4. Gesetze und Vorschriften einhalten
Gerade weil, sich bei Social Media ungezwungene und offene Kommunikationsformen etabliert haben, müssen die Social-Media-Richtlinien dennoch einen Passus über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben enthalten. Auch hier gelten das Urheber- und Markenrecht sowie der Datenschutz. Dies betrifft alle vertraulichen persönlichen Daten und gilt ebenso für Betriebsgeheimnisse, beispielsweise aus der Produktentwicklung.
5. Technische Überwachung
Wichtig ist, die Kommunikationswege, auf denen vertrauliche Daten das Unternehmen verlassen können, genau zu kennen und zu überwachen. Neben E-Mail und Instant Messaging betrifft dies auch den Export einzelner Files mit Unternehmensbezug. Dazu ist Software zu installieren, die kontrolliert, wer, was, wohin und wie verschickt. Die Möglichkeiten der inhalts- und benutzerbasierten Kontrolle ergeben sich aus den Zugriffsregeln, wie sie der IT-Security-Beauftragte definiert hat.
6. Kommunikationsabteilung als Ansprechpartner
Wichtig ist schließlich, dass es für alle Fragen und Unsicherheiten rund um Social-Media-Aktivitäten Ansprechpartner in der Kommunikationsabteilung gibt. An diese sollten sich Mitarbeiter auch wenden, wenn sie bei ihrer Arbeit auf negative oder abwertende Beiträge über das Unternehmen und seine Produkte und Services aufmerksam werden.
"Auch wenn vieles selbstverständlich klingt, ist es notwendig, dass Unternehmen mit Social-Media-Richtlinien arbeiten. Sie bilden einen wichtigen öffentlich für alle zugänglichen Bezugsrahmen, der Risiken, aber Chancen verdeutlicht", sagt Michael Rudrich, Regional Director Central Europe bei Websense. "Die Gebote, Verbote und Hinweise sind das Eine. Zu bedenken ist aber auch: Social-Media-Aktivitäten von Unternehmen, sind nur dann erfolgreich, wenn die Organisationen ihren Mitarbeitern grundsätzlich vertrauen, gute Botschafter für das Unternehmen zu sein. Nicht zu vergessen: Je einfacher und klarer Social-Media-Richtlinien sind, desto leichter fällt es auch, sie zu beachten." (rw)