Jede Bonitätsänderung wird automatisch angezeigt
Dass sich Transparenz und Automatisierung im Debitorenmanagement auszahlen, zeigt das folgende Beispiel: Bei einem namhaften Handelsunternehmen mussten die für die Bonitätsbeurteilung notwendigen Informationen mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden. Teilweise existierten sie in Papierform, teils in verschiedenen EDV-Systemen. Veränderungen in der Bonität wurden häufig zu spät erkannt. Kein Wunder, denn Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Kundendienst und Kreditmanagement waren unzureichend miteinander vernetzt. Infolgedessen lagen den Mitarbeitern nicht alle relevanten Daten vor. Die Folge: Risikoeinstufungen waren oft unkorrekt und die daraus resultierenden Kreditentscheidungen nicht optimal. Der Händler brauchte daher eine wirkungsvolle Scoring-Software auf der Basis aktueller Daten. Alle Informationen sollten in einem System gespeichert und damit zentral verfügbar sein. Daher die Entscheidung des Unternehmens, eine Software einzuführen, die sich in die vorhandene IT nahtlos integrieren ließ. Die Prozesse sollten in einem einheitlichen System abgewickelt werden, so der eigene Anspruch; das Anlegen eines Neuvorgangs genauso wie die Kreditlimitvergabe und der Forderungseinzug.
Das Ergebnis ist eine lückenlose Dokumentation. Jede bonitätsrelevante Änderung wird im System erfasst. Gleichzeitig werden andere Unternehmensbereiche informiert. Dazu folgendes Beispiel: Ein Kunde, der bisher immer zu Skontobedingungen gezahlt hat, begleicht seine Rechnung plötzlich zum Nettozahlungsziel. Dieses veränderte Zahlungsverhalten würde die Kreditabteilung nicht so ohne weiteres bemerken, da die Zahlung noch innerhalb der Frist erfolgte. Die Software aber erkennt diese Änderung und ermittelt einen neuen Zahlungserfahrungsindex, der sich unmittelbar auf die Risikoeinstufung des Kunden auswirkt. Das System schlägt vor, den Händler neu zu bewerten. Dazu erscheint im Arbeitsvorrat des Kreditmanagers automatisch ein offener Vorgang. Alle Faktoren für die Risikoeinstufung kann der Betrieb permanent überwachen. Revidiert beispielsweise die Creditreform ihre Einschätzung oder meldet der Vertrieb negative Informationen, ändert sich automatisch das Scoring und damit möglicherweise das Kreditlimit für den Kunden.
Doch der Nutzen ist weit höher anzusetzen, schließlich konnte der Händler mit der Umstellung das gesamte Kreditmanagement straffen. Vorbei sind die Zeiten, als man die Limits manuell erstellte und prüfte.