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Agiles Projektmanagement

Was Sie über agile Methoden wissen sollten

17.01.2018


Eric Schott ist Mitgründer und Geschäftsführer bei Campana & Schott. Er besitzt über 20 Jahre Erfahrung in der Projektmanagement-Beratung. Seine Schwerpunkte umfassen strategisches Projekt- und Portfoliomanagement sowie neue Formen der Zusammenarbeit mit besonderem Fokus auf Social Collaboration. Schott will aufzeigen, welche Anforderungen Unternehmen hinsichtlich der neuen Formen der Zusammenarbeit erfüllen müssen und wie dies zu realisieren ist, um die digitalen Transformation zu meistern.
Zentrale Projekte im Unternehmen sind meist hochdynamisch und komplex. Agiles Projektmanagement dient dazu, die Prozesse und Ergebnisse zu verbessern. Wir zeigen, wie die agile Methodik funktioniert und wie Unternehmen davon profitieren.

Agile Methoden haben ihren Ursprung in der Softwareentwicklung. Sie entstanden, um neue Herausforderungen, wie den steigenden (digitalen) Wettbewerb, kürzere Produktlebenszyklen, sich schnell verändernde Kundenanforderungen und insgesamt höhere Komplexität, zu bewältigen.

In welchen Fällen lohnt sich das agile Projektmanagment?
In welchen Fällen lohnt sich das agile Projektmanagment?
Foto: Imagentle - shutterstock.com

Der Grundgedanke lautet: Ein Projekt wird definiert, um eine bestimmte Vision zu erreichen, zum Beispiel eine neuartige App fürs Online-Banking. Im Gegensatz zu früher steht in der ersten Phase keine vollständige Spezifikation der Anwendung an, wie beim Wasserfall-Modell. Vielmehr werden die Entwicklungsschritte der neuen App kurzfristig definiert und in kurzen Etappen realisiert, den sogenannten Sprints.

Unter agilem Vorgehen versteht man also Methoden, die auf eine detaillierte Vorab-Planung eines Vorhabens bis zum vorgesehenen Projektende verzichten. Dies geschieht angesichts der Erkenntnis, dass sich während der Umsetzung häufig Umfeld, Voraussetzungen oder Ziele eines Projektes ändern und so die ursprüngliche Detailplanung hinfällig wird.

Agile Ansätze setzen stattdessen darauf, so schnell wie möglich einen ersten Teil des Projektes einzugrenzen, umzusetzen, davon zu lernen und mit diesem Wissen dann den nächsten sinnvollen Entwicklungsschritt anzugehen. Beispiele für agile Vorgehensmethoden, die auf diesem Gedanken basieren, sind Scrum oder Kanban.

Gut für den Einstieg: Kanban

Kanban ist eine agile Methode zur selbstorganisierenden Steuerung von Aufgaben in Projekten und Prozessen. Der Aufgabenfluss wird kontinuierlich über ein Kanban-Board visualisiert. Die Aufgaben auf dem Board werden vom Team nach dem Pull-Prinzip abgearbeitet, es entscheidet also autark über das Wie und Wieviel innerhalb einer Zeiteinheit.

Kanban-Board
Kanban-Board
Foto: astephan - shutterstock.com

Kanban eignet sich besonders zur Lösung von einfachen Aufgaben. Und dort, wo es um die Verbesserung eines bestehenden Prozesses oder um die Optimierung einer Wertschöpfungskette geht. Kleine autarke Teams können Kanban schnell erlernen, für sich anpassen und nutzen. Daher kann Kanban auch eine geeignete Methode sein, um sich mit Mitarbeitern initial dem Thema Agilität zu nähern.

Für komplexe Projekte sowie große, interdisziplinäre Teams ist es weniger geeignet. Faustregel: Wenn es primär um die Optimierung des Entwicklungsergebnisses, nicht die Prozessverbesserung geht, empfiehlt sich eher Scrum.

Gut für komplexe Projekte: Scrum

Unserer Erfahrung nach führen klare Rollen- und Aufgabenbeschreibungen zu Produktivitätssteigerungen und Verbesserungen in der Ergebnisqualität. Scrum setzt genau dort an und sieht drei dedizierte Rollen vor: Scrum Master, Product Owner und Development Team. Sie sind wie folgt definiert:

Die Rollendefinition bei Scrum
Die Rollendefinition bei Scrum
Foto: Campana & Schott

Dabei ist die Interaktion dieser Rollen untereinander besonders wichtig. Bei Scrum ist der Product Owner verantwortlich für das "Was". Er sammelt und priorisiert Anforderungen in einem sogenannten Product Backlog. Im Sprint-Planungsmeeting stellt er diese dem Development Team zusammen mit einem Sprint-Ziel vor. Das Development Team ist dann verantwortlich für das "Wie". Es schätzt die Aufwände der einzelnen Anforderungen und legt selbstständig fest, welche der Anforderungen es umsetzen kann.

