6. Visualisieren Sie sich die wichtigsten Wochen- und Monatsziele großflächig und übersichtlich an eine Wand im Homeoffice. Sie werden so beinahe automatisch auf die einmal gesetzten Prioritäten und Ziele optisch hingewiesen. Diese Hilfe unterstützt Sie dabei, auch in turbulenten Zeiten die Übersicht zu behalten und fördert Disziplin und Durchhaltevermögen bei Belastung. Zu diesen visualisierten Zielen gehört auch der (ungestörte) Jahresurlaub!
7. Wählen Sie die für sich, die individuelle Arbeitsweise und die auf die unternehmensbezogenen Erfordernisse passenden Planungswerkzeuge aus. Wenn Sie wenige, dafür in der Regel vor- und nachbereitungsintensive Termine haben, genügt in der Regel ein übersichtlicher Kalender/Kalenderbuch aus Papier. Haben Sie jedoch viele Termine zu koordinieren, dann nutzen Sie die heutigen, hervorragenden Möglichkeiten elektronischer Terminplaner und Aktivitätenmanager.
Vertriebsinfosysteme und CRM
Ein wahres Waterloo für den Umgang mit der Arbeitszeit stellt für viele Außendienstmitarbeiter der Bereich Administration dar. Zweifelsohne sind der Informationsaustausch mit dem eigenen Unternehmen, sowie die Steuerung der Vertriebs- und auch der Marketingaktivitäten von zentraler Bedeutung. Vor-Ort-Aktivitäten sowie die Planung und Umsetzung von Absatzstrategien benötigen für einen hohen Erfolg eine sehr enge, nahtlose Bindung. Die heute zur Verfügung stehenden CRM -Tools bieten dafür durchaus gute Informationsplattformen. Hier können Vertriebsleitung, Marketingstrategen und Außendienstmitarbeiter gleichermaßen Informationen ablegen und nutzen. Die Datenpflege muss jedoch gut organisiert werden und bei geringstmöglichem Zeitaufwand realisiert werden. Oft genug werden (die gleichen) Daten doppelt oder gar mehrfach erfasst. Hier lohnt es sich allenthalben, die Arbeitsprozesse sehr genau zu betrachten, zu entflechten und zu straffen.
Gleiches gilt für Vertriebsinfosysteme. Der heute zur Verfügung stehende Standard lässt eine lückenlose Verwendung vom PDA beim Außendienstmitarbeiter, über das Netzwerk zum Innendienst (z.B. für die Terminplanung), verknüpft mit dem CRM-System im Marketing bis hin zur Unternehmenssteuerung (z.B. SAP, Oracle) zu. Wohldurchdacht eingesetzt steckt hier ein hohes Potenzial an Arbeits- und Zeitstraffung drin. Schlampig eingesetzt jedoch kann es die Zeiten für Verwaltung und Datenadministration im Außendienst auch erhöhen. Vorsicht und Klugheit ist also geboten!
Zeitgewinn durch Abschlusskompetenz
Einer der stärksten Hebel zur Optimierung der Verkaufszeit, auch das hat die Studie von Proudfoot gezeigt, liegt in der Erhöhung der Verkaufskompetenz selbst. Je professioneller die Vorbereitung, das Gespräch selbst und die Nachbereitung, desto höher die Abschlussquote. Abschluss, das bedeutet verbindliche Vereinbarungen mit dem Kunden zu treffen, die zu einem sofortigen oder zeitnahen Kauf/Verkauf führen. Jeder weitere, dafür notwendige Zusatztermin kostet Zeit, Aufwand und Geld. Ein erfolgreicher Abschluss schafft direkt Raum und Zeit für neue Kunden und neue Projekte. Abschlusskompetenz ergibt sich nicht nur aus persönlichem Talent oder grundsätzlicher Eignung. Sie kann sehr effektiv durch gezielte Fördermaßnahmen, wie Training und Coaching, erhöht werden. Dabei kommt vor allem der Optimierung der Bedarfsanalyse (wissendes, gesteuertes Einfühlungsvermögen) und der Verbindlichkeit am Ende eines Gesprächs (Abschlussdominanz) die größte Bedeutung zu. Darauf sollte in diesem Fall auch der Fokus Ihrer Fördermaßnahmen liegen.
Wo auch immer die individuellen Tücken und Lücken im eigenen Selbstmanagement oder im Zeit- und Arbeitsmanagements Ihres Teams liegen - starten Sie jetzt damit, die Tücken zu überwinden und die Lücken zu schließen. Der heutige Tag ist der erste Tag vom Rest Ihres Geschäftsjahres und: Time is Money.
Der Autor: Karl Heinz Lorenz (44), Diplom Betriebswirt (BA), Managementtrainer und Coach ist Inhaber von LORENZ-SEMINARE Personality-&Competence-Training, Weidenthal.
Kontakt und weitere Informationen unter: Telefon 0049 (0)6329.989244, Fax 0049 (0) 6329.989430, http://www.lorenz-seminare.deKontakt: khl@lorenz-seminare.de (mf)