Wie Unternehmen Daten aus Salesforce richtig sichern

Wie bei anderen SaaS-Anbietern auch, übernimmt Salesforce die Verantwortung für den Betrieb und die Verfügbarkeit der Anwendung. Um seine Daten muss sich dagegen jeder Kunde selbst kümmern. Dass die hauseigenen Tools dafür unzureichend sind, räumte Salesforce indirekt schon länger ein, indem es Kunden immer wieder empfahl, ihre Daten mit einem unabhängigen Dienst zu sichern. Salesforce hatte ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich bei seinem Angebot um die letzte Rettung handelte. Die war mit einer Pauschale von 10.000 Dollar zudem auch nicht ganz billig.

Bei nahezu allen SaaS- und Cloud-Angeboten beziehen sich die Zusagen der Anbieter hinsichtlich Verfügbarkeit und Sicherheit lediglich auf den Dienst. Die Verantwortung für die dort verarbeiteten Daten bleibt in der Regel beim Kunden. Diese von den Anbietern als "Shared Responsibility" bezeichneten Aufgabenteilung ist jedoch längst noch nicht allen Anwendern bewusst. Im Ernstfall kann das zu einem bösen Erwachen führen.

Salesforce-Angebote für die Datensicherung

Für die Datensicherung stehen bei Salesforce immer noch einige kostenfreie Optionen zur Verfügung. Zu ihnen gehören Tools wie Data Loader und eine API, mit deren Hilfe Kunden ihre Daten gegebenenfalls manuell wiederherstellen können. Allerdings ist das in der Praxis recht kompliziert und dauert lange. Deshalb haben sich auf dem Markt Drittanbieter mit Lösungen etabliert, die Sicherung und Wiederherstellung von Salesforce-Daten weitgehend automatisiert und mit einem erheblich größeren Funktionsumfang übernehmen.

Salesforce empfiehlt keinen bestimmten Anbieter. Auf Anfrage von ChannelPartner verweist es auf seinen AppExchange-Marktplatz. Dort sind vor allem stark spezialisierte Anbieter vertreten. Die Auswahl eines Anbieters sollte sich jedoch nicht nur nach den Fähigkeiten bei der Rücksicherung von Salesforce-Daten richten. Schließlich benötigen Unternehmen eine Datensicherung auch für andere SaaS-Dienste. Es ist daher sinnvoll, vor allem Anbieter in die engere Auswahl aufzunehmen, die einen breiteren Ansatz vefolgen. Insbesondere vergleichbare Funktionen für Microsoft 365 aus einer Hand zu bekommen, dürfte für viele Unternehmen erstrebenswert sein.

Angebote zur Sicherung von Salesforce-Daten im Überblick

Relevante Anbieter in diesem Bereich sind (in alphabetischer Reihenfolge) Avepoint, Commvault, Druva, NetApp und Veritas. Deren Angebote werden im Folgenden dargestellt. Keiner der Hersteller ist alleine auf Salesforce Backups spezialisiert. Auch für Unternehmen und Vertriebspartner ist es sinnvoll, sich mit den Anbietern näher zu beschäftigen, die noch anderweitige Backup- und Recovery-Angebote anbieten und sch mit denen aus dem eigenen Portfolio beziehungsweise bereits genutzten Lösungen sinnvoll ergänzen.

Veritas

"Veritas deckt alle von Salesforce Data Recovery bis dato gelieferten Funktionen ab", verspricht Martin Böker, Director Channel DACH bei Veritas Technologies. So genannte Custom Objects werden seit dem Juli-Release von Veritas SaaS Backup unterstützt. Bei "Veritas Saas Backup" muss vom Kunden eigene Hardware weder beschafft noch betrieben werden. Die Salesforce-Daten der Nutzer werden auf Cloud-Speicher in Dänemark abgelegt.

