Bei der Nutzung von E-Mails am Arbeitsplatz sind aus Sicht des Arbeitgebers folgende Gesichtpunkte zu beachten und rechtlich zu bewerten:
- Soll dem Mitarbeiter die private Nutzung des E-Mail-Anschlusses erlaubt sein?
- Bedeutet eine private Nutzung eines E-Mail-Anschlusses, dass beim Einsatz von Spam-Filtern gesonderte Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter abgeschlossen werden müssen? Es wird diskutiert, ob der nicht abgestimmte Einsatz von Spam-Filtern und die Gefahr der Löschung von privaten E-Mails eine Verletzung des Briefgeheimnisses gemäß § 202 StGB, ein Ausspähen von Daten gemäß § 202 a StGB oder eine Verletzung des Fernmeldegeheimnisses gemäß § 206 StGB ist.
- Es ist zu prüfen, welche Archivierungspflichten bei E-Mails bestehen. Nach dem Handelsgesetzbuch sind Handelsbriefe entsprechend aufzubewahren und zu archivieren. Nach der zurzeit geltenden Rechtsauffassung sind E-Mails juristisch als Handelsbriefe einzuordnen.
- Es ist in einer Vereinbarung mit dem Mitarbeiter festzuschreiben, welche Vertretungsmacht nach außen besteht. Häufig werden in der Praxis der Vor- und Zuname des Mitarbeiters in Verbindung mit der jeweiligen Internetadresse des Arbeitgebers für die Kommunikation genutzt. Dabei ist für einen Vertragspartner nicht ohne weiteres ersichtlich, welchen Umfang eine Bevollmächtigung des Mitarbeiters hat. Bei regelmäßigen Kontakten mit Geschäftspartnern empfiehlt sich eine Klarstellung. Parallel dazu sollte im internen Rechtsverhältnis die Vertretungsmacht beschrieben werden.
Rechtsanwalt Thomas Feil