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18.09.2015 - 

Best in eCommerce 2015 - OfficePartner mit SoftEngine

Mitwachsende ERP für einen Büroartikel-Händler

Yvonne Göpfert ist als freie Journalistin in München tätig.
Mit der Erweiterung der ERP-Software "Büroware" gewann der Büroartikel-Händler OfficePartner den 1. Preis in der Kategorie "Beste ERP-Integration" innerhalb des "Best in eCommerce"-Wettbewerbs 2015.

Beim dem Drucker- und Hardwarelieferant OfficePartner GmbH spielte der Online-Vertrieb von Anfang an eine zentrale Rolle. Früh setzte das Unternehmen auf Multi-Channel-Marketing - etwa über den eigenen Webshop oder Verkaufsplattformen wie das Internet-Auktionshaus eBay. In der Startphase arbeitete OfficePartner zunächst mit einem kleinen kaufmännischen Komplettpaket.

Die Software konnte jedoch mangels Erweiterungsmöglichkeiten mit den steigenden Anforderungen nicht Schritt halten. Ein Softwarewechsel war unvermeidlich: OfficePartner entschied sich für das flexible und leicht anpassbare BüroWARE. Bis heute kommt OfficePartner ohne Zusatzmodule aus. Die vorhandenen individuellen Anpassungen ließen sich mit Bordmitteln umsetzen. Mit der BüroWARE ERP-Lösung für den Multichannel-Vertrieb hat Softengine gemeinsam mit OfficePartner den 1. Platz in der Kategorie "Beste ERP-Integration" innerhalb des Best in eCommerce-Wettbewerbs 2015 errungen.

Das Ausgangsszenario

Die OfficePartner GmbH gehört zu den führenden Online Händlern für Büromaschinen und Bürokommunikation. Noch in der Gründungsphase wechselte das Unternehmen 1999 auf das ERP-System BüroWARE. Heute steuert die Unternehmenssoftware in der Version 5.5 unter anderem Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung und Logistik. Das "Front End" des Gesamtsystems, der "shopware"-Webshop, ist tief in die Geschäftsprozesse von BüroWARE integriert ist.

Die eCommerce-Lösung

Die OfficePartner GmbH ist ein stark wachsendes Unternehmen, vor allem was das täglich zu bearbeitende Datenvolumen betrifft. Im Moment werden täglich rund 3.000 Belege In- und Outbound verarbeitet. Ziel des ERP-Projekts und aller Folgeprojekte war es, die Online-Vermarktungsstrategie für Artikel wie Drucker, Verbrauchsmaterial, Bildschirme oder Public Displays, aber auch für die hauseigenen Handelsmarken eines wachsenden Unternehmens optimal abzubilden. Dabei galt es, diverse Shops und Online-Marktplätze einzubinden. Heute ist das Unternehmen unter anderem Amazon Fulfillment-Partner und eBay-Verkäufer mit rund 120.000 Bewertungen.

Die Hürden

Gerade die Multi-Channel-Anbindung an die verschiedenen Online-Marktplätze und Plattformen stellte eine Herausforderung dar. Multi-Channel-Commerce ist aus technischer Sicht nämlich ein sehr dynamisches Geschäft. Die Parameter für die Integration der verschiedenen Marktplätze ändern sich beispielsweise sehr häufig.Um das Geschäft nicht zu gefährden, muss die Technologie in der Lage sein, Schnittstellenänderungen und neue Vertriebskanäle schnell und reibungslos umzusetzen.

Zudem verbessert die OfficePartner GmbH ständig ihre Prozesse, um Kunden mehr Informationen und einen besseren Service anzubieten. Zu Verzögerungen kann es kommen, wenn sich die Marktanforderungen kurzfristig ändern, und die Schnittstellen nicht ganz so schnell angepasst werden können.

Mit BüroWARE kann die OfficePartner GmbH ihre Prozesse individuell im vollen Umfang abbilden, ohne dabei Kompromisse einzugehen. Die OfficePartner GmbH gibt bei Bedarf Schnittstellen in Auftrag, die das Unternehmen später in Absprache mit dem Softwarepartner selbst anpasst. Der einfache Wechsel zwischen individuellen Prozessen und Programmstandard ist für den Online-Händler ein echter Vorteil. Dadurch kann das Unternehmen bei Bedarf schnell reagieren, ohne zu warten, bis eine bestimmte Funktion zum Standard wird.

Im "Back Office" stand vor allem die Logistik im Fokus. Vom Bestelleingang bis zur Auslieferung an den Kunden durften maximal 24 Stunden liegen. Das ließ sich mit Hilfe einer chaotischen Lagerverwaltung und der effizienten Anbindung von Zahlungsanbietern, Speditionen und Paketdiensten realisieren.

Der Business-Nutzen

Der eCommerce-Markt entwickelt sich rasant. Die OfficePartner GmbH beobachtet die technische Entwicklung aufmerksam. Neue Trends werden gründlich analysiert und, sofern es Sinn macht, adaptiert. Dabei geht es vor allem darum, den Kundenservice kontinuierlich zu verbessern.

Das Unternehmen plant dabei ressourcenorientiert: Investitionen werden nicht von oben herab, sondern von den Mitarbeitern erarbeitet, vorgeschlagen und umgesetzt. Da auf diese Weise jeder Mitarbeiter seine Ideen im Betrieb wiederfindet, ist das Konzept motivierend und wirtschaftlich erfolgreich.

Seit mehr als 15 Jahren wächst die Software mit dem Unternehmen - und hat OfficePartner in puncto Produktivität, Umsatz und Kundenbindung entscheidend vorangebracht. (rw)

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