Analysieren und vergleichen
Wer wirklich Kosten sparen will, sollte den Vergleich nicht scheuen. Bei den Abrechnungssystemen gibt es feine, aber deutliche Unterschiede. Kunden, die sich an das falsche Modell binden, zahlen mitunter mehr für das Drucken als ohne vertragliche Bindung. Wird weniger gedruckt als vorher errechnet, zahlen Kunden trotzdem die Pauschale in voller Höhe. Die Differenz zu dem tatsächlich gedruckten Seitenaufkommen wird nicht aufgerechnet. Auch wenn mehr Seiten als vereinbart gedruckt werden, sind erhöhte Seitenpreise fällig. Wer das vertraglich geregelte Volumen deutlich übersteigt, gerät schnell in die Kostenfalle. Hier hilft nur eine genaue Vorabanalyse, um das exakte Druckaufkommen zu ermitteln. In der Regel werden dazu die Druckerzähler ausgelesen.
Genauere Daten erhalten Kunden, wenn eine netzwerkbasierte Software zur Analyse des Druckverhaltens installiert wird. Repräsentative Werte lassen sich aber nur über einen Zeitraum von mindestens einem Quartal ermitteln. Gerade bei großen Unternehmen mit mehreren Filialen lohnt sich der Vergleich. Enterprises, in denen das Druckverhalten der Mitarbeiter schwer kontrolliert werden kann, sollten im Bedarfsfall zu einer echten Flatrate von Xerox greifen oder überlegen, ob sich die Druckkosten nicht mit vertragsunabhängigen Druckern dauerhaft senken lassen.