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09.03.2015 - 

Überblick für alle Rechtsformen

Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Jens Ferner ist Rechtsanwalt in Alsdorf.
www.ferner.eu
Signaturen am Ende einer E-Mail erleichtern im Geschäftsverkehr die Kontaktaufnahme im Falle einer telefonischen Rückfrage oder die Überprüfung der rechtlichen Stellung des Absenders. Das Gesetz schreibt für jede Rechtsform vor, welche Angaben in einer E-Mail zu finden sein müssen.
Vorsicht beim Schreiben von beruflich veranlassten E-Mails: Auch wenn der Begriff "geschäftliche E-Mail" sehr weit zu fassen ist, sind vom Gesetzgeber bei den Pflichtangaben enge Grenzen gesetzt.
Vorsicht beim Schreiben von beruflich veranlassten E-Mails: Auch wenn der Begriff "geschäftliche E-Mail" sehr weit zu fassen ist, sind vom Gesetzgeber bei den Pflichtangaben enge Grenzen gesetzt.
Foto: apops - Fotolia.com

Seit dem 1. Januar 2007 gelten die im Rahmen der elektronischen Korrespondenz von Gesellschaften zu veröffentlichenden Pflichtangaben. Demnach müssen auch Faxe und E-Mails den bisher nur für den Briefverkehr geltenden Anforderungen der §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, 25a GenG genügen. Davon betroffen sind alle deutschen Kaufleute, Handelsfirmen und ihre Angestellten, die nun jede geschäftliche E-Mail mit den für ihre Rechtsform gültigen Pflichtangaben versehen müssen.

Was fällt unter den Begriff "geschäftliche E-Mail"?

Der Begriff "geschäftliche E-Mail" ist sehr weit zu fassen. Darunter fallen nicht nur E-Mails mit rechtlicher Bedeutung, also Angebote, Bestellungen oder Vertragstexte, sondern im Zweifel sogar die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftsfreundes.

Eine gesetzliche Ausnahme gilt lediglich für Mitteilungen in einer laufenden Geschäftsbeziehung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden (z. B. Eingangsbestätigungen). Diese Ausnahme wird in üblicher E-Mail-Korrespondenz jedoch praktisch fast nie relevant werden.

Dieser Artikel entstammt dem "Lexikon für das IT-Recht 2013/2014", das im ChannelPartner-Shop erhältlich ist. Die vierte Auflage dieses Buchs richtet sich mit 130 Praxisthemen an Geschäftsführer, Manager und IT-Verantwortliche in Handelsunternehmen ohne eigene Rechtsabteilung. Das Lexikon ist als gedrucktes Buch für 39,95 Euro oder als eBook für 34,99 Euro in unserem Abo-Shop erhältlich.

Konsequenzen bei Fehlen der zu tätigenden Pflichtangaben

In diesem Fall wird das Registergericht ein Bußgeld verhängen. Lediglich bei der Höhe hat es ein Ermessen. Das Bußgeld darf 5.000 Euro nicht überschreiten (§ 14 HGB). Außerdem besteht das Risiko einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung durch einen Konkurrenten. Dies kann durchaus unangenehmer und kostenintensiver als die Verhängung eines Bußgeldes sein, da alleine die Kosten für die anwaltliche Inanspruchnahme höher liegen dürfte, als ein Bußgeld bei einem erstmaligen Verstoß.

Allerdings ist die Rechtsprechung hier bisher großzügig: Das OLG Brandenburg (Az. 6 U 12/07) etwa sieht bei fehlenden Pflichtangaben in E-Mails nicht die Bagatellgrenze überschritten. Das Risiko für den Abmahner ist an dieser Stelle durchaus beträchtlich, daher überrascht es auch nicht, dass man eher selten von Abmahnungen in diesem Bereich hört.

Achten Sie vorsichtshalber darauf, jede E-Mail mit einem "Footer" oder "Header" zu versehen, aus dem die entsprechenden Angaben hervorgehen. Dies kann beispielsweise durch vorformulierte und im E-Mailprogramm gespeicherte sogenannte "Signaturen" bewerkstelligt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst stehen. Ein bloßer Link auf die Unternehmenswebsite reicht insoweit nicht aus. Eine bestimmte Form, z. B. eine besondere Schriftart oder -größe, ist für die Pflichtangaben zwar nicht vorgeschrieben. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Angaben auch bei einem eventuellen Ausdruck gut zu lesen sind.

Muster für Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Um nun allen Handels- bzw. Kleingewerbetreibenden auf unkompliziertem Wege eine korrekte Kennzeichnung Ihrer Korrespondenz zu ermöglichen, werden nachfolgend die wichtigsten Muster zum Thema angegeben.

1. Muster: Gewerbetreibende/r (nicht im Handelsregister eingetragen)

Max Mustermann*
Mustermannstr. 1
80339 München

Legende:
* Gemäß § 15b Gewerbeordnung reicht die Angabe des Vor- und Nachnamens sowie die ladungsfähige Adresse der/s Gewerbetreibende/n aus. Dabei ist darauf zu achten, dass der Vor- und Nachname der Schreibweise im Personalausweis entsprechen muss und nicht etwa abgekürzt werden darf.

Achtung:

  • Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

  • Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

  • Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

  • Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.

2. Muster: Einzelkaufleute (im Handelsregister eingetragen)

Motor Mustermann, e. K.*
Sitz: München
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111

Legende:
* Gemäß § 37a HGB muss der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, dem Rechtformzusatz (wie etwa der Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e. K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau" bzw. "e.Kfr."), dem Ort der Handelsniederlassung, dem zuständigen Registergericht sowie der Handelsregisternummer angegeben sein. Der Name des/der Inhaber/in braucht dagegen nicht veröffentlicht zu werden.

Achtung:

  • Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

  • Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

  • Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe der genauen Adresse, einer Telefon- oder Faxnummer, einem Postfach oder einer Bankverbindung.

3. Muster: Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

Max Mustermann und Stefanie Mustermann GbR*
Mustermannstr. 1
80339 München

Legende:
* Gemäß § 15b Gewerbeordnung reicht die Angabe des Vor und Nachnamens eines jeden Gesellschafters sowie die ladungsfähige Anschrift der GbR aus. Dabei ist darauf zu achten, dass der Vor und Nachname der Schreibweise im Personalausweis entsprechen, also nicht etwa abgekürzt werden darf. Aus Gründen der Rechtsklarheit wird zudem die Angabe des Zusatzes "GbR" empfohlen.

Achtung:

  • Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

  • Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

  • Das Fehlen der oben genannten Pflichtangaben kann von den Ordnungsämtern mit Bußgeldern bis zu 1.000 € geahndet werden, vgl. § 146 Abs. 3 Gewerbeordnung (GewO).

  • Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.