Der CP-Querschläger

Der Wunschtraum vom papierlosen Büro

Der CP Querschläger ist seit 24 Jahren ein fester Bestandteil von ChannelPartner. Regelmäßig berichtet unser Autor über das, was einem kleinen Reseller in der großen ITK-Landschaft widerfährt. Manchmal überspitzt, aber immer auf den Punkt gebracht. Der Querschläger lebt und arbeitet als Fachhändler in Rheinland-Pfalz.
Die elektronische Archivierung ist auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen angekommen. Das behaupten zumindest die Anbieter entsprechender Systeme. Der Querschläger betrachtet DMS und ECM skeptisch.
"Ein digitales Archiv? Das Prinzip 'Zimmer, Schrank, Regal, Ordner, Register' ist für alle nachvollziehbar und funktioniert selbst bei Stromausfall bestens."
"Ein digitales Archiv? Das Prinzip 'Zimmer, Schrank, Regal, Ordner, Register' ist für alle nachvollziehbar und funktioniert selbst bei Stromausfall bestens."
Foto: DenisNata - Fotolia.com

Seitdem das Abspeichern von Dokumenten erschwinglich wurde und spätestens, als Ami pro und MS Office in die Büros einzogen, also vor gut 25 Jahren, träumen Controller und Baumschützer vom "papierlosen Büro".

Alles, was irgendwie mit dem Umgang von digitalen Dokumenten zu tun hat, taucht heute unter dem Begriff "Document Management System" (DMS) auf. Ob Word, Acrobat, ELO oder die komplexen, Cloud- und datenbankbasierten und mit bis zu 1.024-Bit verschlüsselten proprietären Systeme der Industrie – alles muss heute gemanagt werden.

Da ohne Anglizismen und Abkürzung alles nichts ist, heißt es nun DMS, ECM, DFR oder CMS. Früher hieß es Archiv oder Ablage, bedeutete Ordnung und ernährte je nach Unternehmensgröße zumindest einen Arbeitnehmer samt Familie recht gut. Das Prinzip "Zimmer, Schrank, Regal, Ordner, Register" ist für angelernte Hauptschulabgänger und Chefs nachvollziehbar und funktioniert selbst bei Stromausfall bestens.

Ist der PC nach diesem bewährten System geordnet, reicht ein einfacher Kopierbefehl, um Dokumente auf externen Festplatten, Sticks oder einem zweiten Rechner zu speichern. Wer allerdings seine Daten einem kryptischen System oder gar der gläsernen Wolke anvertraut, muss optimistischer sein.

Denn wenn heute das digitale Archiv ausfällt, geht gar nichts mehr: keine Rechnungen, keine Mails, keine Recherche, keine Aufträge, kein Schriftverkehr. Selbst die NSA kann da nur bedingt weiterhelfen.

Und gerade weil Zugriffe auf Dokumente in solchen Systemen, ob in HTML, XML, PDF oder als einfaches DOC oder JPG, so unlogisch versteckt sind und deren Lesbarkeit von vielen Faktoren wie Version, Dateisystem oder Datenbank abhängig ist, werden die "wichtigen" Sachen – also eigentlich alle – sicherheitshalber auf Papier gedruckt. Diese kommen dann in alphabetischer Reihenfolge mit Registern, Ordnern und Schränken in das Archiv. Leicht zu finden – ohne IT.

Mein Fazit: Der Papierverbrauch ist auch nach Einführung der EDV ständig gestiegen. Wer nach Dokumenten recherchiert und diese im DMS nicht findet, wird ein echtes Archiv lieben.

Bis demnächst, Euer Querschläger!
(Der ChannelPartner-Autor "Querschläger" ist ein Fachhändler aus Rheinland-Pfalz.)