Im November des vergangenen Jahres leitete Tobit Software eine Kundenanfrage an seinen Partner, die Cosynus GmbH, weiter. Der Interessent war Mitralux Belgium S.A., ein Hersteller von Designlampen. Dessen Dienstleistungsportfolio reicht von der Ausarbeitung von Beleuchtungsplänen, über Studien und Konzeption bis hin zur kompletten Realisierung von architektonischen Lösungen. Da es sich bei Mitralux um ein kleines Unternehmen mit etwa 50 Mitarbeitern handelt, war relativ früh klar, dass dieser Kunde sehr sparsam mit seinen Investitionen in neue IT-Infrastruktur umgehen würde.
In den zwei Monate währenden und ausschließlich per Telefon geführten Verhandlungen mit der Cosynus GmbH einigte man sich darauf, die komplette Software remote zu installieren, das heißt, das Ganze sollte ohne persönliche Anwesenheit des Dienstleisters in Belgien stattfinden. "Wir haben den Kunden nie zu Gesicht bekommen", erinnert sich Michael Reibold, Geschäftsführer des Darmstädter Tobit-Partners. "Es war die erste Installation einer Unified-Messaging-Lösung, die wir komplett remote durchgeführt haben", so Reibold. Auf diese Weise hat sich Mitralux nicht unerhebliche Reisekosten und Spesen gespart, die bei einer Implementierung vor Ort angefallen wären.
Kunde war mit Tobit-Software vertraut
Erleichtert hat die Ferninstallationsprozedur die Tatsache, dass der belgische Kunde bereits Tobits PC-Fax-Lösung "Faxware" im Einsatz hatte. Den Anwendern war die Benutzeroberfläche der Software also schon bekannt, sodass sie die neu zu installierende Applikation rasch akzeptieren sollten.
Bei dem Projekt mit Cosynus ging es darum, auch aus SAP R/3 direkt Faxe oder E-Mails zu verschicken. "Wir wollten Unified-Messaging-Funktionalität in un-serem SAP-System implementieren", lautete die Vorgabe von Phillip de Saint-Georges, Geschäftsführer bei Mitralux. Denn nur dann war in seinen Augen eine schnelle und individuelle Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern gewährleistet. Nach diversen Sondierungen im Umfeld von SAP-Kommunikationslösungen in Belgien und dem benachbarten Ausland entschieden sich die Belgier doch für die Software der Darmstädter. "Grund war das sehr gute Preis-Leistungs-Verhältnis", so de Saint-Georges.
Außerdem genügte die Cosynus-Lösung genau dem Anforderungsprofil der Belgier. Und in der Tat offeriert der Tobit-Partner mit seiner Unified-Messaging-Suite für SAP ein komplettes Kommunikationssystem für die ERP-Software des Marktführers. Das auf Tobits "David" basierende "Cosynus Mail Gate for SAP" besteht aus den Modulen "Fax", "SMS" und "Mail". Sie alle wurde nun bei Mitralux installiert, auch wenn die Mitarbeiter in Belgien lediglich E-Mails und Faxe aus SAP versenden. Der Empfang von Anfragen ist im dortigen ERPSystem noch nicht vorgesehen, auch die Kommunikation via SMS bleibt noch Zukunftsmusik. "Dennoch haben die Belgier un-sere vollständige SAP-Kommunikations-Suite erworben", wundert sich der Cosynus-Geschäftsführer ein wenig. Er kann sich aber vorstellen, dass Außendienstmitarbeiter später via Handy mit dem SAP-System kommunizieren könnten.
Denn das Cosynus-System ist ohne weiteres in der Lage, diese Schnittstellen zur Verfügung zu stellen. Durch die Integration der Unified-Messaging-Funktionen von Tobits "David" ist derartige Kommunikation innerhalb des SAP-Systems möglich. Dabei verteilt "Cosynus Mail Gate for SAP" die Nachrichten, egal ob E-Mail, Fax oder Sprachbotschaft, auf verschiedene Kommunikationsserver und ist laut dem Tobit-Partner gut skalierbar. Entsprechend dem Nachrichtenaufkommen kann die Software auf einem oder auch mehreren Windows-2000-Servern installiert werden. Außerdem vermag die Lösung mit mehreren SAP-Systemen zu kommunizieren, auch wenn diese geografisch voneinander getrennt sind.
Mit Unified Messaging alles auf einer Benutzeroberfläche
Für den einzelnen Anwender arbeitet das Ganze transparent, das heißt, die von ihm verschickten Nachrichten erscheinen auf seinem Workplace. Aber auch die empfangenen Botschaften können direkt dorthin transportiert werden. Dabei liest der Tobit David Server die ankommenden Faxe oder E-Mails selbst ein und verschickt sie weiter an das SAP-System. Anhand der unternehmensinternen Verteilregeln und Benutzerkennungen können all diese Nachrichten direkt den einzelnen SAP-Benutzern persönlich zugestellt werden. Setzt der Kunde das Tobit Infocenter als Benutzeroberfläche für die Kom-munikation ein, kann er auch darin den Nachrichtenverkehr des SAP-Systems überwachen.
Die kundenspezifische Anpassung der Lösung hielt sich in Grenzen: "Wir mussten lediglich die Mandantennummern der Belgier in unsere Software übernehmen", erinnert sich Reibold. Über diese Nummern identifiziert das SAP-System Kunden und Lieferanten und kann so deren Stammdaten aufrufen. Ansonsten muss-te Cosynus kein weiteres "Customizing" mehr vornehmen; die Lösung stand nun zur Installation in den Mitralux-Werken bereit.
"Wir schickten lediglich eine CD nach Belgien, damit nicht allzu viele Daten online übertragen werden mussten. Im Prinzip hätten wir aber die komplette Software von Darmstadt aus aufspielen können", da ist sich Reibold ganz sicher.
