Trend hin zu PDF
Foto: Ronald Wiltscheck
Beim Archivierungsformat hat sich mittlerweile PDF/A durchgesetzt. "Der Trend geht sicherlich in Richtung einer optimalen Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Hier werden sich wahrscheinlich vor allem die Produkte durchsetzen, die mit den wichtigsten allgemeinen Standards, etwa PDF/A, konform gehen", prognostiziert Abbyy-Manager Clayton. Das freut vor allem PDF-Erfinder Adobe. "Der Archivierungsmarkt geht sehr stark in Richtung PDF/A. Das kann man sehr gut auf der DMS Expo in Köln beobachten, wo es kaum noch Hardware- oder Softwareanbieter gibt, die kein PDF/A unterstützen", betont Ulrich Isermeyer, Business Development Manager bei Adobe Systems. Noch in diesem Jahr soll der aufwärtskompatible Nachfolgestandard PDF/A2 mit Erweiterungen wie Transparenzen, Ebenen und Signaturverbesserungen herauskommen.
Zudem arbeiten die Hersteller an weiteren Verbesserungen der Genauigkeit der Texterkennung, der Darstellung von Dokumenten auf mobilen Endgeräten sowie an der Größe der erzeugten Dokumentdateien.
Paragrafendschungel bei der Archivierung
Gesetzliche Archivierungspflichten könnten dem Markt weiteren Schub verleihen. Doch verschiedene Vorgaben, die auch von Branche zu Branche variieren, machen es Händlern nicht leicht, den Kunden die richtige Lösung anzubieten. "Hier werden am Markt viele unvollständige Informationen verbreitet", beklagt Inoxision-Manager Reichmann. Jeder Kunde müsse als Einzelfall betrachtet werden. Er rät den Händlern "nicht nur über die gesetzlichen Anforderungen" zu verkaufen, sondern auch den "Mehrwert für das Unternehmen" in den Vordergrund zu stellen.
"Es gibt für verschiedene Fachbereiche gesetzliche Grundlagen. Dazu seien beispielsweise die Pharmaindustrie, das Finanzwesen oder auch das Thema Steuer genannt", erläutert Adobe-Business-Development-Spezialist Isermeyer. Die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten entsprechend den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) in Deutschland mache revisionssichere Archiv- und Speichersysteme erforderlich. Von noch grundlegenderer Bedeutung für das Thema Archivierung seien allerdings die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). (awe)
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