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13.01.2016 - 

IT-Vertrieb

Die besten Zeiten für den erfolgreichen Inside Sales

Als einer der ersten NPS-Experten in Deutschland ist Philipp Moder Autor und Referent vieler Artikel und Studien zu den Themen Neukundengewinnung, Kundenbindung und Kundenbefragung auf Basis NPS®. Der Social Impact Entrepreneur ist Inhaber der Phocus Direct Communication in Nürnberg - 20 Jahre geballte Kompetenz für Vertriebsunterstützung/- outsourcing, Marketing, Kundenbefragungen/NPS® und Customer Service.
Die Frage nach den besten Tagen und Zeiten für die Telefonakquise kommt immer wieder auf - in Gesprächen mit Kunden, Interessenten, Projektleitern und neuen Mitarbeitern. Und ganz gleich ob Sie intern über ein eigenes Telesales/Presales Team verfügen oder ob Sie diese Aufgabe an einen professionellen externen Spezialisten/Dienstleister vergeben, in beiden Konstellationen stellt dies eine berechtigte Frage dar.

Ein professioneller Inside Sales ist in der IT-Branche seit Jahren essenzieller Bestandteil eines jeden Herstellers, Distributors, Systemhauses und Resellers. Beginnend von der Kaltakquise über die Betreuung der Interessenten bis hin zur Angebotslegung und Terminierung.

Die Zahl der möglichen Gründe für den unpassenden Zeitpunkt, einen Kunden zu kontaktieren, ist hoch.
Die Zahl der möglichen Gründe für den unpassenden Zeitpunkt, einen Kunden zu kontaktieren, ist hoch.
Foto: Ingram Micro


2014 führten wir für einen Kunden - einen Anbieter von Managed Services im IT-Segment - eine sechsmonatige Akquise-Kampagne durch. Die Vorgabe des Kunden, welche auch im Vertrag festgehalten wurde, lautete, dass wir nur von Dienstag bis Donnerstag in der Akquise tätig werden sollten. Und nicht nur dieser Kunde, sondern ganz allgemein kommen zum Thema Kaltakquise und "gute" Zeiten und Tage immer wieder folgende Aussagen zum Vorschein:

  • Montag geht gar nicht, da sind alle Entscheider in Meetings.

  • Freitag macht keinen Sinn, die Entscheider sind maximal bis Mittag erreichbar und gedanklich schon im Wochenende.

  • In der Ferienzeit ist es sinnlos, da sind alle Entscheider im Urlaub.

  • Mittags von 12 bis 14 Uhr ist niemand erreichbar.

  • Ab Ende November macht es keinen Sinn mehr, alle sind im Weihnachtsstress.

Wenn dem so wäre, dann würde dies in Konsequenz folgendes bedeuten: in Bayern haben wir in 2015 252 Arbeitstage. Da alle Montage und Freitage schlecht sind, verbleiben noch 148. Dann haben wir noch 14 Wochen Ferien, ziehen wir diese - unter Berücksichtigung der Montage und Freitage ab - sind das nochmals 42 Tage, es verbleiben also 106 Tage. Und von den verbleibenden 106 Tagen klammern wir nun die 2 Stunden Mittagspause aus: Entspricht knapp 9 Tage. Bedeutet also, dass uns nach dieser Rechnung 97 Tage bleiben, an denen telefonische Akquise Sinn macht. Dann agiert Ihr Mitbewerb sicherlich genauso und akquiriert auch nur an knapp 100 Tagen im Jahr, oder? Was, wenn dem nicht so ist?

Gute Zeiten, schlechte Zeiten

Meine Meinung ist, dass es etwa 230 Tage pro Jahr gibt, an denen es Sinn macht Telefonakquise zu betreiben. Ich selbst bin weit über 20 Jahren im Bereich der Kaltakquise aktiv und für mich persönlich sind "Cold Calls" nach wie vor die Aufgabe, die mir am meisten Spaß macht. Und meine Erfahrung ist, dass es außer dem Zeitraum von Mitte Dezember bis zur zweiten Januarwoche keine schlechten Tage, keine schlechten Wochen und keine schlechten Uhrzeiten gibt. Die einzigen schlechten Tage oder Stunden sind die, von denen Sie mit Sicherheit wissen, dass Ihr Ansprechpartner, Ihr relevanter Entscheiderkontakt nicht im Hause ist und auch mobil nicht erreichbar ist. An allen anderen Tagen empfehle ich Ihnen, einfach den Akquisemotor zu starten.

Und ich sage Ihnen auch warum, lassen Sie mich die oben genannten Aussagen kommentieren.

