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Wann sich SaaS lohnt

Cloud Computing im Kosten-Check

01.06.2012
Die Migration von IT in die Cloud verspricht geringere und transparentere IT-Kosten. Aber wird der IT-Betrieb auch dauerhaft günstiger?
Regelmäßige Befragungen von IT-Entscheidern zeigen, dass bei der SaaS-Auswahl mehr und mehr auf Flexibilität statt auf günstige Kosten geachtet wird.
Regelmäßige Befragungen von IT-Entscheidern zeigen, dass bei der SaaS-Auswahl mehr und mehr auf Flexibilität statt auf günstige Kosten geachtet wird.

Die Migration von IT in die Cloud verspricht geringere und transparentere IT-Kosten. Aber wird der IT-Betrieb auch dauerhaft günstiger?
von Joachim Hackmann (Computerwoche-Redakteur)
Seit Jahren elektrisiert das Cloud-Betriebsmodell die IT-Branche, weil es schnellen Zugriff auf IT-Ressourcen, transparente Kosten und einfaches Management verspricht. Als wesentliches Argument für den externen Cloud-Betrieb werden in Umfragen diverser Institute immer auch die angeblichen Einsparungsmöglichkeiten genannt, die Anwender zum Wechsel auf Cloud-Plattformen veranlassen. Die Marketing-Abteilungen der Anbieter tun ein Übriges, das Image der kostengünstigen IT-Dienste aus der Wolke zu pflegen und zu schärfen. Ein gutes Beispiel lieferte in diesem Zusammenhang vor wenigen Monaten Amazon. Der Cloud-Pionier hatte im Februar 2012 angekündigt, die Preise für seinen Speicherdienst S3 (Simple Storage Service) rückwirkend zum Monatsanfang um bis zu 13,5 Prozent zu senken. Nutzer, die beispielsweise zwischen 50 TB und 500 TB Speicherplatz bei Amazon belegen, zahlen noch neun Cent je GB und Monat. Angesichts solch günstiger Preise steht mit Fug und Recht die Frage im Raum, ob der Eigenbetrieb von Speicherinstallationen Sinn ergibt.

Die Antwort fällt nicht eindeutig aus: "Wenn man nur den reinen Speicherservice betrachtet, der das Ablegen von Daten erlaubt, dann ist Amazon, von kurzfristig gemachten Lockangeboten abgesehen, nahezu konkurrenzlos günstig", meint Steve Janata, Senior Advisor bei der Experton Group. "Allerdings zahlen Anwender auch zusätzliche Transaktionskosten!" Eine sinnvolle Kostenbetrachtung berücksichtige daher immer, wie häufig und in welchem Umfang Daten hin- und hergeschoben werden.

SaaS kostet dauerhaft, IT-Investitionen nur einmalig

Auf den ersten Blick scheinen die Kosten oft für Angebote aus der Public Cloud zu sprechen, weil sie derart günstige Infrastruktur- und Betriebspreise versprechen, dass interne IT-Abteilungen und die meisten Anbieter klassischer Hosting- und Outsourcing-Services schnell abwinken. Der zweite Blick zeigt aber, dass die Kostendifferenzen doch nicht so eindeutig für den IT-Bezug aus der öffentlichen IT-Wolke sprechen und dass sich langfristig sogar Nachteile ergeben können. Das zumindest behaupten die Management-Berater von McKinsey. Schon vor drei Jahren rechneten sie in einer vielbeachteten Studie vor, dass Public-Cloud-Dienste insbesondere für Großunternehmen zu teuer seien. Eine umfangreiche Server-Installation mit Windows-Betriebssystem koste laut McKinsey im internen Betrieb 150 Dollar, bei Amazon zahlten Kunden für die gleiche Einrichtung 366 Dollar. Selbst die vielen Preissenkungen bei Amazon dürften die Differenz nicht ausgeglichen haben, zumal ein ordentlicher Batzen auf Personalkosten entfällt, die im Cloud-Betrieb zwar reduziert werden, aber nicht ganz verschwinden. In diesem Jahr legte Gartner mit einer eigenen Kalkulation nach, die den SaaS-Betrieb ebenfalls aufs Korn nahm. In einer Studie, die die Akzeptanz von BI-Anwendungen (Business Intelligence) analysiert, kommen die Analysten zu dem Schluss, dass SaaS "in den ersten fünf Jahren günstiger als der On-Premise-Betrieb sein kann". Die Analysten bemängeln jedoch, dass Anwender oft ungeprüft annehmen, mit SaaS Kosten zu sparen.

