Softwarelizenzverträge optimal gestalten

Nutzungsbasierte Lizenzoptimierungen und Fazit

Manchmal erfordert die Lizenzoptimierung eine detaillierte Nachverfolgung und Analyse der Softwarenutzung. Dies betrifft beispielsweise SAP. Dort kommen hauptsächlich zwei Lizenzmodelle zum Tragen: Named-User- und Package-Lizenzen (Engine-Lizenzen). Bei Named-User-Lizenzen wird zwischen zahlreichen Benutzerkategorien unterschieden: etwa Developer, Professional, Employee Self-Service und Test. Named User werden nach ihren Rollen und nach den Funktionen der SAP-Software klassifiziert, die sie nutzen dürfen. In den meisten Unternehmen wird diese Klassifizierung manuell durchgeführt. Sie beruht also nicht auf der tatsächlichen Systemnutzung. Für einen SAP-Administrator ist es oft schwierig, die passende Lizenz für einen bestimmten Benutzer zu ermitteln. Folglich stuft er den Benutzer so ein, wie es ihm sinnvoll erscheint.

In einigen Fällen ist der Anwender folglich unterlizenziert. Eigentlich würde er eine (sehr teure) Developer-Lizenz benötigen, besitzt aber nur eine Limited-Professional-Lizenz (nicht ganz so teuer, aber auch nicht billig). Daraus errechnet sich zum Zeitpunkt der Systemvermessung eine Lizenzanpassung, die im Budget nicht eingeplant ist. Häufig ist aber das Gegenteil der Fall: Der Anwender ist überlizenziert. Er besitzt also eine höherwertige Lizenz, die er nicht benötigt - wenn man die eigentliche Nutzung der SAP-Software zugrunde legt. Flexera Software stellt bei Anwendern immer wieder fest, dass viel zu viele Professional- und Limited-Professional-Lizenzen vorhanden sind. Oft würden die kostengünstigeren Employee- oder Employee-Self-Service-Lizenzen reichen. Durch Umstellung der Lizenzen können Unternehmen die Neuanschaffung kostspieliger Lizenzen vermeiden, indem sie freigewordene Lizenzen nutzen. Auch bei den nächsten Lizenzverhandlungen mit SAP lassen sich so erhebliche Kosten einsparen.

Für Named-User-Lizenzen liegt die Lösung darin, Werkzeuge einzusetzen, die die SAP-Nutzung für jeden Benutzer automatisch nachverfolgen und analysieren. Die Lizenzoptimierungswerkzeuge für SAP sind in der Lage, die kostengünstigste Lizenz zu empfehlen, die dem Bedarf des jeweiligen Benutzers entspricht. Abb. 2 zeigt den ursprünglichen und den optimierten Zustand am Beispiel von Named-User-Lizenzen eines SAP-Kunden. Im optimierten Zustand kommt das Unternehmen mit weniger Professional-, Limited-Professional- und sogar Employee-Self-Service-Lizenzen aus und nutzt deutlich mehr kostengünstigere CAT- oder Time-Card-Lizenzen.

ie Concurrent-User-Lizenzierung ist ein weiteres Beispiel dafür, dass die Nutzungsanalyse für die Lizenzoptimierung unerlässlich ist. Bei der Concurrent-Lizenzierung kommt es nicht auf die Anzahl der Softwareinstallationen an: Hier ist entscheidend, wie viele Personen die Software gleichzeitig nutzen. Wenn eine Organisation 1.000 Concurrent-Lizenzen für eine bestimmte technische Anwendung besitzt, können beispielsweise 1.000 Techniker gleichzeitig mit dieser Software arbeiten. Wenn Techniker Nr. 1001 versucht, die Software auszuführen, wird ihm der Zugang verweigert. Er wird vom Lizenzserver abgewiesen und muss warten, bis eine Lizenz frei wird. Werkzeuge zur Softwarelizenzoptimierung verfolgen und analysieren die Nutzung dieser Concurrent-Lizenzen; sie messen die Nutzungsspitzen und die Zugangsverweigerungen. Darüber hinaus berechnen sie die effektiven Spitzen, damit die Organisation die optimale Anzahl Lizenzen für jede Anwendung beschaffen kann. In vielen Fällen können Unternehmen die Verfügbarkeit ihrer vorhandenen Concurrent-Lizenzen erhöhen und auf diese Weise Kosten einsparen.

Fazit: So lizenzieren Sie Software kostensparend

Warum sollten sich Unternehmen um die Softwarelizenzoptimierung Gedanken machen? Warum sollten sie darauf achten, Produktnutzungsrechte richtig einzusetzen und den optimalen Lizenztyp für SAP-Named-User-Lizenzen auszuwählen? Weil sie damit Lizenzverbrauch und Lizenzausgaben erheblich senken können! Die Kostenersparnis kann zwischen fünf und 25 Prozent der Software-Jahresausgaben betragen. Die Rendite, die ein Unternehmen aus ihrem Software Asset Management erzielt, lässt sich damit also deutlich steigern.