Mittlere und große Unternehmen in Europa könnten jährlich insgesamt 2,8 Milliarden Euro einsparen, wenn sie ihre Druckkosten sowie entsprechende Investitionen besser managen und kontrollieren würden. Zu diesem Ergebnis kommt die Xerox-Abteilung "Business Services" (XBS) nach der Auswertung von Unternehmensanalysen, bei denen die Kosten von Dokumentenherstellung und -verteilung im Unternehmen erfasst und mögliche Einsparungspotenziale ermittelt wurden.
So könnten Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern nach Schätzungen von Xerox ihre Druckkosten in den Büros um bis zu 25 Prozent reduzieren und damit über einen Zeitraum von fünf Jahren etwa 1,3 Millionen Euro einsparen. "Für viele Unternehmen ist die Kostenkontrolle aber der undurchsichtigste und schwierigste Aspekt der gesamten Bürodokumentation", glaubt Amanda Hull von Xerox Europa, Geschäftsbereich Business Services.
Obwohl die Kosten für Drucken, Kopieren und Faxen durchschnittlich bereits fünf Prozent des Umsatzes verschlingen würden, seien viele Führungskräfte nur unzureichend über das Einsparpotenzial informiert. Dieses könne beispielsweise durch Dokumenten-Output-Management realisiert werden, so Hull. "Wir haben mit einigen unserer wichtigsten Kunden in ganz Europa zusammengearbeitet, um die Größenordnungen möglicher Einsparungen abzuschätzen", erklärt die Managerin. Die ermittelten Werte seien erstaunlich hoch: "Ein führender Anbieter von Computersystemen hat allein durch das Outsourcing seiner Dokumentenverarbeitung in zwölf Monaten Druckkosten in Höhe von 395.000 Euro eingespart."
Wichtig sei auch die Migration in eine multifunktionale Umgebung. "Ein Schritt, der Einsparungen von 50 Prozent garantiert", sagt die Xerox-Frau. Die Dokumentenherstellung in Büroumgebungen setze sich in der Regel aus Druck-, Fax- und Kopiergeräten zusammen, "wobei auf einen Kopierer zwei Faxgeräte und auf diese wiederum mindestens drei Drucker kommen", so Hull. Typischerweise seien die Druckkosten auch noch zwei- bis dreimal so hoch wie die Kopierkosten. Eine bedarfsgerechte Anschaffung von Multifunktionsgeräten könne darum ein deutliches Einsparpotenzial eröffnen: "Bei einer führenden nordeuropäischen Bank mit 90.000 Angestellten haben wir hier eine mögliche Einsparung von 277 Euro je Mitarbeiter errechnet." Das entspricht einer Kosteneinsparung von insgesamt 24,9 Millionen Euro in nur zwölf Monaten.
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Computer-Partner-Meinung:
Die meisten Unternehmen haben vor allem ein Problem: Die Entscheidungen über Drucker, Faxgeräte und Kopierer liegen nicht zentral in einer Hand, sondern werden von verschiedenen Abteilungen beziehungsweise Personen getroffen. Kostenanalysen werden inzwischen von den meisten Her- stellern angeboten; sie sind eine gute - aber nicht ganz billige - Hilfe, um entsprechende "Leichen im Keller" ausfindig zu machen. (mf)