Die kritischen Kostenanalysen gehen davon aus, dass die für den Applikationsbetrieb gekauften Lizenzen und Server ir-gendwann abgeschrieben sind und sich die finanziellen Aufwendungen für den internen Betrieb dann nur noch aus Support und laufenden Aufwendungen etwa für Energie und Personal ergeben. SaaS- und Cloud-Anwender zahlen dagegen kontinuierlich weiter. Eine langfristige Betrachtung beider Betriebsarten erreicht nach einigen Jahren den Breakeven, danach kippt der Kostenvorteil zugunsten des Inhouse-Modells. "Die Lizenzkosten im SaaS-Betrieb sind ab dem sechsten oder siebten Jahr definitiv höher als die abgeschriebenen Kosten für die On-Premise-Lizenzen und Server sowie den laufenden Betrieb", meint auch Nikolaus Krasser, Vorstandsmitglied beim IT-Beratungshaus Pentos AG in München. "Gespart wird im SaaS-Modell in den ersten Jahren."

On-Premise-Kosten sind schwer kalkulkierbar

Doch auch diese Betrachtung wird einem belastbaren Kostenvergleich nicht gerecht, denn sie stellt Kapitalkosten (Capex = Capital Expenditures) und Betriebskosten (Opex = Operational Expenditures) gegenüber. In der Praxis kommt das einem Äpfel-Birnen-Vergleich nahe, weil sich die Rahmenbedingungen über eine lange Nutzungszeit ständig ändern.

Pentos-Vorstand Krasser verdeutlicht das am Beispiel eines großen deutschen Konzerns, in dem im Jahr 2005 die Entscheidung für eine neue HR-Software anstand. Zu dem Zeitpunkt war das SaaS-Angebot noch nicht so umfangreich und der Cloud-Erfahrungsschatz weder im Unternehmen selbst noch in den Beratungshäusern und im Markt sonderlich ausgeprägt. Der Konzern entschied sich daher für eine Lösung eines namhaften Herstellers im Eigenbetrieb. Weil die Verantwortlichen mit dem Anbieter einen ordentlichen Mengenrabatt aushandelten, orderten sie über 100.000 Lizenzen für sämtliche Mitarbeiter, obwohl schon eingangs klar war, dass der Rollout einige Jahre dauern würde und Nutzer erst nach und nach auf das neue System migriert werden konnten. Zu den Lizenzen addierten sich noch die üblichen Migrationskosten sowie die Anschaffung eines leis-tungsstarken Servers. Im Jahr 2010, so die ursprüngliche Planung, wären alle Einmalausgaben abgeschrieben, der Unterhalt des HR-Systems würde sich nur noch auf die Kosten für die Betreuung und Energie beschränken.

Es kam anders. Bereits 2006 traten erste Probleme auf, die Einführung dauerte länger als erwartet. 2007 konnten die ersten Anwender auf der Installation arbeiten, die Akzeptanz der Mitarbeiter blieb hinter den Erwartungen zurück. Später zeigte sich zudem, dass die Leistung des internen Netzes die große Nutzerzahl nicht bewältigen konnte. 2010 waren erst wenige tausend Anwender auf das System migriert. Zu allem Überfluss kündigte der Anbieter auch noch das Ende der Software an. "Der Hersteller ist ein Konzern, der seinen Kunden eine lange Übergangsphase einräumt, in dem Fall wird die Software wohl erst 2020 eingestellt", sagt Krasser. "Aber sobald ein Sunset-Datum genannt wird, fahren die Firmen üblicherweise ihre Investitionen in die Softwareentwicklung zurück, es gibt weniger Upgrades, und die Funktionalität bleibt hinter der von der Konkurrenz zurück." Insgesamt hatte das Projekt viele Millionen Euro verschlungen mit äußerst mäßigem Ertrag.

Die SaaS-Lösung punktet mit einer modernen Benutzeroberfläche

Schon während des Projekts entstand in der Fachabteilung der Wunsch nach einem alternativen Produkt. Die Fachkollegen hatten ihr Auge auf die Talent-Management-Lösung von SuccessFactors - inzwischen von SAP übernommen - geworfen, die ausschließlich im SaaS-Betrieb angeboten wird. Der Grund für das Interesse war die User-Schnittstelle, sie hatte eine moderne und benutzerfreundliche Anmutung. Die Lösung wurde im Jahr 2009 gegen den Willen der IT und der Berater eingeführt, die Experten hatten vor funktionalen Defiziten gewarnt. Die Einführung wurde zum Erfolg, weil die Lösung von den Anwendern akzeptiert wurde. Die ständigen Updates der Software haben zudem die funktionalen Lücken schnell gestopft. "2005 war die Entscheidung für den etablierten On-Premise-Hersteller betriebswirtschaftlich und technisch absolut richtig, man konnte damals nicht ahnen, dass man auf einen Zug aufgesprungen war, der mit Volldampf in die Sackgasse abbog", sagt Krasser.

Migrationskosten fallen in beiden Betriebsmodellen an

Die SaaS-Lösung hat sich unter dem Strich als günstiger und benutzerfreundlicher erwiesen, dennoch verwehrt sich der Berater gegen die gängige Meinung, im On-Premise-Modell entständen zwangsläufig hohe Migrations- und Anpassungkosten, während im SaaS-Betrieb die Installation quasi Plug-and-Play innerhalb weniger Tage oder Stunden erledigt sei. Die größten Aufgaben und damit auch Kosten entfallen in Softwareprojekten darauf, die Ist-Prozesse zu analysieren, die Sollabläufe zu definieren, die Software einzuführen und die Mitarbeiter zu schulen. Das sind Arbeiten, die in On-Demand- und statio-nären Umgebungen gleichermaßen anfallen. Die Cloud-Angebote erweisen sich oft nur deswegen als günstiger, weil die Anwender bereitwilliger Best-Practice-Abläufe akzeptieren und Sonderwünsche hintanstellen. "Doch das könnten On-Premise-Lösungen im Prinzip auch", meint Krasser. Wer vom Standard abweiche, zahle im Cloud- wie im On-Premise-Modell kräftig drauf.

Updates- und Release-Wechsel machen Lizenzsoftware teuer

Einen Vorteil bietet eine Cloud-Umgebung auch durch die zentrale Installation mit nur einem Applikationsbetrieb. Sämtliche Änderungen, Updates und Upgrades werden nur einmal im Data Center des Anbieters eingespielt und stehen dann allen Anwendern zur Verfügung. Das ist bisweilen lästig, da sich die Nutzer immer wieder mit Neue-rungen auseinandersetzen müssen. Immerhin können Anwender funktionale Erweiterungen und Anpassungen teilweise eine Weile aufschieben, aber Fehlerbehebungen und große GUI-Updates sind unumgänglich. So garantieren die Anbieter im Idealfall Zugriff auf eine stets aktuelle Software mit moderner Anwenderschnittstelle. Die Neue-rungen stehen oft ohne Aufpreis bereit und müssten streng genommen in einen Kostenvergleich mit einer On-Premise-Alternative Beachtung einfließen.

Wird Software im Unternehmen installiert, können die Kunden selbst entscheiden, ob sie Neuerungen einspielen oder Update-Zyklen überspringen möchten. Letzteres ist oft der Fall, allerdings geraten Firmen durch dieses Verhalten schnell einige Jahre in Rückstand, bevor ein Major-Update unumgänglich und teuer wird. Die Folge ist eine heterogene Landschaft mit vielen verschiedenen Release-Ständen selbst innerhalb von Unternehmen. Diese Vielfalt der Installationen wird auch für die Softwarehersteller zu einem kaum noch zu beherrschenden Problem, weil sie die vielen Migrationspfade ihrer Kunden berücksichtigen müssen.

