Beim Offenbacher Geschäftsreisebüro Intertours Reisen & Events GmbH laufen nach der Einführung einer Microsoft Cloud-Lösung Kommunikation, Kundenpflege, Marketing und Verwaltung wieder richtig rund. Das Unternehmen kümmert sich als Full-Service-Dienstleister um Reisen von Geschäftskunden und hat sich nach einer Phase konstanten Wachstums für eine Runderneuerung der Workplace-Architektur entschieden.
Foto: Intertours
Die Ausgangslage: Die Firma hob ab - die IT blieb am Boden
Der besondere Geschäftsservice von Intertours beruht auf einer für den Kunden idealen Organisation von der Buchung bis zur Abrechnung von Geschäftsreisen. Mit ihrem Rundum-Service und durch regelmäßige Anpassungen des Reisemanagements an die aktuellen Bedürfnisse der Unternehmen hat sich Intertours sehr enge und dauerhafte Kundenbeziehungen geschaffen. Die Firma wuchs erfolgreich, allerdings stieß die IT der Intertours, die eigentlich nur auf sechs Arbeitsplätze ausgelegt war, rasch an ihre Kapazitätsgrenzen. Die Geschäftsführung geriet in Zugzwang, immer neue Hardware mit aktuellen Software-Lizenzen besorgen zu müssen.
Doch gerade in Phasen des Unternehmenswachstums ist es nervig, sich auch noch um die Expansion der IT-Struktur kümmern zu müssen. "Bisher bedurfte unsere IT eines enormen zeitlichen Aufwands für die Wartung einzelner Geräte und deren Einzellizensierung. Dazu kam, dass unsere interne Kommunikation hauptsächlich über E-Mails lief, das war zu zeitintensiv und wurde zu einer zu aufwändigen organisatorischen Herausforderung", beschreibt Intertours Geschäftsführer Marc Will die damalige Situation.
Turbinen an - Richtung Zukunft
Die hinzugezogenen Problemlöser des IT-Systemhauses und Managed Service Providers Aluxo sorgten zügig für Abhilfe, indem sie eine neue, nach Bedarf skalierbare IT-Infrastruktur entwarfen, mit Intertours diskutierten und im Anschluss erfolgreich umsetzten.
Zunächst empfahlen sie, den Gerätebedarf über das IT-Mietmodell "Workplace as a Service" (WaaS) mit individuell konfigurierbaren Hard- und Software-Paketen zu decken. Neue Mitarbeiter werden auf diese Weise meist schon innerhalb von 24 Stunden mit einem schicken, leistungsstarken und topaktuellen Gerät ausgestattet, auf dem die neueste Software bereits von Aluxo vorinstalliert ist. Versicherung und Garantie sind im Rahmen eines Schutzbriefes enthalten. Sollte also ein Gerät beschädigt oder gestohlen werden oder schlichtweg nicht mehr funktionieren, wird es binnen 24 Stunden ausgetauscht. Durch die Datenspeicherung in der Cloud sind die Firmendaten stets gesichert.
Bei einem Mitarbeiterzugang oder einem Wunsch nach Ersatz eines defekten Geräts genügt eine Mail oder ein Anruf bei Aluxo sowie eine Mietvertragsunterzeichnung, um umgehend einen modernen digitalen Arbeitsplatz in Form eines installierten, sofort einsatzfähigen Surface Pro 4 bereitgestellt zu bekommen.
Statt jahrelanger Abschreibung ist die monatliche Mietgebühr vollständig steuerlich als Betriebsausgabe absetzbar. WaaS ist deshalb nicht nur eine einfach zu verwaltende, sondern auch eine kostengünstige Lösung für nahezu alle Anforderungen eines schnellen Bürobetriebs.
Bewährtes und neu Entdecktes fürs Büro
Für Teamarbeit und Kommunikation setzt Intertours Office 365 ein. Neben den gängigen Anwendungen gab es für Intertours auch Neuentdeckungen bei Office 365, die die Zusammenarbeit befeuern: Beispielsweise läuft die interne Kommunikation des Unternehmens heute über "Teams". Mit dieser neuen Chatumgebung in Office 365 lassen sich Besprechungen mit einzelnen Kollegen oder dem gesamten Team gut planen. Direkt aus Office 365 heraus hat das Team Zugriff auf alle wichtigen Funktionen; alle Inhalte, Werkzeuge, Kontakte und Unterhaltungen sind im Arbeitsbereich verfügbar. Auch Zugriff auf SharePoint, OneNote und Planner sind integriert, und Dokumente lassen sich direkt in der Anwendung bearbeiten. Und braucht man mal kreativen Input von außen, kann man zu öffentlichen Teams Kontakt aufnehmen.
Mit Kunden, externen Partnern oder Dienstleistern spricht Intertours nun häufig via Skype for Business in Form von Skype-Besprechungen mit Audio- und HD-Videounterstützung, Webkonferenzen oder einer Skype-Livekonferenz. Gerade auch für die Geschäftsreiseplanung im weltweiten Ausland schont das die Firmenkasse, da keine Telefongebühren anfallen. Ein Klick oder Touch per Smartphone, Tablet, PC oder Telefon in Kalender, Besprechungserinnerung oder Skype for Business-Fenster reicht aus, um teilzunehmen. Egal ob in der Teamarbeit oder im Kundengespräch: Mit gemeinsamer Dokumenterstellung in Echtzeit, Desktop- und Anwendungsfreigabe sowie PowerPoint-Präsentationen kann sich Intertours nun jederzeit präsentieren.
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Der IT-Umbau zahlte sich aus
Um eine größere Flexibilität bei der Lizensierung zu gewinnen, wurde diese auf das Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) Programm umgestellt, was die tages- und bedarfsgenaue Abrechnung statt einer jährlichen Vertragslaufzeit ermöglicht und so die Softwarekosten merklich optimiert. Das CSP-Modell mit Preisgarantie ermöglicht es Intertours nun, den Lizenzbedarf durch ein paar Klicks im CSP-Portal jederzeit selbst anzupassen oder die von Aluxo vornehmen zu lassen.
Ein großer Schritt war auch der Wechsel vom gehosteten Exchange Server zur Auslagerung der Postfächer hin zu Office 365. Das Postfach ist mit 50 GB wesentlich größer als zuvor und Dienste wie Dynamics und Skype for Business sind integriert. Um bei den Geschäftsreisen den Überblick zu bewahren, nutzt Intertours heute erfolgreich Microsoft Dynamics CRM. Dort ist jeder Reisende sowie der Status von Reisen und Buchungen übersichtlich visualisiert.
"Bereits kurz nach Umstellung haben wir von unseren Kunden das Feedback bekommen, dass wir noch schneller im Service geworden sind. Dazu läuft unsere interne Kommunikation durch Office 365, Microsoft Teams und Dynamics 365 richtig rund", zieht Marc Will, Geschäftsführer Intertours, Bilanz.