrseitigen Vordrucken auch in der Mitte geheftet, zusammengeklebt oder anderweitig miteinander verbunden werden.
Inzwischen hat auch bei den Finanzämtern das Computerzeitalter Einzug gehalten: Steuererklärungen werden heute oft gescannt und digitalisiert. Entsprechend verlangen die neuen Regeln genau das Gegenteil, weil geheftete oder geklebte Blätter für den Scanvorgang erst wieder getrennt werden müssten. Die meisten Regeln in der neuen Verwaltungsanweisung betreffen technische Vorgaben, die die Anbieter von Software oder PDF-Dateien beachten müssen, und auf die Sie selbst keinen Einfluss haben. Auf die Einhaltung einiger Vorgaben muss aber in jedem Fall der Benutzer selbst achten, weil die Software darauf keinen Einfluss hat:
- Die Papierqualität und das Papierformat (DIN A4) müssen den amtlichen Vordrucken entsprechen.
- Die selbst gedruckten Formulare müssen in der Seitenzahl und der Reihenfolge der Seiten mit den amtlichen Vordrucken übereinstimmen. Die Formulare müssen also vollständig (d. h. einschließlich der Seiten, auf denen keine Eintragungen erfolgt sind) beim Finanzamt abgegeben werden.
- Der Ausdruck soll jetzt nach Möglichkeit nicht mehr doppelseitig erfolgen. Je nach verwendeter Papierqualität könnten sonst die Daten der Rückseite auf der Vorderseite sichtbar sein, was den Scanvorgang im Finanzamt stört. Außerdem dürfen die Seiten nicht mehr miteinander verbunden werden.
- Der Ausdruck soll schwarz-weiß sein, damit die Elemente, die im Originalformular hell- und dunkelgrün sind, stattdessen grau und schwarz gedruckt werden.
- Schließlich sollen Papier und Druckqualität so beschaffen sein, dass die Ausdrucke über einen Zeitraum von mindestens 15 Jahren haltbar und gut lesbar sind.
- Dass es die Finanzverwaltung ernst meint mit ihren Vorgaben, zeigt eine Anweisung der Oberfinanzdirektion Koblenz zum Umgang mit unleserlichen Steuererklärungen. Dort stellt die Oberfinanzdirektion nämlich fest, dass zunehmend Erklärungen bei den Finanzämtern eingehen, bei denen an der Druckqualität gespart wurde, worunter deren Lesbarkeit deutlich leidet.