"Der Dienst lässt sich schnell und einfach aufsetzen und ist danach sicher und mit wenig Aufwand zu nutzen", sagt Böker. Anwender dürfen beispielsweise festlegen, wie lange sie beim Backup zeitlich zurückgehen und zu welchem Zustand sie die Daten zurückholen möchte. Diese Point-in-Time-Wiederherstellung funktioniert laut Veritas auf allen Ebenen des Mandanten- oder Benutzerkontos, einem Ordner, Unterhaltungen oder E-Mails. Die entsprechenden Daten werden per Mausklick ausgewählt und mit einem weiteren Klick wiederhergestellt. Veritas sichert mit seinem Dienst neben Daten aus Salesforce auch solche aus Microsoft 365, Dynamics 365 und der Google G Suite.

Commvault

Commvault bietet Unternehmen nach dem Aus des Salesforce-eigenen Data-Recovery-Services eine alternative Backup-Lösung. "Total Cost of Ownership, eine deutlich bessere Performance sowie das flexible Lizenzierungsmodell sind gewinnbringende Argumente, dabei auf den Marktführer Commvault zu setzen", wirbt Olaf Dünnweller, Area Vice President bei Commvault. Von "spezialisierten Mitbewerbern" hebe man sich vor allem durch den Single-Plattform-Ansatz sowie die einheitliche Verwaltung ab.

Neben der "Cloud-to-Cloud"-Option ermöglicht Commvault die Sicherung der Daten im lokalen Rechenzentrum. Analysen der vorhandenen Daten und Reports müssen dadurch nicht in der Salesforce-Cloud durchgeführt werden, sondern können lokal mittels einer eignen Datenkopie erfolgen. Als Vorteile nennt Commvault vor allen "deutliche Kostenreduzierungen" durch eine geringere Anzahl an Abfragen in Salesforce (Governor Limit). Außerdem wirkten sich laufende Reports und Analysen so nicht auf die Performance der Produktivumgebung aus.

Als weitere Besonderheit hebt Commvault das mögliche Data Masking hervor. Damit lassen sich bei Abfragen personenbezogener Daten anonymisieren. Die Funktion helfe Unternehmen, sowohl eigene Compliance-Vorschriften als auch Vorgaben aus der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten.

Druva

Druva sieht sich als Spezialist für Cloud Data Protection ebenfalls gut positioniert, um den eher rudimentären Salesforce-Backup-Service zu ersetzen. Das Unternehmen ist in Deutschland erst mit einer kleinen Truppe vertreten. Druva kann aber eigenen Angaben zufolge ein breites Portfolio anbieten, das weit über das Salesforce-Backup hinausreicht. Druva ist ebenfalls ein SaaS-Angebot. Es wird auf AWS gehostet, dort sei die Ersteinrichtung nach Angaben des Anbieters in "weniger als 15 Minuten" abgeschlossen.

Die Wiederherstellung von Salesforce-Daten sei "nahezu sofort" möglich, während sie bei Salesforce Data Revocery (SDR) schon mal sechs bis acht Wochen dauern konnte. Das Zurücksetzen des Kunden-Servers dauerte bei SDR bis zu zwei Wochen - noch ohne den langwierigen, darauf folgenden Upload der Daten in die Salesforce-Instanz.

Druva ermöglicht dagegen den regelmäßigen Export von CSV-Files und Backups alle paar Stunden. Steuern und kontrollieren lässt sich der Prozess über die Administrationskonsole von Druva ohne Spezialkenntnisse. Auf gleiche Weise lassen sich Backup-Richtlinien wie Aufbewahrungsdauer und Frequenz der Datensicherungen festlegen.

Wiederherstellung ist mit Druva über Snapshots eines bestimmten Zeitpunkts ebenso möglich, wie die Rücksicherung der gesamten Daten oder lediglich einzelner Akten oder Nutzerkonten. Da auch Metadaten gesichert werden, sei es ebenfalls problemlos möglich, im Zuge einer Wiederherstellung einmal vorgenommenen Anpassungen beizubehalten. Neben Salesforce deckt Druva auch Office 365, Google G Suite, Slack, Endgeräte, Server im Rechenzentrum und AWS-Workloads ab - sieht sich also durchaus auch als Plattformanbieter.

