Archivieren oder lieber nicht
7 Mythen über die E-Mail-Archivierung
Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung.
Viele deutsche Unternehmen handhaben das Thema E-Mail-Archivierung nur sehr unzureichend und die wenigsten verfügen über eine rechtskonforme Lösung. Zahlreichen Vorschriften und teils intransparente Regeln sorgen zusätzlich für Missverständnisse und Fehler. Wir haben die verbreitetsten Mythen zur E-Mail-Archivierung zusammengetragen.
1. Jede Mail muss archiviert werden
Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. Daher ist es sinnvoll, die Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens per E-Mail für zehn Jahre zu archivieren und danach ebenso zuverlässig zu löschen. Spam, Werbemittel und Newsletter sind von dieser Regelung aber nicht betroffen und können bedenkenlos gelöscht werden.
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- Seite 2: 2. Jede Mail darf archiviert werden
- Seite 3: 3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen
- Seite 4: 4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
- Seite 5: 5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen
- Seite 6: 6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität
- Seite 7: 7. E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen
