Vor zehn Jahren gründete Sven Frings einen IT-Dienstleistungsbetrieb in Düsseldorf. Mittlerweile beschäftigt die Frings Datacom GmbH 170 Mitarbeiter und setzt rund elf Millionen Euro jährlich um. Aufgrund dieses Wachstums musste das Unternehmen die Landeshauptstadt verlassen und residiert nun im benachbarten Hilden. Eine Niederlassung in Frankfurt ist auch schon bezogen.
Von Anfang an konzentrierte sich die Firma auf die Bereiche Netzwerke und Telekommunikation. Schnell erwarb man das dafür notwendige Know-how. "Heute gewinnen wir jede Ausschreibung, wenn es um Voice over IP geht", sagt Vertriebsleiter Christian Sohn. So bestand auch Frings Datacom die Prüfung bei der P.J. Dahlhausen & Co. GmbH. Der Hersteller von chi-rurgischen Instrumenten wollte nämlich seine ein wenig in die Jahre gekommene analoge Telefonanlage ersetzen.
Da wollte man gar nicht erst mit ISDN anfangen und setzte sogleich auf die Nachfolgetechnologie Voice over IP (VoIP). Ende Mai dieses Jahres beauftragten die Kölner die WBR Team Consult GmbH mit der Durchführung der dazugehörigen Ausschreibung. Und alle großen Anbieter nahmen daran teil. Gewonnen hat aber nicht Siemens, Alcatel oder Cisco, sondern eben Frings Datacom mit dem eigenen auf der Swyx-Software basierenden VoIP-Server.
"Die Verhandlungen zogen sich allerdings in die Länge. Ständig wurden weitere Anforderungen an das System hinzugefügt", erinnert sich Sohn an das Prozedere. Schließlich konnte sich aber der Swyx-Partner durchsetzen und im September bei Dahlhausen die Arbeit beginnen.
Exzellent vorbereiteter Kunde
"Was die vorhandene IT-Infrastruktur betrifft, so fanden wir bei Dahlhausen fast paradiesische Zustände vor", so der Frings-Datacom-Vertriebsleiter. "Strukturierte Verkabelung, ein komplett geswitchtes Netz und USB-Schnittstellen an jedem Arbeitsplatz, mehr kann man fast nicht erwarten", lobt Sohn seinen Kunden. Und auch der dortige Systemadministrator Klaus Schüler hat offenbar ganze Arbeit geleistet. "Alle Etagen waren mit Kupferkabeln ausgestattet, sodass beispielsweise die Power-over-LAN-Option möglich war." Weitere Investitionen in die Netzwerkinfrastruktur waren nicht notwendig.
Solcherart gut vorbereitet, reduzierte sich auch der Aufwand des VAR erheblich: "Die ursprünglich angesetzten Kosten für die Implementierung konnten wir von 16.000 auf 8.000 Euro glatt halbieren." Doch Sohn ist nicht traurig darüber: "Es ist doch besser, wenn der Kunde Geld sparen kann, aber uns dafür treu bleibt und in ein paar Jahren wieder etwas Neues bestellt."
Nach zwei Wochen war alles vorbei
Insgesamt dauerte die Installation der VoIP-Anlage bei Dahlhausen nur zwei Wochen. Kernstück des Systems bildet der von Frings Datacom assemblierte Standardserver, der mit zwei Intel-CPUs, einem Raid-System und redundant ausgelegter Spannungsversorgung mit USV ausgestattet ist. Auf diesem Rechner läuft die eigentliche Swyx-Software "Swyxware" - unter Windows 2000. Außerdem hängt am VoIP-Server noch ein Gateway, das für die eigentliche Verbindung des internen Ethernet-Netzwerkes mit dem Telefonnetz der Deutschen Telekom (PSTN/Public Switched Telephone Network) sorgt.
Zwei Mitarbeiter bei Dahlhausen erhielten Headsets, also Kopfhörer mit integrierten Mikrofonen, 30 bedienen sich der Handgeräte (siehe Foto oben). Damit telefonieren sie nun direkt von ihren PCs aus. An die Arbeitsplatzrechner angeschlossen wurden diese Geräte über die USB-Schnittstelle beziehungsweise die Soundkarte. Die eigentliche Kommunikation erfolgt dann über das interne Datennetzwerk. Zwölf Anwender entschieden sich für analoge Mobilgeräte, weitere zwölf wählten die klassisch geformten IP-Tischtelefone von Swyx. Diese werden einfach an das Ethernet angestöpselt. Somit braucht der Kunde kein eigenes Telefonnetzwerk mehr.
