Viel Zeit und Mühe kostete die BW-Venture Capital GmbH eine Beteiligungsanalyse mit ihrem alten System. Doch: "Time is money". Das gilt besonders für ein Beteiligungsunternehmen. "Zeit, Aktualität der Daten und Sicherheit spielen in unserem Geschäft eine große Rolle", betont Frank Kraheberger, Controlling-Spezialist und Projektverantwortlicher bei BW-Venture Capital. Um die richtigen Unternehmen für eine Beteiligung auszuwählen, sie fortlaufend zu betreuen und zu kontrollieren, sei deshalb eine stets aktuelle Datenbasis erforderlich.
Bislang gab es die nicht. "Die Suche nach den relevanten Informationen war mühevoll", berichtet Kraheberger. Alle Kunden des VCs meldeten den verantwortlichen Investmentmanagern für das Beteiligungs-Controlling sämtliche Daten unstandardisiert in unterschiedlichen Formaten, schriftlich per Post oder Fax. Alle Informationen mussten dann mithilfe von Excel in die BW-Venture-eigenen Standards übertragen werden. Das interne Prozess-Controlling hinsichtlich Bearbeitungszeiten, Deal-Flow-Herkunft, statistischer Auswertungen der eingehenden Businesspläne oder der relevanten Absagegründe erfolgte auf einer eigenentwickelten Excel-Lösung.
Eigenentwicklung erfüllte Anforderungen nicht
Hier stieß die 100-prozentige Tochtergesellschaft der Baden-Württembergischen Bank auf einige Probleme: Der manuelle Aufwand, Reports für Geschäftsführung und Aufsichtsgremien zu erstellen, stellte sich als zu groß heraus. In diversen Ordnern und Ablagen archivierte Textinformationen erschwerten die Datenabstimmung. Es gab keine einheitlichen Masken, um Daten zu erfassen und auszuwerten, und es war Anwendern nicht möglich, parallel auf die Daten zuzugreifen. Die Informationen für internes Prozess-Controlling, insbesondere die Deal-Flow-Analyse, wurden manuell und mit hohem Zeitaufwand aufbereitet. Eine integrierte Analyse des Gesamtportfolios war nicht möglich.
All das beeinträchtigte den Arbeitsablauf der Investment-Banker: Deshalb suchte die BW-Venture Capital GmbH eine Controlling-Lösung, die den Anforderungen einer VC-Gesellschaft gerecht wird. "Die Software sollte den Zeitbedarf für das Controlling von Beteilungsunternehmen verringern und das Berichtswesen vereinfachen", berichtet Kraheberger. Gleichzeitig wollte der Auftraggeber die Daten einheitlich verwalten und dadurch besser schützen sowie das Management des VC-Prozesses steuern und optimieren.
Einheitliche Datenstruktur verkürzt Abfragezeiten
Dazu holte BW-Venture Capital die Systemlösung "Milan" (Making Investments with Leading and Navigation) von der Unternehmensberatung Ebner, Stolz und Partner GmbH, ins Haus, die auf der Business-Intelligence-Lösung "Board M.I.T." von Orenburg basiert. Das System kombiniert Funktionen wie EIS (Executive Information Systems), DSS (Decision Support System) und OLAP (Online Analytical Processing). Kern der Lösung ist eine integrierte, mehrdimensionale Datenbank, die es laut Hersteller erlaubt, ohne Programmierung Informationen zu verwalten, schnell zu analysieren und modellhaft darzustellen.
Die Unternehmensberatung konzipierte das Projekt und entwickelte auf dieser Basis eine individuelle Lösung mit speziell angepassten Funktionen. "Die einheitliche Datenstruktur ermöglicht nun eine schnelle Abfrage", berichtet Kraheberger. Mithilfe der Analysemöglichkeiten lassen sich beispielsweise verschiedene Ansichten auf die Datenbank verwirklichen. Die Auswahl einzelner Beteiligungen oder des Gesamtportfolios nach verschiedensten Zeiträumen ermöglicht es, die tatsächlich realisierte Unternehmensentwicklungen einschließlich der dazugehörigen Planzahlen zu verfolgen. Investment-Manager können jetzt auch Monatsberichte, Forecast-Rechnungen, Hochrechnungen, Soll-Ist-Abweichungsanalysen, Simulationen und Liquiditätsbetrachtungen automatisiert erstellen.
