VIII. Vertraulichkeit der Behandlung von Bieteranfragen
Die Vergabestelle ist gemäß § 12 ABs.4 und § 15 EG Abs. 12 VOL/A 2009 verpflichtet, die Namen der Bewerber, die die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, vertraulich zu behandeln. Würden die Bewerber bereits im Vorfeld bekannt werden, bestünde die Gefahr von Absprachen der Bieter untereinander.
IX. Welche Konsequenzen haben Verstöße gegen diese Pflichten?
Verletzt die Behörde ihre Pflichten zur Aufklärung, indem sie zum Beispiel keine oder falsche Antworten gibt, bestehen in nationalen Verfahren möglicherweise Schadensersatzansprüche des Bewerbers wegen Verschuldens der Behörde bei Vertragsschluss. In EU-weiten Verfahren können betroffene Bieter Nachprüfungsverfahren einleiten.
X. Beispiel für eine Bieterfrage
Die Vergabestelle A schreibt die Lieferung einer Serversoftware aus. In den Verdingungsunterlagen führt sie aus, dass der Auftragnehmer die Kompatibilität der Software mit der beim Auftraggeber eingesetzten Datenbanksoftware XXXX zusichert. Ein Bieter ist sich aufgrund der Angaben in der Leistungsbeschreibung nicht sicher, ob es sich bei der Forderung der Vergabestelle um eine Garantie im Rechtssinne gemäß § 443 BGB handelt oder lediglich um die Vereinbarung einer bestimmten Beschaffenheit der Serversoftware.
Telefonisch hinterfragt der Bewerber die Formulierung der Behörde "sichert zu" und bittet um eine entsprechende Mitteilung. Dabei wird der Bieter seine Frage stets so formulieren, dass klargestellt ist, dass er sich nicht sicher ist, wie er die Vergabeunterlagen zu interpretieren hat. Denn lässt er mit seiner Frage bereits erkennen, dass er sich eines Vergabeverstoßes der Behörde bewusst ist, muss er sich diese Kenntnis spätestens ab dem Zeitpunkt seiner Frage zurechnen lassen. Dies bedeutet, dass eine auf diesem Verstoß beruhende Rüge spätesten nach einer Woche ab Fragestellung als verspätet zurückgewiesen wird.
Der Bieter wird daher in unserem Fall seine Fragen wie folgt stellen: "gehen wir Recht in der Annahme, dass es sich in der Forderung XXXX nicht um eine Garantie im Rechtssinne, sondern um eine Beschaffenheitsvereinbarung handelt, die lediglich zu Mangelansprüchen führt"