Von Januar 2005 an müssen Unternehmen und Selbstständige die Daten zur meist monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung und Lohnsteueranmeldung auf elektronischem Weg an die Finanzbehörden übermitteln. Der bisher häufig übliche Versand der Daten per Fax oder Brief ist dann nicht mehr möglich. Nach Beobachtungen der Datev eG, IT-Dienstleister aus Nürnberg, sind viele Unternehmen auf das neue digitalisierte Verfahren der Anmeldungen technisch jedoch noch nicht vorbereitet.
Elektronische Übermittlung wird Pflicht
Für Arbeitgeber stellen die laut Bundesfinanzministerium 36 Millionen Lohnsteuerkarten und -bescheinigungen sowie 19 Millionen Lohnsteueranmeldungen pro Jahr einen erheblichen Aufwand dar. Die auf das Steueränderungsgesetz 2003 zurückgehenden Neuerungen zur elektronischen Übermittlung dieser Daten sollen helfen, den mit der Erhebung der Steuerdaten verbundenen bürokratischen Aufwand in Wirtschaft und Verwaltung zu senken.
"Viele Unternehmen sind technisch jedoch noch nicht in der Lage, die Daten zu Umsatzsteuer und Lohnsteuer digital zu übertragen", berichtet Datev-Mitglied und Steuerberater Andreas Müller aus München. "Sie haben von den Neuerungen zwar mal gehört, verdrängen das Thema aber." Dieses Verdrängen kann teuer werden. Denn wie bisher spielt die pünktliche Anmeldung der Steuern auch bei der elektronischen Übermittlung eine wichtige Rolle. Die Fristen sind im Rahmen der Neuregelungen sogar verschärft worden - bereits zum Januar 2004 wurde die so genannte Abgabeschonfrist abgeschafft. Es drohen im Extremfall Verspätungszuschläge bis zu 25.000 Euro und eine Steuerschätzung.
Anmeldung muss pünktlich übermittelt werden
Künftig ist eine Anmeldung nur dann pünktlich geschehen, wenn sie bis zum gesetzlichen Abgabetermin auch elektronisch übermittelt wurde. Ist dies nicht erfolgt, können die Finanzämter wie bisher Verspätungszuschläge verhängen - bis zu zehn Prozent der festgesetzten Steuer, höchstens 25.000 Euro. Erfolgt auch die Zahlung verspätet, werden Säumniszuschläge und im Extremfall Steuerschätzung fällig. Achtung: Vor der ersten Nutzung des elektronischen Übermittlungsverfahrens ist die einmalige Abgabe einer Teilnahmeerklärung zur Datenübermittlung beim zuständigen Finanzamt (wie bisher bei der freiwilligen Nutzung) zwingend erforderlich.
Nur wenige Ausnahmen möglich
Die Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung gilt vom 1. Januar an für alle Unternehmen und Selbstständige - mit wenigen Ausnahmen. Gibt es im Einzelfall Gründe, die gegen eine elektronische Übermittlung sprechen, kann beim Finanzamt ein Antrag gestellt werden, weiter das Papierverfahren nutzen zu dürfen. Zur Vermeidung so genannter unbilliger Härten können die Behörden dies genehmigen. Eine solche Ausnahme wäre möglich, wenn für Buchführung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung keine EDV eingesetzt wird. Das Seltsame: Die konkreten Details, wer diese Härtefallregelung nutzen kann, sollen erst Anfang Januar 2005 bekannt gegeben werden - damit diese noch bundesweit abgestimmt werden können, so das nordrhein-westfälische Finanzministerium.
Zahlreiche Unternehmen und Selbstständige nutzen die Vorteile der elektronischen Datenübermittlung bereits heute, indem sie auf die Unterstützung ihres Steuerberaters setzen. Dieser kann Steuerdaten bereits seit Jahren über das Datev-Rechenzentrum elektronisch an die Finanzämter übertragen. Unternehmen und Selbstständige, die diesen Service nicht nutzen, müssen ihre EDV-Anwendungen nun an die neuen Vorschriften anpassen.
Technische Voraussetzungen schaffen
Für die elektronische Aufbereitung der Steuerdaten stellen die Behörden bereits heute eine kostenfreie Software zur Verfügung, das "Elster"-Formular. Als zentraler digitaler Zugangsweg zu den Finanzbehörden wurde "Elster" (Elektronische Steuererklärung) geschaffen. Über die Internetadresse www.elster.de können die Daten verschlüsselt an die Verwaltungen versandt werden.
Für Unternehmen gibt es demnach drei Möglichkeiten, sich auf die neue Gesetzeslage technisch einzustellen: Sie installieren die Elster-Software. Zum jeweiligen Anmeldedatum werden die notwendigen Daten händisch in die entsprechenden elektronischen Formulare eingetragen und dann über www.elster.de an die verschiedenen Landesbehörden übertragen. Vor der Eintragung der Daten in das Formular sollte jeweils geprüft werden, ob für die Software ein Update aufgespielt werden muss. Der Internetzugang sollte über Firewalls und Ähnliches gegen unbefugte Zugriffe und Internetschädlinge geschützt werden.
Oder sie erwerben und installieren das vom Hersteller ihrer Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssoftware für das Elster-Verfahren vorgesehene Update beziehungsweise lassen die Datenübermittlung automatisch vom Steuerberater übertragen. Dies sollte geschehen, wenn er ohnehin die Finanzbuchführung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung macht. Die Datenübermittlung über den Steuerberater bietet sich als eine Art Sorglos-Paket an.
Steuerrechtlicher Hintergrund
Die elektronische Übermittlung von Steuerdaten wurde mit dem Steueränderungsgesetz von 2003 neu geregelt. Laut § 18 Abs.1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sind von Januar 2005 an die Daten der (gegebenenfalls auch berichtigten) Umsatzsteuervoranmeldung auf elektronischem Weg an die Finanzbehörden zu senden. Gleiches gilt nach § 41a Abs.1 des Einkommensteuergesetzes (EStG) für die Lohnsteueranmeldung.
Die Pflicht zur digitalen Übermittlung dieser Daten ist erstmalig anzuwenden auf Vor-/Anmeldezeiträume, die nach dem 31. Dezember 2004 enden. (§ 27 Abs. 9 UStG/ § 52 Abs.52b EStG). Auch Lohnsteuerbescheinigungen müssen künftig gemäß § 41b EStG elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Für Arbeitgeber, die für die Lohnabrechnung Software einsetzen, ist dieses Verfahren schon für die Jahreslohnbescheinigungen 2004 zwingend anzuwenden.
Spätestens für Bescheinigungen, die nach dem 1. Januar 2006 ausgestellt werden, gilt der digitale Weg aber auch für jene Arbeitgeber, die ihre Löhne und Gehälter bisher noch nicht maschinell abrechnen. MF