Montag geht gar nicht, da sind alle Entscheider in Meetings
Ich verstehe - alle IT-Leiter, Security-Verantwortliche, RZ-Leiter und andere Manager in ganz Deutschland aus allen Firmen sind in Meetings. Für wie wahrscheinlich halten Sie das wirklich? Es kann sein, dass die Erreichbarkeit gegebenenfalls etwas niedriger ist, aber was ist daran schlimm? Der Inside Sales kann diese Tage dafür nutzen, wertvolle Vorarbeit zu leisten: Durch Anrufe essentielle Informationen gewinnen, die an den verbleibenden vier Tagen dieser Woche helfen, schneller erfolgreich zu sein.
Hierzu zählt beispielweise:

  • die Ermittlung der richtigen Entscheider,

  • die Identifizierung von Informationen über das Potenzial des Kunden,

  • die Ermittlung des Zeitpunktes wann Ihr Ansprechpartner die nächsten Tage am besten erreichbar ist

und vieles mehr. Hinzu kommt, dass wenn "alle Entscheider in Meetings sind", Sie dann zumindest wissen, dass die Entscheider im Hause sind. Also einfach öfter anrufen und dann klappt es auch mit dem Entscheider.

Freitag macht keinen Sinn, die Entscheider sind gedanklich schon im Wochenende
Meine persönliche Erfahrung ist, dass Freitag ein guter, oftmals sehr guter Tag ist. Warum? Viele IT-Verantwortliche sind einfach in guter Stimmung, weil das Wochenende vor der Tür steht. Viele nutzen den Freitagnachmittag um Dinge aufzuarbeiten und man erreicht sie wesentlich besser als an den mit Terminen überfüllten anderen Tagen der Woche. Ich mache immer wieder die Erfahrung, dass ich gerade Entscheider, die ich von Montag bis Donnerstag "jage", am Freitag erreiche und wirklich ausführliche und entspannte Gespräche führe. Daher empfehle ich dem Inside Sales den Freitag nicht als den Tag sehen, mit dem man die Woche "entspannt" ausklingen lässt. Ganz im Gegenteil: nutzen Sie den Freitag, geben Sie nochmals richtig "Gas" und nutzen Sie die sich ergebenden Optionen.

In der Ferienzeit ist es sinnlos, da sind alle Entscheider im Urlaub
Erfahrungsgemäß ist es so, dass die Erreichbarkeit der Entscheider, die Kinder haben, in den Ferien unterdurchschnittlich ist. Aber nehmen wir mal die Sommerferien von 6 Wochen - gehen alle Väter und Mütter für 6 Wochen in Urlaub? Wenn Sie darüber hinaus den "Report für Geburtentrends und Familiensituation" des Statistischen Bundesamtes analysieren, stellen Sie fest, dass teilweise bis zu 30% der Frauen kinderlos sind. Bedeutet im Umkehrschluss, dass man in den Ferienzeiten oft besser an die Entscheidungsträger heran kommt und diese aufgrund einer etwas "ruhigeren Geschäftslage" mehr Zeit für einen konstruktiven Austausch haben.
Termine, Meetings und andere Verpflichtungen sind der Ferienzeit tatsächlich oft wesentlich reduzierter anzutreffen, dies bedeutet mehr Zeit für Sie und ein qualifiziertes Gespräch.

Mittags von 12 bis 14 Uhr ist niemand erreichbar
Ja, es gibt sie - die Menschen, die konsequent täglich zur gleichen Zeit in die Mittagspause gehen. Aber ich kenne mindestens genauso viele Entscheider, die es mit dem Mittag nicht so genau nehmen. Auch hier gilt analog zu oben, die Mittagszeit kann gerade eine sehr gute Zeit sein, um zu Personen durchzudringen, die ich zwischen 9 und 12 oder 14-17 Uhr nicht erreiche.

Ab Ende November macht es keinen Sinn mehr, alle sind im Weihnachtsstress
In den ersten beiden Dezemberwochen werden zum Teil noch maßgebliche Aufträge eingefädelt. Wir alle kennen die Situation, dass Unternehmen im Dezember oftmals Budget ausschöpfen müssen, weil das Budget sonst nächstes Jahr gekürzt wird. Sie können im Dezember Termine für Januar anbahnen und Sie können auch einfach anrufen und Ihrem Kontakt schlichtweg persönlich eine schöne, ruhige Weihnachtszeit wünschen. Viele der kontaktierten Ansprechpartner werden dies honorieren, da es in der zugegebenermaßen oftmals hektischen Weihnachtszeit, nicht mehr üblich ist. Ein Anruf hinterlässt einen signifikant nachhaltigen und bleibenden Eindruck im Gegensatz zu einer E-Mail oder der 20sten Weihnachtskarte, die in den Vorweihnachtstagen oftmals völlig untergehen.

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Philipp Moder

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