MÜNCHEN: Wenn die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut, ist das Chaos im Büro programmiert. Mit dem Korrespondenz-Manager "Organice 2.1" hat sich die Bit by Bit Software AG vorgenommen, dies zu verhindern. Das Programm erfaßt den gesamten Postein- und -ausgang. Sie verknüpft und verwaltet Briefe, Faxe, Telefonate oder E-Mails. Danach stehen die Daten auf Abruf bereit. Organisation ist alles, dachte sich ComputerPartner, und nahm das Programm näher unter die Lupe.So hoch kann das Regal eines Händlers gar nicht sein, als daß sich die Umverpackung im schlichten Layout bei einem Fall in die Tiefe Schrammen zuziehen könnte. Auch die zusätzlichen Stützkartonagen, die Handbuch und CD-Rom schützen, sind offensichtlich für die Ewigkeit gemacht.
Das klar strukturierte, 352 Seiten umfassende Handbuch verdient ein Lob, denn Text und Grafiken sind gut aufeinander abgestimmt. Dort sind auch die Systemvoraussetzungen zu finden: lächerliche zwei Megabyte Hauptspeicher sowie wahlweise die Betriebssysteme Windows 3x, 9x, NT Workstation oder Server ab Version 3.51. Zudem läuft das Programm auf allen von Microsoft unterstützten Netzwerken. 32-Bit-Microsoft-Clients sind ebenfalls möglich. Zum Telefonieren beziehungsweise zur Anruferkennung sind entweder eine Telefonanlage oder eine ISDN-Karte mit Tapi-Funktion oder ein Hayes-kompatibles Modem notwendig. Zudem sollte der E-Mail-Briefkasten kompatibel zu Microsofts Mapi sein.
Organisationslose bekommen nach der problemlosen Installation einen Schock, denn auf der Software-Oberfläche buhlen zehn Fenster um die Gunst des Nutzers. Zudem reißt der "Organice-Alarm" Schlafende beim Programmstart unsanft aus ihren Träumen. Er weist mit schrillem Klingeln (Soundkarte und Lautsprecher natürlich vorausgesetzt) darauf hin, welche Termine versäumt wurden.
Das Credo der Software heißt: Automatisierung in der Dokumentenverwaltung führt zu Transparenz und Effizienz. In diesem Sinne erfaßt, verknüpft und strukturiert die Software alle Informationen, die ins Büro kommen oder es verlassen.
Allwissende Software
Wer freut sich nicht, wenn man sich an ihn erinnert? Das gilt auch bei Telefonaten. Die Software stopft Gedächtnislücken. Bei einem Telefonanruf öffnet sich ein Dialogfeld. Ein Menüfenster zeigt die Nummer, auf Wunsch aktiviert das Programm automatisch den kompletten Datensatz des Anrufers. Neben Standardinformationen wie Adresse oder Ansprechpartner stehen die bisherige Korrespondenz, Telefonnotizen oder Informationen über laufende Projekte direkt zur Verfügung. Man weiß sofort, mit wem man es zu tun hat, und kann entsprechend darauf reagieren.
Ohne die heiß geliebte Datenerfassung geht auch bei Organice nichts. Insofern verdient ein Feature besondere Erwähnung: Das Programm erkennt E-Mails anhand der Adresse und fügt die elektronische Post selbständig in die entsprechende Korrespondenzdatei des Absenders ein. Etwas aufwendiger gestaltet sich der Arbeitsablauf bei Papierdokumenten. Dabei kommt das Software-Modul "Orgscan" zum Einsatz. Mit seiner Hilfe läßt sich traditionelle Post einscannen. Danach steht auch diesen altehrwürdigen Informationen die zentrale Datenbank offen.
Alte Datenbestände werden von dem System übernommen. Einzige Voraussetzung: Sie sollten kompatibel zu "X-Base" sein. Generell ist das Programm frei konfigurierbar. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die Datenbank selbst, Dokumentenvorlagen oder um Eingabemasken handelt. Der Hersteller betont, daß dafür keine Programmierkenntnisse notwendig sind.
Bit by Bit setzt ausschließlich auf den indirekten Vertrieb. Die "Organice-Solution-Händler" bilden das bundesweite Kernstück des Vertriebskonzepts. 3.950 Mark sind notwendig, um sich zertifizieren zu lassen. Dieses Angebot nahmen bis jetzt rund 80 Wiederverkäufer in Anspruch und erhielten dafür ein Grundpaket mit zehn Testversionen ohne Lizenzen, die für zwei Benutzer und maximal 100 Datensätze ausgelegt sind. Sie lassen sich durch den Erwerb entsprechender Lizenzen vom Endkunden beliebig erweitern.
Eine Händlerlizenz mit einer Vollversion für zwei Plätze ist ebenso inklusive wie eine zweitägige Schulung in den eigenen Räumen, kostenloser technischer Support, gegebenenfalls Zuschüsse für Werbeaktionen, Teilnahme an Messeauftritten sowie die klassischen Werbematerialien. Nicht zuletzt gibt es für die Händler grundsätzlich 30 Prozent Rabatt, unabhängig vom Produkt. Nicht zertifizierte Händler müssen sich mit 20 Prozent und einfachen Werbebroschüren zufriedengeben. (mm)
Organice von Bit by Bit: Schluß mit dem Datenchaos im Büro.