Gesteuert wird die VoIP-Anlage bei Dahlhausen, wie schon erwähnt, von Swyxware. Diese Serversoftware lässt sich bequem mithilfe von Microsofts "Management-Konsole" verwalten, was den Systemadministrator insoweit entlastet, als er sich nicht in eine neue Software einarbeiten muss. In dem speziellen Projekt musste der Kunde dafür rund 20.000 Euro bezahlen. Auch dies ist bei fast 100 Anwendern kein schlechter Preis, denn laut Swyx-Preisliste sind pro Client üblicherweise 300 Euro an Lizenzgebühren fällig. Am teuersten erwies sich hierbei noch die Hardware: Die Anschaffungskosten für den VoIP-Server und das PSTNGateway betrugen etwa 20.000 Euro, die Endgeräte inklusive zwölf analoger Faxmaschinen schlugen mit rund 15.000 Euro zu Buche.
Vorteile von VoIP
Die Swyx-Software bietet Funktionen, die mit einer herkömmlichen Telefonanlage nicht so einfach realisierbar sind. So lassen sich damit für jeden Ansprechpartner im Unternehmen genaue Regeln festlegen, wer ihn anrufen darf, wann und wo Sprachnachrichten zu hinterlegen sind, falls er mal nicht anwesend sein sollte. Ferner kann der Systemadministrator bestimmen, wer diesen Mitarbeiter in dringenden Fällen auf seinem Mobiltelefon erreicht.
Und auch jeder Anwender selbst ist in der Lage, seine Anrufoptionen zu ändern. Geht er beispielsweise in Urlaub, kann er alle bei ihm ankommende Anrufe zu seinem Vertreter umleiten. Falls er mit Hilfe seines Headsets über den PC telefoniert, vermag der User ferner seine Bedienoberflächen individuell zu verändern.
Durch die Zusammenlegung des Datentransports mit der Sprachkommunikation entstehen neue Möglichkeiten des Informationsaustauschs. Eine davon bildet beispielsweise das so genannte "Application Sharing", wovon auch die Dahlhausen-Mitarbeiter nun regen Gebrauch machen sollen. Dabei können zwei Telefongesprächspartner über die gleiche Leitung auch Powerpoint-Präsentationen und andere Dokumente miteinander teilen. Auch das Mitschneiden von Telefongesprächen geht auf der bekannten PC-Plattform viel leichter von der Hand als mit einem kryptischen Menü eines konventionellen Telefonapparats.
Von der Funktionsvielfalt überwältigt
Bei der Belegschaft der P. J. Dahlhausen GmbH stieß diese Funktionsvielfalt erst einmal auf eine Portion Skepsis. "Nach der Implementierung zeigten sich die dortigen Mitarbeiter zunächst sehr überrascht, dass bei ihnen ständig das Telefon klingelte", erinnert sich Sohn. "Bisher waren sie einfach viel zu oft für ihre Kunden nicht erreichbar." Doch nun stellt die Vermittlungssoftware von Swyx sicher, dass kein Anrufer lange in der Warteschleife bleiben muss.
So ist der Arbeitsdruck für die Kundenberater der Kölner Krankenhausausstatters erst einmal fühlbar gestiegen. "Doch die Akzeptanz des Kunden gegenüber dieser neuen Technologie steigt", bemerkt der Vertriebsleiter des Swyx-Partners. Und Dahlhausen will weiter in Voice over IP investieren. Über eine gesicherte Internetverbindung, also ein VPN (virtuelles privates Netz), möchte das Unternehmen seine Niederlassung in Ostdeutschland an die Zentrale in Köln auch telefonisch anbinden. Weiteres Geschäft für Frings Datacom steht somit in Aussicht.