Excel-Feldbegrenzung bereitet Probleme
Doch trotz dieser Verbesserungen wollten sich die Investment-Banker nicht ganz von ihrem alten Tabellenkalkulationsprogramm trennen: "Wir nutzen weiterhin die Rechenlogik von Excel", erklärt Kraheberger. Die Verwaltung der Stammdaten erfolgt auf Microsoft- Access. Doch das Zusammenspiel der Anwendungen funktionierte nicht problemlos. Um auf Kundenwunsch große Textmengen in der Stammdatenbank zu speichern, verwendete die Unternehmensberatung zunächst das Memo-Format von Access. Da Excel aber nur 255 Zeichen pro Feld aufnehmen kann, konnten nicht alle Daten übernommen werden. "Wir portionierten deshalb die für Berichte relevanten Felder, um ihren Inhalt sowohl in Excel als auch Milan aufnehmen zu können", erklärt Jörg Friederich, verantwortlicher Projektleiter bei der Ebner, Stolz und Partner GmbH.
Laut Friederich wurde Excel als Reporting-Tool für Standardberichte auf Wunsch der Anwender eingebunden. Für die Stammdatenverwaltung in Access sprachen finanzielle Gründe. "Auch die Sekretärin kann so Daten eingeben, ohne dass eine zusätzliche Lizenzgebühr anfällt", erläutert der Projektmanager. Die Microsoft-Datenbank ist über eine ODBC-Schnittstelle mit der mehrdimensionalen Datenbank von Orenburg verbunden, um für das Controlling relevante Daten zu übernehmen.
Folgeprojekte sind geplant
"Die im ersten Projektschritt gesammelten Erfahrungen weckten bei den verantwortlichen Mitarbeitern Lust auf mehr", erklärt Harald Fuchs, Geschäftsführer bei der BW-Venture Capital GmbH. Nachdem das Beteiligungs-Controlling implementiert wurde, sind weitere Projektschritte geplant. Beispielsweise sollen standardisierte Monats- und Quartalsberichte für die Aufsichtsgremien ermöglicht werden, und auch individuelle Analysen und Beziehungshierarchien bezüglich des Deal-Flows zum Controlling der eigenen Vertriebs- und Marketingaktivitäten stehen auf der Wunschliste des Kunden.
www.ebnerstolz.de
www.orenburg.de
ComputerPartner-Meinung:
Microsoft-Office-Anwendungen decken in vielen Unternehmen die gestellten Anforderungen ab. Für komplexe automatisierte Auswertungen in kürzester Zeit reicht ihr Funktionsumfang jedoch nicht aus. Betriebe, deren Geschäftserfolg von detaillierten, aussagekräftigen Analysen abhängt, sollten deshalb die Möglichkeiten von Business-Intelligence-Systemen nutzen. (hei)
Solution Snapshot
Kunde: BW-Venture Capital GmbH
VAR: Ebner, Stolz und Partner Unternehmensberatung GmbH, Kronenstr. 30, 70174 Stuttgart, Dr. Heiko Aurenz
Problemstellung: Organisation des Beteiligungsmanagements
Lösung: Anwendung "Milan" auf Basistechnologie "Board M.I.T." von Orenburg
Kontaktaufnahme: bestehendes Kundenverhältnis
Verhandlungsdauer: zwei Wochen
Hardwareplattform Einzelplatz-PC mit Netzwerkanbindung
größte Herausforderung: das System auf die individuellen Wünsche anzupassen
länger in Anspruch genommen als vorausgesehen: planmäßiger Ablauf
Implementierungsdauer: drei bis vier Wochen
aufgewendete Mannstunden (VAR): etwa 150
Kostenumfang des Projekts: 22.000 Euro (Lizenz und Beratung)
Verhältnis Software/Dienstleistung: 1:1
Service- und Wartungsverträge: wurden zu üblichen Board-M.I.T.-Konditionen abgeschlossen (15 Prozent der Lizenzkosten)
Schulung: ja, Schulung auf Board M.I.T. und spezielle Applikationsschulung
Benefit für Kunden: einheitliche Datenbasis, schnelles und fehlerfreies Standard-Reporting, Online-Analysen, Standardisierung der Arbeitsabläufe
Benefit für VAR: Pilotprojekt für weitere Systemeinführungen am Venture-Capital-Markt
Projektziele
- Bereitstellung individueller Online-Analysen und standardisierter Berichte für Geschäftsführung und Investment-Manager.
- Eingabemöglichkeiten für umfangreiche Stammdaten, Kommentare und Zusatzinformationen in Textformat.
- Manuelle Dateneingabe mit der Option auf automatischem Datenimport aus den Vorsystemen der einzelnen Beteiligungsunternehmen und über das Internet.
- Umsetzung des gesamten VC-Prozesses mit einer Business-Intelligence-Lösung vom Screening der eingehenden Businesspläne bis zum späteren Ausführen der Beteiligungen in mehreren Projektschritten.
- Analyse von Jahresabschlüssen, Plandaten, Liquiditätsbetrachtungen, Simulationen und Abweichungsanalysen.
- Zentrale Datenverwaltung mit gemeinsamen Zugriffsmöglichkeiten aller berechtigten Mitarbeiter.