Wer mehr als 70.000 Produkte in seinem Online-Shop anbietet, ist seinerseits auf saubere Datenbestände der Hersteller und Distributoren angewiesen. In der Praxis funktioniert das zum Ärger vieler Webshop-Betreiber nicht. Das verursacht Mehrarbeit, unzufriedene Kunden und dadurch höhere Kosten. Uwe Zapp, Inhaber des Zapp-IT-Shops, macht Vorschläge, wie die schlimmsten Fehler zu vermeiden sind:
1. Aktualität
- Die zum Download angebotenen Informationen dürfen nicht älter als 24 Stunden sein. Sinnvollerweise ist der Zeitpunkt der Erstellung erkennbar zu dokumentieren (zum Beispiel im Dateinamen). Die Preisliste darf nur Preise für reguläre Neuware enthalten.
- Gebrauchte Ware und Rückläufer sind in jedem Fall von den "normalen" Produkten zu trennen und eindeutig zu kennzeichnen
- Der Download aktueller Informationen sollte jederzeit möglich sein.
2. Formate
- Preisinformationen müssen in automatisch verwertbaren Dateiformaten übermittelt werden, brauchbar sind zum Beispiel aus einer Datenbank generierte Auszüge in Form einer csv-Datei, einer D-Base-Tabelle oder einer bmecat-konformen XML-Katalogdatei.
- Es sollten minimal zwei alternative Formate (csv/dbf) zum Download bereitstehen.
- Excel-Tabellen sind nur verwertbar bei strikter Einhaltung einer Tabellenstruktur über die gesamte Preisliste hinweg, erfordern jedoch fast immer eine manuelle Bearbeitung. Es dürfen niemals zwei Tabellen nebeneinander stehen oder zwei untereinander stehende Tabellen unterschiedliche Formate (zum Beispiel verbundene Zellen) aufweisen.
3. Inhalte
- Jedes Produkt darf nur einmal erfasst sein und muss durch den EAN-Code, die jeweilige korrekte Hersteller-Partnummer und die Angabe des Herstellers eindeutig zu identifizieren sein.
- Die Hersteller-Partnummer darf dabei nicht verändert oder ergänzt werden.
- Unbekannte Hersteller-Partnummern dürfen nicht durch Phantasiewerte ersetzt werden.
- Als Produktbezeichnung sollte nur der tatsächlich vom Hersteller vergebene Produktname verwendet werden. Alle Ergänzungen wie "ATX", "(+Audio)" müssen in einem separaten Feld stehen.
- Produktnamen dürfen nicht abgekürzt werden. Aus "SuperStack II" darf also nie "SStack II" oder "SSII" werden.
- Bis zur Einführung des Euro als einzige Währung ist in der Tabelle anzugeben, ob es sich um Mark- oder Euro-Preise handelt.
- Länder- oder Sprachvarianten sind zu kennzeichnen. Die Kennzeichnung darf jedoch nicht durch Ergänzung der Partnummer vorgenommen werden (siehe oben), sondern muss in einem separaten Feld erfolgen.
- Bulk- und Voll- (Retail-)Versionen müssen als solche gekennzeichnet werden, sofern mehr als eine Variante eines Produktes existiert.
- Es sollten sinnvollerweise durchgehend gleiche Abkürzungen für gleiche Begriffe verwendet werden.
4. Dokumentation
- Der Aufbau der übermittelten Datei muss dokumentiert sein.
- Veränderungen sollten frühzeitig bekannt gemacht werden.