Ein Backup ist kein Archiv

Warum digitale Langzeitarchivierung so wichtig ist

26.03.2014
Uwe Küll ist freier Journalist in München.
Die digitale Revolution hält die Unternehmen weltweit in Atem. Geschäftsprozesse werden zunehmend elektronisch unterstützt oder komplett digitalisiert. Warum Unternehmen sich um eine Archivierung nicht nur ihrer digitalen Dokumente jetzt Gedanken machen müssen.
Die Bedeutung der Aufbewahrungspflichten wird von Unternehmen unterschätzt. Viele Personen meinen, sie wären mit regelmäßigen Backups auf der sicheren Seite.
Die Bedeutung der Aufbewahrungspflichten wird von Unternehmen unterschätzt. Viele Personen meinen, sie wären mit regelmäßigen Backups auf der sicheren Seite.
Foto: Andrea Danti - Fotolia.com

Immer mehr Datenquellen liefern eine exponentiell wachsende Menge an Daten. Eine steigende Zahl von Mitarbeitern greift mit unterschiedlichsten Endgeräten auf die Systeme und Daten zu. Der Aufwand, den Unternehmen betreiben, um die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle verfügbar zu machen, ist immens und steigt rapide weiter. Denn für immer mehr Firmen und Geschäftsprozesse gilt: Ohne elektronische Daten und Informationen geht nichts mehr.

Was infolge dieser Entwicklung häufig übersehen wird, ist die Notwendigkeit der Aufbewahrung digitaler Daten und Dokumente auch dann, wenn sie für die operativen Prozesse im Unternehmen nicht mehr benötigt werden. Dabei sind viele Informationen schon von Gesetzes wegen aufbewahrungspflichtig.

Für steuerrelevante Unterlagen beispielsweise gilt die Pflicht zur Aufbewahrung je nach Inhalt und einschlägiger Vorschrift für sechs bis zehn Jahre. Während dieser Zeit sind die Dokumente nach GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger EDV gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet, dass die betreffenden elektronischen Belege wie Rechnungen, Buchungsdaten oder E-Mails während dieser Frist in unveränderlicher Form gespeichert und jederzeit verfügbar sein müssen.

Viele Vorschriften verpflichten zur Archivierung

Hinzu kommen in vielen Wirtschaftsbereichen weitere Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. So sind etwa Patentunterlagen mindestens sechs Jahre nach Ablauf des Patentschutzes aufzubewahren. Versicherungsunternehmen müssen Versicherungsverträge während ihrer gesamten Laufzeit sowie zwei bis fünf Jahre danach aufbewahren - bis keine Ansprüche aus dem Vertrag mehr bestehen. Und im Gesundheitswesen sind Patientenunterlagen, soweit sie Röntgen- und andere Strahlenbehandlungen oder im Zusammenhang mit Bluttransfusionen stehen, dreißig Jahre lang verfügbar zu halten.

Die gleiche Frist gilt für Arbeitsschutzunterlagen, soweit sie den Umgang mit radioaktiven Stoffen betreffen. Messergebnisse am Arbeitsplatz im Gefahrenbereich von krebserzeugenden und erbgutverändernden Gefahrstoffen sind gar für mindestens 60 Jahre aufzubewahren. (BGR 163, Abschnitt 7.4)

Archivierungsexperten wie Petra Waldmüller-Schantz, Leiterin Public Relations bei Governikus wissen: "Generell wird die Bedeutung der Aufbewahrungspflichten von den Verantwortlichen in den Unternehmen unterschätzt. Das gilt insbesondere für die Archivierung elektronischer Dokumente wie beispielsweise E-Mails. Viele Entscheider meinen, sie wären hier mit regelmäßigen Backups auf der sicheren Seite. Doch ein Backup ist kein Archiv. Neben dem juristisch bedeutsamen Nachweis der Echtheit von Dokumenten mangelt es auch an praktischen Anforderungen wie der einfachen Recherchierbarkeit von Inhalten.