Projektidee-Steckbrief einrichten
Tipp 5: Dokumentieren Sie bereits zu Beginn das Vorhaben in einem Projektideen-Steckbrief.
Wer schreibt der bleibt! Diese Regel gilt auch in Projekten. Halten Sie die unter 1. bis 4. diskutieren Ergebnisse fest. Dies hilft Ihnen zum einen nochmals zu prüfen, ob Sie alle wichtigen Infos haben oder noch Lücken bestehen. Zum anderen ist dies eine einfache Methode, um zusammen mit dem Auftraggeber zu prüfen, ob Sie den Auftrag wirklich verstanden haben. Auch wenn es sehr formalistisch klingen mag: Lassen Sie sich Ihren Projektideensteckbrief beziehungsweise Ihr Projektantragsformular vom Auftraggeber unterschreiben. So versichern beide Seiten, der Projektleiter und der Auf-traggeber, dass sie zu den festgehaltenen Informationen stehen.
Tipp 6: Legen Sie regelmäßige Abstimmungsrunden mit dem Auftraggeber fest.
Änderungen und neue Erkenntnisse sind in Projekten an der Tagesordnung. So kann es sein, dass die ursprünglich gesammelten Informationen im Projektideensteckbrief beziehungsweise -antragsformular veralten und einer Aktualisierung bedürfen. Sorgen Sie also dafür, dass Sie auch nach dem Initialgespräch in enger persönlicher Abstimmung mit Ihrem Auftraggeber sind, um Missverständnisse zu vermeiden.
Berücksichtigen Sie die genannten Punkte zu Beginn jedes Projekts. Erst wenn Sie diesbezüglich Klarheit haben und Ihre Erkenntnisse dokumentiert und mit dem Auftraggeber abgestimmt sind, ist es sinnvoll, sich im zweiten Schritt Themen wie dem Projekt-Kick-Off, der Risikoanalyse sowie der Machbarkeitsstudie und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zu widmen.