Um Zeit und Online-Kosten zu sparen, startete ein Mitarbeiter den Installationsvorgang in Belgien. Von da an aber steuerte ein Cosynus-Techniker über eine gesicherte Internetverbindung alle weiteren Arbeiten. Hierzu nutzte der Dienstleister die bewährte "PC Anywhere"-Remote-Kontroll-Software von Symantec. Der Ins-tallationsvorgang nahm nach Aussagen von Reibold insgesamt vier Stunden in Anspruch und hat auf Anhieb geklappt.
Zwei weitere Stunden lang wies der Cosynus-Mitarbeiter die belgischen Anwender in die Lösung ein, und danach war im Prinzip die Implementierung gelaufen. "Es gab lediglich ein bis zwei Anfragen in der ersten Woche nach der Inbetriebnahme des Systems", erinnert sich Reibold.
Lizenzkosten vertretbar, Service bezahlbar
Den belgischen Leuchtkörperhersteller kostete das Unified-Messaging-Projekt insgesamt 15.000 Euro. Zwei Drittel davon gab Mitralux für Software-Lizenzen aus, den Rest für die von Cosynus erbrachten und noch zu erbringenden Services.
Denn diese umfassen nicht nur die kundenspezifische Anpassung, Installation und erste Schulung, sondern beinhalten auch noch einen Software-Pflegevertrag für die Dauer eines Jahres nach der Produktivstellung des Systems. Darin eingeschlossen sind aktualisierte Versionen der Cosynus-Software, ferner Tobits Patches für Faxware.
Für den Darmstädter Dienstleister bedeutete das vorliegende Projekt in zweierlei Hinsicht Neuland: Mitralux war der erste Kunde in Belgien, und zum ersten Mal installierte der Tobit-Partner seine Software komplett im Remote-Verfahren.
www.tobit.de
ComputerPartner-Meinung
Seit Inkrafttreten der politischen Einheit der Europäischen Union müssen alle Ausschreibungen europaweit erfolgen. Meist werden dann doch aber lokale Anbieter berücksichtigt. Das vorliegende Projekt ist hier eine rühmliche Maßnahme. Ein Darmstädter Dienstleister installierte seine Software in einem belgischen Unternehmen. Und was die Angelegenheit noch interessanter macht, ist die Tatsache, dass das Ganze komplett aus der Ferne (remote) durchgeführt wurde, das heißt, Kunde und Anbieter haben sich bis heute nicht persönlich getroffen. Im Zuge der begrenzten Budgets für IT-Investitionen ist dieses Vorgehen nachahmenswert. Allerdings sollte es vorher getestet werden, denn nichts wäre schlimmer, als dem Kunden zu versprechen, alles ferngesteuert zu machen, und dann doch noch bei ihm persönlich vorstellig zu werden. (rw)
Solution Snapshot
Kunde: Mitralux Belgium S.A., Klein Bijgaardenstraat 45, 1600 Sint-Pieters-Leeuw Belgien, www.mitralux.net; Ansprechpartner: Phillip de Saint-Georges Tel.: 0032 02 3779124, Fax: 0032 02 3783714, E-Mail: info@mitralux.net
Problemstellung: In einer heterogenen Systemumgebung sollte ein Unified-Messaging-System ans SAP-R/3-System angebunden werden. Aus Kostengründen wurde die gesamte Installation remote durchgeführt.
Lösung: Tobit David, SAP R/3, "Cosynus Unified Messaging for SAP" zur Verbindung von SAP und Tobit in einer Windows-Umgebung.
VAR: Cosynus GmbH, Heidelberger Straße 44, 64285 Darmstadt Michael Reibold, Geschäftsführer, Tel.: 06151 9448110, Fax: 06151 9448500 E-Mail: mr@cosynus.de
Kontaktaufnahme: Lead-Weitergabe von Tobit
Verhandlungen: zwei Monate, ausschließlich telefonisch geführt
größte Herausforderung: Aus Kostengründen sollte die Installation und Einführung remote erfolgen.
Implementierungsdauer: ein Manntag
aufgewendete Mannstunden (VAR): zwölf Mannstunden
Kostenumfang des Projekts: rund 15.000 Euro
Verhältnis Hardware/Software/Dienstleistung: Software 65 Prozent, Dienstleistung 35 Prozent, Hardware wurde durch den Kunden selbst beschafft.
Service- und Wartungsverträge: Ein Softwarepflegevertrag mit einer Laufzeit von einem Jahr, die Leistungen werden von Cosynus selbst erbracht.
Schulung: Keine separate verkauft; die Lösung beinhaltete eine zweistündige Einweisung, die ebenfalls remote vorgenommen wurde.
Benefit für Kunden: Mit der Cosynus-Lösung kann der Kunde ab sofort alle Unified-Messaging Funktionen von Tobit nicht nur in Windows-Applikationen, sondern auch im SAP System nutzen. Damit ist Mitralux in der Lage, nun schneller mit seinen Kunden, Lieferanten und Partnern zu kommunizieren. Er konnte die Kundenzufriedenheit erhöhen, Services verbessern, und seine Mitarbeiter arbeiten effektiver.
Benefit für VAR: Mit dem Projekt ist der Markteintritt für Cosynus in Belgien erfolgt. Gleichzeitig war es die erste Installation der Lösung, die komplett von der Basis aus remote vorge nommen wurde. Der VAR hat Mitralux als Referenzkunden für Belgien gewinnen können. Mittlerweile bietet Cosynus die Remote-Installation als Standard Einführungsvariante an und hat bereits eine weitere Lösung komplett remote installiert - bei einem deutschen Kunden.