Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (BITKOM) hat einen Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltungen herausgeben. Die Broschüre erläutert die rechtlichen Anforderungen der digitalen Betriebsprüfung und stellt Technologien zur Datenspeicherung vor, mit denen die Aufbewahrungspflichten für steuerliche Daten und Unterlagen eingehalten werden können. Die hohen Anforderungen der steuerlichen Regelungen bei der elektronischen Betriebsprüfung sieht der BITKOM kritisch.
Die digitale Betriebsprüfung ermöglicht der Finanzverwaltung, die steuerrelevanten Daten in elektronischen Buchführungssystemen der Unternehmen per Computer abzufragen und auszuwerten. Auf diese Weise kann das Finanzamt feststellen, ob die Betriebe ihre Steuern richtig berechnet und bezahlt haben. Laut Abgabenordnung müssen Unternehmen ihre Buchführungsdaten und sonstigen steuerrelevanten Unterlagen bis zu zehn Jahre elektronisch aufbewahren. Eine genaue Definition für "steuerrelevante Daten" gibt es aber nicht, obwohl die elektronische Betriebsprüfung bereits seit fünf Jahren Praxis ist. Deshalb landen zahlreiche Streitfälle vor den Finanzgerichten. Innerhalb des Zeitraums von zehn Jahren müssen auch digitale Auswertungen für diejenigen steuerrelevanten Daten und Unterlagen möglich bleiben, die per EDV erstellt wurden. "Da bei kleineren Unternehmen im Schnitt nur alle zwölf Jahre eine Betriebsprüfung durchgeführt wird, sind die Anforderungen unverhältnismäßig hoch", sagt Thomas Mosch, BITKOM-Geschäftsleiter Politik & Recht. Die Speicherung der Daten führe bei den Unternehmen zu hohen Kosten. Bei Verstößen drohen den Betrieben Steuerschätzung oder Zwangsgeld.
Für die Finanzämter hat sich die elektronische Betriebsprüfung offenbar gelohnt. Im Jahr 2005 lagen die Ergebnisse der Betriebsprüfungen um fast eine Milliarde Euro höher als im Jahr 2001, obwohl die Finanzverwaltungen die Zahl der Prüfer im gleichen Zeitraum um 400 reduziert hat. Denn beim elektronischen Datenzugriff können sie die Datenbestände der Unternehmen umfassender prüfen und mit Hilfe mathematischer Verfahren intensiver auswerten als zuvor. Deshalb greift die Finanzverwaltung verstärkt auf diese Prüfungsmöglichkeiten zurück. Im ersten Halbjahr 2006 kam der digitale Datenzugriff in Baden-Württemberg bereits bei jeder zweiten Betriebsprüfung zum Einsatz.
Der Leitfaden erläutert den rechtlichen Rahmen der elektronischen Betriebsprüfung. Dazu gehören die Zugriffsrechte der Finanzverwaltung und die Aufbewahrungspflichten der Unternehmen. Die Betriebe erhalten praktische Tipps, wie sie die erforderlichen Daten sichern und archivieren können. Die Broschüre steht im Internet unter http://www.bitkom.org/de/publikationen/38337_44552.aspx zum kostenfreien Download bereit. (mf)