Stetige SaaS-Aktualisierung fördert Effizienz und Akzeptanz

Die permanente Erneuerung der SaaS-Umgebung hat einen weiteren finanziellen Vorteil, der oft jedoch nicht in Heller und Pfennig zu beziffern ist. Die Modernität der Lösung und Oberfläche schafft Akzeptanz und folglich Effizienz, denn nur eine optimal genutzt Software kann die gewünschte Produktivitätsverbesserung auch tatsächlich gewährleisten. SaaS-Management-Konsolen verschaffen den Anwenderunternehmen Transparenz darüber, wie gut die Software von ihren Nutzern angenommen wird. Ist die Akzeptanz schlecht, sollte die SaaS-Lizenz gekündigt und durch Alternativen ersetzt werden. "Die SaaS-Anbieter stehen damit unter dem Druck, ihre Software so zu gestalten, dass sie wirklich nutzbar ist. Das tun sie in der Regel auch, und das sieht man den Angeboten dann an", sagt Experton-Berater Janata.

Nur die Public Cloud verspricht bedeutsame Kostenvorteile

Die genannten Kostenvorteile stellen sich in der beschriebenen Form nur in Public-Cloud-Angeboten ein. Für sie müssen Anwender keine Softwarelizenzen erwerben, sie garantieren stetige Updates durch die Anbieter, und sie gewährleisten, dass Unternehmen nur für solche Ressourcen zahlen, die sie auch tatsächlich verbrauchen. "SaaS bedeutet immer Public Cloud. Alles andere ist Hosting von On-Premise-Lösungen. Wählt man diesen Weg, spart man sich allenfalls Infrastrukturkosten, muss aber dennoch Softwarelizenzen kaufen und bereitstellen", winkt Janata ab. Das Sparpotenzial sei dann gering.

Nicht für alle IT-Funktionen stehen aber öffentliche SaaS-Angebote bereit. Selbst im populären ERP-Segment hat die Experton Group in ihrer jüngsten Erhebung lediglich sechs Cloud-Angebote für deutsche Kunden gezählt. Zudem besteht in vielen Unternehmen auch gar nicht die Notwendigkeit, vorhandene Installationen zu ersetzen und teure SaaS-Migrationsprogramme zu starten, solange die internen Installationen und Applikationen den Nutzern genügen. "Diskussionen um Cloud-Alternativen entzünden sich zwischen Fach- und IT-Abteilungen immer dann, wenn die Anwender mit dem Gebotenen unzufrieden sind. Gibt es funktionale und qualitative Defizite, hat die IT keine Chance, sich erfolgreich gegen SaaS-Alternativen zu stemmen", beobachtet Pentos-Vorstand Krasser. In solchen Fällen ordern die Fachbereiche SaaS-Services auch deshalb ohne Rücksprache mit der zentralen IT, damit sie diese in ein Change-Projekt zwingen können. Verweise auf SaaS-kritische Erhebungen etwa von McKinsey und Gartner sind in dieser Situation nur noch stumpfe Waffen im Rückzugsgefecht. Zumal auch Gartner in seiner BI-Studie betont, dass das SaaS-Modell auf Dauer die günstigere Betriebsart ist.

von Joachim Hackmann, jhackmann@computerwoche.de (Computerwoche / rb)

Kostenvergleich Exchange Server 2010 und Microsoft Office 365

Art der Anschaffung

Produkt

Preis (zuzüglich MwSt.)