Avepoint

Avepoint bietet ein volles SaaS Cloud Backup für Salesforce, das nach Angaben des Anbieters alle Funktionen unterstützt. So sollen sich zum Beispiel auch einzelne Salesforce-Objekte wie Account, Opportunity oder Salesforce Content (beispielsweise Purchase Orders) wiederherstellen lassen. Auch die Beziehungen zwischen den Objekten werden mitgesichert und können automatisch wiederhergestellt werden. Zum Beispiel soll bei der Wiederherstellung einer einzelnen Opportunity ohne bestehenden Account der zugehörige Account automatisch wiederhergestellt werden.

Avepoint ist stolz auf seine zehnjährige Expertise mit den Salesforce APIs, über die es zum Beispiel Informationen aus Salesforce nach Sharepoint migrieren kann. "Aus diesen langjährigen Erfahrungen mit den Salesforce Daten-Strukturen gepaart mit dem Know-how als eigener Anbieter einer Enterprise-SaaS-Plattform können wir eine Enterprise-Class-Lösung in diesem Umfeld anbieten", sagt Christopher Goth, Regional Vice President DACH bei Avepoint. Auch für Avepoint ist Salesforce nur ein Cloud-Dienst unter mehreren. Zum Beispiel ist bei Avepoint auch die Sicherung von Daten aus Microsoft 365 möglich - inklusive Microsoft Teams, was bei den Mitbewerbern in dem Segment nicht selbstverständlich ist.

SEP AG

"Eine Anbieter-unabhängige Sicherung der Daten von Cloud-Lösungen ist grundsätzlich zu empfehlen. Der Nutzer selbst ist verantwortlich für das Backup der Daten in Cloud-Applikationen", sagt Jan Trinkl, Vice President Sales bei der SEP AG. "Zusätzlich müssen die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Aktuell hat das eine besondere Bedeutung bekommen, nachdem das EuGH-Urteil die Privacy-Shield-Vereinbarung gekippt hat."

SEP-Kunden könnten mit SEP Cloud Application Protection Services (CAPS) alle diese Vorgaben erfüllen und ihre Cloud-Daten zuverlässig und rechtskonform in europäischen Rechenzentren sichern. Die Komplettlösung enthalte bereits unlimitierten Speicherplatz und sei für eine unbegrenzter Aufbewahrungszeit ausgelegt. "Durch Blockchain-Technologie ist das Backup manipulationssicher und keines der Rechenzentren läuft mit Software von Microsoft oder Google. Dadurch sind die Backup-Daten zusätzlich vor bösartiger Malware geschützt", wirbt SEP.

Neben Salesforce lassen sich mit SEP auch SaaS-Workloads von Microsoft 365 und der Google G-Suite schützen. Zum Ende des Data-Restoration-Dienst von Salesforce bietet SEP noch bis Ende September auf CAPS für Salesforce 10 Prozent Rabatt an, um Salesforce-Kunden für den Umstieg auf sein Angebot zu gewinnen.

Netapp

Netapp hat mit Netapp SaaS Backup for Salesforce ebenfalls eine auf Salesforce zugeschnittene Lösung für Backup und Recovery im Angebot. Sie deckt neben Salesforce Sales auch Salesforce Service und die Salesforce Marketing Cloud ab. Daten werden dabei in AWS abgelegt. In allen Fällen sei eine unbegrenzte Anzahl an Recovery-Zeitpunkten sowie die Wiederherstellung von Standard Objects, Custom Objects und Anhängen möglich.

Backups lassen sich sowohl automatisiert als auch auf Anforderung erstellen und werden nach einem ersten Full Backup anschließend immer nur noch inkrementell fortgeschrieben. Netapp verspricht diverse granulare Wiederherstellungsmöglichkeiten und beherrscht dabei eigenen Angaben zufolge die Zuordnung von Anhängen zu den jeweiligen Akten.

Im Gegensatz zu den meisten anderen Anbietern, die keine gesonderten Angebote unterbreiten, wirbt Netapp derzeit mit einer Promotion für sein Angebot. Vertriebspartnern stellt Netapp neben diversem Material für die Kommunikation mit Kunden auch einen Demo-Account zur Verfügung. Außer für Salesforce bietet Netapp auch ein SaaS Backup für Microsoft 365 an.