Mit Google Apps in die Cloud

Tutorial II: Texte und Tabellen online bearbeiten, speichern und teilen

Mit Google Text & Tabellen schlagen Sie im Grunde zwei Fliegen mit einer Klappe: Einerseits stehen Ihnen hier zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die Sie aus Office-Paketen kennen dürften. Andererseits dient Text & Tabellen als eine Art Netzlaufwerk: Sie können Ihre Dateien online ablegen und von jedem anderen Computer aus erreichen. Legen Sie zudem Nutzungsrechte fest, um die Dateien mit anderen Personen zu teilen. Zugegeben: Sie werden auch weiterhin ein lokal installiertes Office-Paket benötigen, insbesondere zur Erstellung passgenauer Anschreiben oder komplizierter Aufgaben. Google Text & Tabellen dagegen eignet sich für Dokumente, die stets aktualisiert werden müssen - und das womöglich noch von meheren Mitarbeitern gleichzeitig. Im Folgenden stellen wir Ihnen die App vor und zeigen Ihnen die grundlegenden Funktionen.

Wir starten dieses Tutorial auf der zentralen Seite Ihres Google-Kontos (1). Hier finden Sie Apps, die Sie bereits ausprobiert haben, unter dem Menüpunkt Meine Produkte. Möchten Sie dagegen eine neue App ausprobieren, können Sie diese unter Etwas Neues ausprobieren finden. Sollten Ihnen die Vorschläge nicht zusagen, klicken Sie auf Weitere - hier finden Sie eine Übersicht gängiger Google Apps und somit auch Text & Tabellen (2).

Nur einen Klick später befinden Sie sich direkt im Hauptmenü von Text & Tabellen (3). Wenn Sie möchten, können Sie sich von Google bei Ihren Ersten Schritten helfen lassen oder mit einem Klick auf Weitere Informationen die ausführliche Online-Dokumentation öffnen (4). Dieses Tutorial setzt folgend jedenfalls nicht voraus, dass Sie diese Hilfen in Anspruch genommen haben - klicken Sie die große Blase daher zunächst einmal getrost weg.

Auf der linken Seite entdecken Sie nun die Optionen Neu erstellen sowie Hochladen (5). Zu Ihrer ersten Orientierung: Klicken Sie auf Neu erstellen, um ein neues Dokument anzulegen und es online zu bearbeiten. Legen Sie dagegen keinen Wert darauf, ein Dokument auch online bearbeiten zu können, solange Sie nur jederzeit online zur Verfügung steht, sollten Sie auf Hochladen klicken. Über den Konverter können Sie diese beiden Funktionen miteinander verbinden - dazu jedoch erst später mehr. Klicken Sie nun auf Neu erstellen, um anschließend den Typ des Dokuments zu bestimmen (6). Diese Auswahl dürfte Ihnen vermutlich bekannt vorkommen: Google Text & Tabellen kann vieles, was Offline-Office-Pakete auch können. Klicken Sie beispielsweise auf Dokument, landen Sie in einem Editor, der wohl nicht nur zufällig an Microsoft Office erinnert (7). Dies trifft auch auf die Editoren für Präsentationen, Tabellen und Zeichnungen zu. Beachten Sie allerdings, dass Text & Tabellen beileibe nicht alle Funktionen zur Verfügung stellt, die in den gängigen Offline-Paketen vorhanden sind - für einfache bis mittelschwere Arbeiten sind die gebotenen Funktionen aber vollkommen ausreichend.

Besondere Erwähnung verdient der Dokumententyp Formular (8). Mit dem entsprechenden Editor erstellen Sie einen Online-Fragebogen, den Sie anschließend verteilen und sogar direkt über Google auswerten können. Wir haben schon mehrere Umfragen über Google laufen lassen - unser Eindruck: Der Editor lässt sich recht intuitiv bedienen und stellt brauchbare Ergebnisse zur Verfügung. Von der Technik abgesehen, sollten Sie sich allerdings im Vorfeld darüber informieren, wie man einen Fragebogen aus inhaltlicher Sicht sinnvoll aufbaut. Hierzu liefert Google leider kaum Hilfestellung.

Zurück ins Hauptmenü der App (9). Hier erkennen Sie sofort, dass wir auf die Schnelle ein leeres Dokument sowie einen Fragebogen erstellt und gespeichert haben. Wenn Sie möchten, können Sie dies auch noch machen. Für unser Tutorial ist es übrigens unerheblich, welchem Typ die Dokumente entsprechen - versuchen Sie sich daher auch gerne an einer ersten Zeichnung oder Tabelle.

