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IT-Budgets sind häufig auf Kante genäht, trotzdem wird Geld zum Fenster hinausgeworfen. Da geben Unternehmen zu viel für Softwarelizenzen und Service-Level-Agreements aus, da wird Bandbreite bezahlt, die gar nicht benötigt wird, da fressen zu viele veraltete Unterlagen und E-Mails den Speicherplatz auf den Unternehmensservern auf und sorgen für unnötige Zukäufe von Infrastruktur. Von fehlgeschlagenen Projekten im Endstadium und den Millionen, die für Papier, Tinte und Toner ausgegeben werden, einmal ganz abgesehen.
Das muss natürlich nicht sein, aberr dennoch passiert es. nicht sein. Obwohl es kein allgemein gültiges Patentrezept gegen die folgenden sechs Arten der Geldvernichtung gibt, können die dieFinanzen Ihrer Kunden schon mit einfachen Bordmitteln einigermaßen im Zaum gehalten werden. In diesem Beitrag wird aufzeigt, wo in Unternehmen häufig unsinnig Geld verbrannt wird. Sie können Sie als Händler, Systemhaus-Mitarbeiter oder IT-Dienstleister durchaus ableiten, wo Sie Schwerpunkte bei Ihrer Beratung setzen sollten.
Softwarelizenzen
Unternehmen zahlen Milliarden für Softwarelizenzen. Dabei handelt es sich oft um Programme, die niemals eingesetzt werden oder für Angestellte entwickelt wurden, die schon längst nicht mehr im Unternehmen arbeiten. Die gezahlten Lizenzpreise sind demnach weit höher als das, was nötig wäre. Eine aktuelle IDC-Umfrage unter mittelständischen und großen Unternehmen zeigt, dass weit über die Hälfte aller eingekauften Anwendungen nicht oder nur unzureichend eingesetzt werden – teils werden drei Viertel der erstandenen Lizenzen für eine Software nie benötigt.
"Unternehmen nutzen typischerweise weniger als 50 Prozent des Funktionsumfangs eines ERP-Systems und zahlen trotzdem Lizenz- und Wartungsgebühren für Module und Funktionen, die ihrem Business nichts bringen und nicht gebraucht werden", stellt IT-Consultant Kathryn Douglas von WillowTree Advisors fest. "Sie müssten ihre personengebundenen Lizenzen einmal prüfen und die geschlossenen Vereinbarungen überarbeiten, um ungenutzte oder doppelt vorhandene Lizenzen hinauswerfen zu können." Der finanzielle Unterschied zwischen einer Lizenz für 2.000 Arbeitsplätze und einer für 1.000 könne durchaus einige Hundert Euro ausmachen.
Kleine und mittlere Unternehmen kommen möglicherweise mit einer einfachen Excel-Tabelle aus, um einer Aufstellung ihrer Kontobewegungen beizukommen. Komplexe Operationen jedoch verlangten nach einer Enterprise-Software, die die aktiven Assets verwalte, ihre Anwendung überwache und die Zahl der Lizenzen entsprechend optimiere – so Steve Schmidt, Leiter des Produkt-Managements bei Flexera Software, das Lösungen im Bereich Application Usage Management anbietet.
Zum Einstieg in die Kostenoptimierung solle ein Unternehmen Informationen über die Softwarelizenzen sammeln, für die Geld ausgegeben werde und darüber, welche wirklich genutzt würden, so Schmidt. Vielfach genüge es bereits, diesen Vergleich ein einziges Mal anzustellen und ihn nicht kontinuierlich wiederholen zu müssen.
Die Kombination aus Tracking und bestmöglichem Einsatz von Lizenzen beinhaltet auch noch Themen wie Downgrade-Rechte und Zweitnutzung. Weltweit tätige Unternehmen schließen deshalb oft Vereinbarungen, mit denen sie Lizenzen jederzeit und überall verwenden dürfen. Das Gleiche sollte im Übrigen für alle Cloud-Anwender gelten – auch wenn es hier ungleich schwerer ist, den Nutzungsgrad bestimmter Lizenzen im Auge zu behalten.
30 Millionen gespart
Wer sein Lizenz-Management im Griff hat, spart – und nicht wenig. So hat Procter&Gamble (Mutterkonzern von Marken wie Pampers, Ariel und Gilette) mit Hilfe von Flexeras FlexNet Manager Suite überflüssige Lizenzen für Oracle- und SAP-Produkte im Wert von jährlich über 30 Millionen Dollar aussortiert.
Wer noch mehr einsparen möchte, könne auch gleich komplett auf Open-Source-Produkte umsteigen, rät David Wood, CTO der Jun Group: "Wenn sie nicht in Geschäftsfeldern wie Finanzen, Gesundheit und Militär unterwegs sind, in denen anerkannte (und kostspielige) Softwarezertifikate überlebenswichtig sind, zahlen Anwender gerade für Oracle-Produkte zuviel Gebühren für ungebrauchte Features. Das Problem ist nur, dass die Infrastrukturen in den Unternehmen über Jahre gewachsen sind und sich mittlerweile kaum noch auf kostengünstigere Lösungen portieren lassen. Darüber hinaus fehlt es nach wie vor an Vertrauen in die Open-Source-Anbieter."