Während des Sprints steht der Product Owner dem Development Team für weiteren Austausch zur Seite. Der Scrum Master schließlich ist stetiger Prozessbegleiter und Coach. Er stellt sicher, dass das Team optimal arbeiten kann, indem er Hindernisse erkennt und beseitigt. Er sorgt auch dafür, dass das definierte Vorgehen eingehalten wird. Insbesondere bei Teams, für die Scrum neu ist, ist diese Rolle essentiell, um dafür zu sorgen, dass das Vorgehen verstanden und verinnerlicht wird.

Eigenschaften agiler Methoden

Um agile Methoden erfolgreich anzuwenden, müssen also die jeweiligen Rollen definiert sein. Die Führungskraft tritt als "Servant Leader" auf und ihr Erfolg misst sich daran, wie sehr sie die Teams verbessert. Konkret besteht die Aufgabe darin, notwendige Fähigkeiten im Team aufzubauen und zu stärken. Um die Produktivität zu erhöhen, "beschützt" die Führungskraft das Team vor Einflüssen von außen und sucht nach Wegen, die Motivation im Team zu stärken. Die Teams arbeiten dann selbst organisiert.

Die Vorteile agiler Methoden sind:

  • Jederzeit funktionsfähige Entwicklungsstände (in Scrum ist das ein "potentially shippable product" / "Minimum Viable Product")

  • Das Projekt lässt sich jederzeit unterbrechen oder beenden

  • Ausrichtung an den jeweils relevantesten Kundenanforderungen

  • Nutzen- und bedarfsorientierte Priorisierung des Aufgabenumfangs für jeden Sprint ("Scope")

  • Dezentrale Organisation und starke Eigenbestimmung des Teams

  • Wenig Overhead

Identifizierte Maßnahmen werden in Sprints umgesetzt und auf Wirksamkeit überprüft.
Identifizierte Maßnahmen werden in Sprints umgesetzt und auf Wirksamkeit überprüft.
Foto: Campana & Schott

Die richtige Wahl der Projektmanagement-Tools

Agile Projektmanagementansätze stellen statt langfristiger Terminpläne die kurzfristige, iterative Realisierung von Nutzen in den Vordergrund. Dadurch verschiebt sich der Fokus auf ein Produkt- und Anforderungsmanagement und neue Tools werden erforderlich. So sind gemeinsame Collaboration Spaces zu schaffen, um eine enge Zusammenarbeit in den Teams oder mit Partnern zu ermöglichen. Im Anschluss daran werden die Ziele weiter ausdefiniert und der Aufbau des Product Backlogs begonnen. Dazu gehört die Festlegung, wie lange die einzelnen Iterationen dauern werden und wie viele Iterationen das Unternehmen sich für das Projekt vornehmen will. Ist das Backlog ausreichend befüllt und aufbereitet, beginnt der erste Entwicklungsprozess.

Technisch kann dies etwa über MS SharePoint geschehen. Das bedeutet, alle Backlog Items (Epics, User Stories, Tasks, Bugs, etc.) werden hier gesammelt und verwaltet. Der Vorteil liegt darin, dass alle Backlog-relevanten Themen sich genau dort finden, wo das Team ohnehin zusammenarbeitet: auf ihrem Collaboration Space. Über Visualisierungstools, wie beispielsweise unser Task Board, kann dann der aktuelle Sprint übersichtlich dargestellt und verwaltet werden. Je nach Anforderung der Teams lassen sich auch weitere Reports erstellen und KPIs messen.

Auf dem Weg zur agilen Organisation

Der Weg in die agile Organisation kann mit kleinen Schritten beginnen: Agile Moves sind kleine operative Übungen, die in den Arbeitsalltag integriert werden und die agile Prinzipien nach und nach vermitteln. Dies sollte durch On-the-Job Coaching ergänzt werden: Der Aufbau von Fähigkeiten lässt sich nur durch ein eigenständiges Anwenden von agilen Elementen erlernen. Ein erfahrener Coach kann diesen Prozess begleiten und Fallstricke vermeiden.

Damit agiles Projektmanagement zum Erfolg wird, benötigen Unternehmen auch ein entsprechendes Mindset, das sich vor allem durch folgende Verhaltensweisen auszeichnet:

  • Umsetzungsstärke: Fokussierung auf das Erzeugen von Nutzen sowie das Einholen und Umsetzen von Kundenfeedback.

  • Adaptivität: Anpassen der Ergebnisse und repriorisieren der nächsten Schritte auf Basis des kontinuierlichen Kundenfeedbacks.

  • Fehlerkultur: Schnelles Verwerfen von Ideen, wenn andere Wege erfolgversprechender sind.

  • Transparenz: Empirische Prozesskontrolle zur Bewertung und zur kontinuierlichen Verbesserung des Ergebnisses und des eigenen Vorgehens.

Führungskräfte müssen dabei das agile Mindset vorleben, den strategischen Rahmen setzen, die Kommunikation "von unten" zulassen und annehmen.

Lesetipp: Mit Scrum zu einem besseren Kundenmanagement