Nun sollen die Zugriffsrechte für Ihre Testdokumente definiert werden. Klicken Sie dazu rechtsseitig auf Aktionen, von dort aus weiter auf freigeben und schließlich auf Berechtigungseinstellungen (10). Hier sehen Sie alle Personen, die derzeit Zugriff auf das Dokument besitzen - also nur Sie (11). Das soll sich nun ändern: Über Add People können wir weitere Benutzer hinzufügen (12). Wir empfehlen Ihnen, stets die exakte E-Mail-Adresse der gewünschten Person anzugeben. Wir sprechen aus Erfahrung: Insbesondere gängige Nachnamen wie Müller, Meier oder auch Schmidt führen schnell zu ungewollten Freigaben. Ebenso wichtig: Unterscheiden Sie bitte gewissenhaft zwischen Lese- und Schreibrechten. Leserechte erteilen Sie über die Auswahl Can view, wogegen Sie Schreibrechte über Can edit zusprechen. Die Schreibrechte sind übrigens verbunden mit der Möglichkeit, das Dokument für weitere Personen freizuschalten. Sollten Sie also unbedacht Schreibrechte vergeben, könnte das Dokument ohne Ihr Zutun an Außenstehende gelangen. Verteilen Sie Schreibrechte also wirklich nur dann, wenn die betroffene Person diese auch tatsächlich benötigt - in allen anderen Fällen reichen Leserechte vollkommen aus.

Sofern Sie neue Rechte vergeben, erscheinen diese nun in der Liste (13). Bei Ihrem Gegenüber erscheinen die Dokumente daraufhin in der Übersicht im Hauptmenü (14). Der Hinweis Freigegeben zeigt ihm dabei an, dass es sich nicht um seine eigenen Dokumente handelt - der Besitzer sind und bleiben weiterhin Sie. Zu Ihrer Information: Wir haben zuvor nur das Recht zum Lesen verteilt. Ihr Gegenüber kann das Dokument also weder verändern noch eigenständig über Text & Tabellen verbreiten (15). Bitte nehmen Sie zur Kenntnis: Auch wir wissen, dass dies keinen umfassenden Schutz darstellt. Wie alle Informationen, die Sie an Vertraute oder Dritte weitergeben, unterliegen auch Ihre Dokumente in Text & Tabellen inhärenten Risiken. Dieser Beitrag dient vorrangig dazu, Ihnen die technischen Möglichkeiten aufzuzeigen.

Sie können nun neue Dokumente erstellen und deren Zugriffsrechte verwalten. Damit kennen Sie bereits die wichtigsten Funktionen von Text & Tabellen. Dennoch sind die ganzen Filter- und Suchfunktionen, die die App bereitstellt, recht hilfreich. Mit der Zeit sammeln sich nämlich eine Menge an Dokumenten in Ihrer Liste an - ohne ein wenig Ordnung verliert man schnell die Übersicht. Lassen Sie uns also einen Blick darauf werfen: Links sehen die Option Startseite (16). Wählen Sie diese Option, um die Anzeige auf ausgewählte Einträge zu beschränken. Rechtsseitig wählen Sie über Aktionen und weiter Nicht auf Startseite anzeigen diejenigen Dokumente aus, die Sie nur selten benötigen (17). Ebenso können Sie hier eine Markierung hinzufügen und zwar in Form eines gelben Sterns. Über die linksseitige Option Markierte (siehe 16) werden wiederum nur diese Dokumente angezeigt. Über Alle Elemente erhalten Sie dagegen in jedem Fall die vollständige Liste aller Ihnen zur Verfügung stehenden Dokumente. Die Suchfunktion in der oberen Bildschirmhälfte sollte Ihnen keine Probleme bereiten (18). Einzig erwähnenswert: Sollten Sie eine Vorauswahl getroffen haben, wird diese in der Suchleiste angezeigt. Wir beschränken uns bei der im Bild sichtbaren Suchanfrage auf unsere eigenen Dokumente. Über Dokumente, Bilder und Videos sowie Weitere Optionen finden Sie noch weitere Möglichkeit, um Suchkriterien festzulegen. In vielen Fällen müssen Sie allerdings gar keine groß angelegte Suchaktion starten, sondern Ihre Dokuemente einfach ein wenig sortieren: Oben rechts finden Sie hierzu vier Kriterien, wobei sich Zuletzt von mir geöffnet als ausgesprochen alltagstauglich erwiesen hat (19).

Soweit also zu den Office-Qualitäten von Google Text & Tabellen. Zusätzlich bietet die App aber auch die Möglichkeit, jedwede Datei online zu speichern - wir sprachen eingangs davon. Klicken Sie dazu auf Hochladen und ziehen Sie anschließend einfach die gewünschte Datei in das große Feld (20). Im Prinzip können Sie direkt den Upload starten, denn an den übrigen Voreinstellungen muss in der Regel nichts geändert werden. Beachten Sie dennoch den Konverter: Dokumente, die Sie offline in Office erstellt haben, können in Ihre entsprechenden Online-Formate umgewandelt werden. Speisen Sie beispielsweise also Ihre Excel-Tabelle in den Konverter ein, kann diese anschließend über den Tabellen-Editor verändert werden. Schalten Sie dagegen den Konverter aus, wird die Excel-Datei als solche online gespeichert und steht lediglich zur Ansicht bereit. Über die Sicherheitseinstellungen direkt links neben Upload starten können Sie Ihre Dokumente über die Google App hinaus verbreiten (21). Wählen Sie dabei Öffentlich im Web, um sogar von Suchmaschinen gefunden zu werden.