Ständig verwendet, jedoch selten wirklich verstanden: der Begriff "Business Intelligence" (abgekürzt: "BI"). Wer sich darüber informieren möchte, erhält die verschiedensten - meist floskelhaften - Erklärungen, was BI bedeutet und was eine BI-Plattform leisten kann, und er wird mit einer Vielzahl von vorgeblich optimalen Anwendungen konfrontiert. Aber was genau ist Business Intelligence eigentlich?

Kurz gesagt: Business Intelligence bezeichnet die Sammlung, Auswertung und Darstellung aller in einem Unternehmen vorhandenen Geschäftsdaten. Betriebswirtschaftlich gesehen nichts Neues: Seit jeher ziehen Unternehmen aus ihren Geschäftsprozessen Rückschlüsse für ihr Geschäft. So ist auch ein handgeschriebener Zettel aus dem Werk mit den Zahlen der Tagesproduktion im Grunde genommen nichts anderes als Business Intelligence: Die Informationen zur Produktivität des Unternehmens gelangen auch auf diese Weise zu den Entscheidern.

Explosionsartig steigende Datenmengen erfordern heutzutage jedoch umfangreichere und verfeinerte Reportingmöglichkeiten - der handgeschriebene Zettel genügt nicht mehr, um das eigene Geschäft zu verstehen. Deshalb haben sich in den vergangenen Jahren branchenweit IT-gestützte BI-Systeme in Unternehmen etabliert. Die heutigen BI-Plattformen führen die relevanten Daten aus allen Unternehmensbereichen sowie weiterer wichtiger Datenquellen (zum Beispiel Marktdaten) automatisch zusammen und stellen sie strukturiert, anwenderorientiert und nach Wunsch auch grafisch aufbereitet zur Verfügung.

Durch die Verzahnung der unterschiedlichen Daten entstehen wertvolle Informationen für das Unternehmen, indem beispielsweise aktuellste Reports erstellt werden. Und: Die neu gewonnenen Informationen stehen auf einen Blick zur Verfügung - ohne dass die Daten manuell aus den unterschiedlichen Datenquellen zusammengesucht werden müssen.

Im Praxistest

Zunächst ein Blick auf das gleiche Verfahren ohne automatisierte BI-Plattform: Will sich zum Beispiel die Unternehmensspitze einen vollständigen Überblick verschaffen, inwieweit die Geschäftsziele in einem bestimmten Zeitraum erreicht wurden, setzt sich ein gigantisches Räderwerk in Gang. Jeder Unternehmensbereich mit all seinen Untergliederungen muss nun zum Teil unterschiedlich aktuelle Zahlen und Fakten liefern.

Hinzu kommt, dass die Daten "per Hand" aus den verschiedenen IT-Systemen - CRM, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und so weiter - zusammengetragen werden müssen. Diese werden nach Hierarchie der Mitarbeiter dann immer weiter nach oben gereicht, jedes Mal erneut zusammengeführt und vergleichbar gemacht. Eine kolossale Verschwendung von Zeit und Personal, bis die endgültigen, oft auch noch fehlerhaften Daten schließlich auf dem Schreibtisch des Vorstands oder der Geschäftsführung landen. Und das zumeist in Form eines gewaltigen Konvoluts von Excel-Listen, das in etwa so lesefreundlich ist wie das Telefonbuch von Tokyo.

Hingegen werden bei einer modernen IT-gestützten BI-Lösung die Geschäftsdaten und -zahlen eines Unternehmens aus den vielen verschiedenen Datenbeständen der einzelnen IT-Systeme und Unternehmensbereiche direkt in einem typischerweise als "Data Warehouse" bezeichneten Datenlager zusammengezogen und gespeichert.

Alle Unternehmensteile - von der Produktion über die Beschaffung und den Vertrieb bis hin zur Geschäftsleitung - haben selektiv Zugriff darauf und können die Daten individuell nach Informationsbedarf in der für sie gewünschten Präsentationsform abrufen, seien es die Vertriebs- und Absatzzahlen, Produktionsdaten oder die Marketingausgaben - oder alle zusammen. Die Daten stehen sofort für eine Auswertung zur Verfügung, indem sie automatisch strukturiert, grafisch aufbereitet und somit vergleichbar gemacht werden.

Ein weiterer Schritt kann nun noch sein, die ausgewählten Daten nach nicht offensichtlich erkennbaren Zusammenhängen zu durchforsten. Dies geschieht beim sogenannten Data Mining, einer Methode, die häufig im Handel genutzt wird. So hat zum Beispiel eine amerikanische Supermarktkette herausgefunden, dass sich Bier sehr gut neben Windeln positioniert verkauft! Das Data Mining offenbarte, dass berufstätige Familienväter häufig auf dem Heimweg noch kleine, gegebenenfalls dringende Einkäufe für ihre Frauen erledigen. Aus dieser Erkenntnis heraus wurde fortan das männertypische Produkt Bier neben Babywaren ausgestellt - der Erfolg, steigende Verkaufszahlen, sprach für sich.

Entscheidender Wettbewerbsvorteil

Da die vorliegenden Geschäftsdaten der Steuerung des Tagesgeschäfts dienen und die Basis für strategische Planungen bilden, ist die hochaktuelle und verständliche Aufbereitung durch BI ein echter Mehrwert für jedes Unternehmen. Zum Beispiel erkennen Manager dabei auf nur einen Blick, ob die Erträge den definierten Unternehmenszielen entsprechen oder wo Schwächen in den Geschäftsprozessen liegen. "Eine gute BI-Plattform versorgt alle Unternehmensteile schnell, zuverlässig und übersichtlich mit den für sie entscheidungsrelevanten Daten", erklärt Mark Zimmermann, Geschäftsführer der Infomotion GmbH, eines deutschen Anbieters von Business-Intelligence-Lösungen. "Dies ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil."

Denn: BI-Systeme liefern die nötigen Informationen komprimiert in Sekundenschnelle, wo andere Unternehmen erst begonnen haben, die Daten zusammenzufassen. "Nur wer seine Daten gut kennt und fehlerlos zur Verfügung hat, kann die Optimierung der eigenen Organisation steuern und erfolgreiche Strategien entwickeln und umsetzen", betont Zimmermann. "Für viele Unternehmen sind jedoch noch simpelste Reports eine immense Herausforderung, da ihre IT-Systeme sie nicht hinreichend unterstützen."

Hinzu kommt: Der Aufbau einer gut strukturierten Business-Intelligence-Plattform, die speziell den Bedürfnissen des Kunden angepasst ist, verbessert die Qualität und Aktualität der Reporting-Prozesse beim Kunden, etwa in Form von aktuellen Tages-, Monats- oder Jahresberichten. "Das Berichtswesen ist ein entscheidendes Differenzierungskriterium", hebt Zimmermann hervor.

Als ein Beispiel sei die Finanzbranche genannt: So erwarten die Akteure im internationalen Kapitalmarkt aktuellste und zuverlässige Informationen. Wer diese zuerst liefert, hat die Nase vorn. Oder bei Investment-Fonds: Wer seinen Kunden schnell aktuelle und verständlich aufbereitete Informationen liefert, steigert die Kundenzufriedenheit beachtlich. "Kunden wünschen ein maßgeschneidertes Angebot", erklärt Zimmermann. "Andernfalls entscheiden sie sich für einen Konkurrenten, und dem Unternehmen läuft der Wettbewerb davon."

* Laura Wilms arbeitet als freie Journalistin in Köln.