Betrieb eines Exchange Server 2010 vor Ort

Neuer Server

HP ProLiant DL380 G7, 12 GB RAM, zwei 146-GB- und vier 300-GB-Festplatten, redundante Stromversorgung, 36 Monate Vor-Ort-Garantie

4000 Euro

Windows-Server-Lizenz

Windows Server 2008 R2 plus fünf CAL (Client Access Licences)

500 Euro

Windows Server CAL

15 weitere CAL

500 Euro

Exchange Server 2010

Exchange-Lizenz

800 Euro

Exchange-Server-Lizenzen

20 weitere CAL

1200 Euro

Mail-Archivierungssoftware

Mailstore

680 Euro

Windows-Lizenz für Archiv-Server

Windows Server 2008 R2

500 Euro

Backup-Hardware

externes HP-LTO3-SAS-Laufwerk

1700 Euro

Backup-Software

Microsoft Data Protection Manager

600 Euro

USV

1000VA USV

350 Euro

SSL-Zertifikat

Zertifikat für den Exchange

100 Euro

Dienstleistung

Installation und Einrichtung der Umgebung

2000 Euro

Virenschutz

SonicWALL TZ 100 Total Secure (ein Jahr)

400 Euro

Summe

13.330 Euro

Nutzung von Office 365

Exchange-Online-Lizenzen

Microsoft Office 365, Kosten Exchange Online P2 (monatlich)

180,00 Euro

Mail-Archivierung

Archivierung der Mail in der Cloud (monatlich)

71,40 Euro

Dienstleistung

Installation und Einrichtung der Umgebung

1500,00 Euro

Summe (erster Monat)

1751,00 Euro

Summe (laufende Kosten)

251,00 Euro

Capex oder Opex - eine sinnvolle Debatte?

Die Debatte um die Wirtschaftlichkeit von Cloud Computing läuft häufig auf den Capex-Opex-Vergleich hinaus. Dabei stehen die Investitionskosten (Capital Expenditure = Capex) von hausinternen Installationen den regelmäßigen Zahlungen an externe Provider für den IT-Betrieb (Operational Expenditure = Opex) gegenüber. Während Investitionskosten nach wenigen Jahren abgeschrieben sind, laufen die monatlichen Lizenzkosten für ein SaaS-Abo weiter, übersteigen also irgendwann die Anschaffungskosten eines On-Premise-Betriebs.

Diese Debatte hält Bernard Golden, CEO der auf Virtualisierungslösungen spezialisierten Consulting-Firma Hyperstratus, für verfehlt: "Hinter dem Capex- und Opex-Vergleich steht die strategische und nur schwer zu beantwortende Frage nach der Zukunft der IT: Wollen Unternehmen Betreiber und Eigentümer einer IT samt den dafür erforderlichen Anlagen sein? Oder wollen sie IT auf Anlagen und Installationen betreiben, die externen Providern gehören?", fragte er in der amerikanischen CW-Schwesterpublikation "CIO.com".

Vielen IT-Managern, so unterstellt Golden, geht es um das Prestige. Immer noch verleihen IT-Anlagen im Wert von mehreren hundert Millionen Dollar und viele Mitarbeiter dem IT-Verantwortlichen Bedeutung, mehr jedenfalls als die Betreuung eines externen Providers. Diese Beobachtung kann Nikolaus Krasser, Vorstandsmitglied der Pentos AG, bestätigen: "Ich glaube nicht, dass ein CIO im Kollegenkreis Eindruck machen kann, wenn er beispielsweise vier SaaS-Plattformen nutzt. Das kommt erst noch."

Ähnlich wie seinerzeit das Outsourcing empfinden manche IT-Beschäftigte heute die Cloud als Bedrohung. Sie fürchten den Verlust von Arbeit und Bedeutung, sehen aber nicht die neuen Aufgaben. Das können etwa Schnittstellenfunktionen, Migrations- und Integrationsprojekte sowie Reporting und Analyse von SaaS-Installationen sein. Um diesen Veränderungen vorzubeugen, argumentieren manche mit den angeblich höheren Kosten in der Cloud. Der Konflikt mit den Fachbereichen ist dann unausweichlich, denn die Nutzer interessieren sich selten für Kosten. Sie achten auf Usability, Funktionen und Best Practices.