Der ERP-Markt ist unübersichtlich. Es wimmelt von Herstellern kaufmännischer Software. Sowohl für Anwender als auch für professionelle IT-Dienstleister ist es nicht leicht, den Überblick zu bewahren. Welche Systeme kommen überhaupt in die engere Wahl? Welche Lösung passt am besten zu einem Kunden, deckt sie wirklich seinen Bedarf? Worauf kommt es konkret an - im Grundsätzlichen und im Detail?
Checkliste prüfen
Es gibt sicherlich kein Patentrezept, wie man bei der Suche nach der passenden kaufmännischen Software am schnellsten fündig wird, aber es gibt einige grundsätzliche Überlegungen und Punkte, die man unbedingt auf der Checkliste haben sollte. Dazu gehören neben Kriterien wie dem gewünschten Funktionsumfang, der leichten Bedienbarkeit und dem Budgetlimit vor allem langfristige Aspekte, die sich um die wichtigen Begriffe "Wachstumsfähigkeit" und "Planungssicherheit" ranken.
Elementare Voraussetzung für ein "richtiges" ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist natürlich die Funktionalität im Ganzen, beispielsweise Warenwirtschaft, Lohn- und Finanzbuchhaltung, Produktionsplanung und -steuerung (PPS), Webshop, die Schnittstellen zum Finanzamt Elster und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), Online-Erfassungs-Systeme, Filialanbindung, Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung (EBPP - Electronic Bill Presentment and Payment), Zollanbindung, Intrahandelsstatistik, Kundenmanagement (CRM - Customer Relationship Management), Schnittstelle zum Telefon und Fax, E-Mail-Anbindung oder Archivsystem.
Hier muss jeder IT-Dienstleister ernsthaft überlegen: Bietet die Lösung "XY" wirklich alle Funktionen und Möglichkeiten, die für den Kunden elementar wichtig sind? Nicht minder wichtig ist die Frage, wie effizient und komfortabel das System die zu bewältigenden Anforderungen erfüllt. Hier ergeben sich bereits signifikante Unterschiede zwischen den verschiedenen ERP-Systemen am Markt. Der Grad an Automatisierung beziehungsweise Automatisierbarkeit spielt hier ebenso stark hinein wie die Anpassbarkeit einer Software in Richtung der unternehmensspezifischen Prozesse und Gegebenheiten.
Komfort und Effizienz
Wer beispielsweise aus seiner Warenwirtschaft Daten in nahezu jeder gewünschten Form auf Knopfdruck oder automatisiert in andere Unternehmensbereiche einfließen lassen kann, ist deutlich im Vorteil gegenüber Konkurrenten, die mit weniger gut verzahnten IT-Komponenten operieren. Denn das medienbruchfreie Daten-Handling bringt ihm schnellere Abläufe, geringeren Aufwand und Transparenz à la carte, wodurch er jederzeit schnell fundierte Entscheidungen treffen kann.
Wer Funktionen und Bedienoberflächen exakt auf seine individuellen Belange und Bedürfnisse abstimmen kann, wird in seiner täglichen Arbeit ebenfalls bedeutend effizienter sein als jemand, der sich an vielen Stellen mit nicht ganz passenden Standardvorgaben begnügen muss. Müssen beispielweise Vorlagen jedes Mal zunächst von Hand angepasst werden, so ist dies nicht nur lästig, sondern zugleich ein Kosten- und Zeitfaktor.
Das medienbruchfreie Daten-Handling fällt als Teilaspekt unter zwei weitere Hauptkriterien, die höchste Beachtung verdienen: "Integration" und "Zentralität". Eine durchgehende, einheitliche Plattform, von der aus alles zentral gesteuert werden kann und in der alle unternehmensrelevanten Anwendungen zusammengeführt sind, ist die zu erstrebende Grundvoraussetzung für eine betriebswirtschaftliche Standardlösung, die Effizienz im wirklichen Sinne erst ermöglicht. Nur wenn alle betriebsrelevanten Prozesse und Stationen gut miteinander vernetzbar sind, kann an der Stellschraube "Effizienz" gedreht werden.
Die Entscheidung für eine kaufmännische Software bedeutet in der Regel eine sehr langfristige Bindung an dieses ERP-System. Zweifelsfrei ist daher die Investitionssicherheit ein besonders wichtiges Entscheidungskriterium bei der Auswahl. Unternehmen müssen langfristig planen können. Die einfache Veränderbarkeit einer Lösung muss insbesondere mit Blick auf "morgen" stets gegeben sein.
Neue Anforderungen des Marktes, neue Rahmenbedingungen, neue Entwicklungen und Wachstumsprozesse innerhalb des Unternehmens: Es gibt zahlreiche Felder, für die eine flexible betriebswirtschaftliche Lösung unabdingbar ist. Denn auf Veränderungen müssen Unternehmen zeitnah und sicher reagieren können. Und darauf muss ihre Software folglich ebenso weitreichend und verlässlich vorprogrammiert sein.
Ein Teil der langfristigen Planungssicherheit betrifft darüber hinaus den Hersteller der ERP-Lösung selbst. Die "Stabilität des Anbieters" ist ein weiteres, besonders prüfenswertes Kriterium bei der Sondierung und Auswahl einer ERP-Lösung. Etablierte Marktteilnehmer, die eine größere Zahl von Installationen sowie branchennahe Kundenreferenzen aufweisen können und bereits einen flächendeckenden Support aufgebaut haben, verdienen sicher eher einen Vertrauensvorschuss als unbekannte Player, die allein auf dem Papier groß erscheinen.
Und noch ein Punkt, der die Planungssicherheit betrifft: Für nicht wenige Unternehmen spielen neben dem Budget auch die Finanzierungsoptionen eine große Rolle - sei es aus akuten Liquiditätsgründen oder mit Blick auf langfristige Finanzstrategien. Zu beachten ist daher, dass nicht jeder Hersteller flexible Finanzierungsmodelle rund um Softwaremiete und Komplettleasing bietet. Einige Softwarehersteller haben sich dagegen schon frühzeitig entschlossen, ihre gesamte Produktpalette über solche die Liquidität schonende Finanzierungsoptionen anzubieten, teils sogar inklusive der Hardware.
Die Wahl fällt schwer
Bei der Suche nach der geeigneten, individuell optimalen Softwarelösung im Bereich ERP gibt es eine Menge zu beachten. Aber vieles lässt sich auch durch konsequentes Checken wichtiger Kriterien bereits im Vorfeld erkennen. Die Spreu trennt sich spätestens da vermehrt vom Weizen, wenn man mehrere dieser Kriterien gleichzeitig anlegt. Und ein Besuch des Herstellers auf dem Stand bei IT-Messen wie der CeBIT oder der Systems kann zum Gewinnen und Abrunden eines Eindrucks mitunter auch entscheidend beitragen.