www.swyx.de
www.dahlhausen.de
www.frings-datacom.de
ComputerPartner-Meinung:
Dass Swyx mit seinem Partner Frings Datacom Größen wie Cisco, Siemens oder Alcatel aus dem Feld schlagen konnte, verdient Beachtung. Und mit Investitionskosten von 66.000 Euro ist der Kunde wahrlich nicht schlecht gefahren, wenn man bedenkt, dass mehr als 100 Mitarbeiter vom analogen Telefonnetz auf VoIP-Technologie umgestellt wurden. (rw)
Solution Snapshot
Kunde: P. J. Dahlhausen & Co. GmbH, Emil-Hoffmann-Str. 53, 50996 Köln
www.dahlhausen.de, Ansprechpartner: Klaus Schüler, Systemadministrator
Tel.: 02236 3913-0, Fax: 02236 3913-109
E-Mail: info@dahlhausen.de
Problemstellung: Ersatz der vorhandenen analogen Telefonanlage gegen eine VoIP-Lösung. inkl. Features wie VoiceMail, CTI, ACD usw. zur Verwendung vorhandener IT-Infrastruktur und späterer Kopplung abgesetzter Standorte
Lösung: Hardware: hochredundanter Intel-basierter VoIP-Server - assembliert durch Frings Datacom, Endgeräte von Swyx (Tisch - und Handtelefone sowie Headsets)
Software: Swyxware unter Windows 2000
Netzwerk-Infrastruktur: von Hewlett-Packard (war bereits vorhanden)
Lieferant: Swyx Communications AG, Joseph-von-Fraunhofer-Str. 13a, 44227 Dortmund
www.swyx.de, Ansprechpartner: Dr. Ralf Ebbinghaus, Vorstand Marketing und
Vertrieb, Tel.: 0231 4777-0, Fax: 0231 4777-444
E-Mail: ebbinghaus@swyx.com
VAR: Frings Datacom GmbH & Co. KG, Kleinhülsen 42, 40721 Hilden
www.frings-datacom.de, Ansprechpartner: Christian Sohn
Tel.: 02103 5877-19, Fax: 02103 58 77-30
E-Mail: christian.sohn@frings-datacom.de
Consulting-Unternehmen: WBR Team Consult GmbH, Augustinusstraße 11d, 50226 Frechen, www.wbr.de
Ansprechpartner Albin Richard, Tel.: 02234 95570-0, Fax: 02234 95570-70
E-Mail: info@wbr.de
Kontaktaufnahme: durch Ausschreibung
Verhandlungsdauer: vier Monate
größte Herausforderung: Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Swyxware-Telefonielösung.
unerwartete Schwierigkeiten: anfänglich mangelnde Akzeptanz der Anwender gegenüber der VoIP-Technik und dem dazugehörigen Leistungsumfang
Implementierungsdauer: 14 Tage
aufgew. Mannstunden (VAR): zirka 40
Kostenumfang des Projekts: zirka 66.000 Euro
Verhältnis Hardware/ Software/Dienstleistung: 57%/30%/13%
Service- und Wartungsverträge: Servicevertrag für eine Laufzeit von zehn Jahren abgeschlossen. So lange hat sich Frings Datacom verpflichtet, den Telefonbetrieb aufrechtzuerhalten.
Schulung: Einzelne Anwender wurden zum Teil indviduell in den Umgang mit der Software eingewiesen. Da Swyxware durch den Systemverwalter des Kunden, Klaus Schüler, selbst administriert wird, waren lediglich Schulungen der Anwender notwendig. Sie wurden kurz in die Bedienung der Benutzereinstellungen und der Call-Routing-Funktionalitäten eingewiesen.
Benefit für Kunden: Kein eigenes internes Telefonnetz muss nun gepflegt werden. Diese Aufgaben übernimmt der Netzwerkadministrator zusätzlich. Anwender erhielten erweiterte Möglichkeiten der Anrufweiterleitung sowie neue Funktionen zur Einbindung von bestehenden Applikationen in die Sprachkommunikation. Durch eine intelligentere Anrufsteuerung ist Dahlhausen nun für seine Kunden und Vertriebspartner telefonisch besser erreichbar. Investitionen in die Datennetzwerk-Infrastruktur wirken sich unnmittelbar positv auf die Telefonie aus. Eine Niederlassung lässt sich via VPN auch telefonisch anbinden.
Benefit für VAR: Weitere Folgegeschäfte sind möglich, etwa bei der Anbindung der ostdeutschen Niederlassung des Kunden; engeres Vertrauensverhältnis zum Kunden bereits nach diesem ersten Projekt; neue Referenz; gelungenes Projekt aufgrund der exzellenten Vorbereitung des Kunden.