Die Aufwendungen des Arbeitgebers für eine Betriebsveranstaltung – als eine solche gilt die Weihnachtsfeier in der Regel – stellen für die Mitarbeiter grundsätzlich einen geldwerten Vorteil dar. Diese Zuwendungen sind aber dann nicht für den Arbeitnehmer lohnsteuerpflichtig, wenn sie im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen. Dieses eigenbetriebliche Interesse ist, insbesondere bei Weihnachtsfeiern, in der Förderung des Kontakts der Arbeitnehmer und in der Verbesserung des Betriebsklimas zu sehen.
Wann die Weihnachtsfeier lohnsteuerpflichtig ist
Bis zu einer Freigrenze von derzeit 110 Euro pro Mitarbeiter für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr geht die finanzgerichtliche Rechtsprechung von einem solchen eigenbetrieblichen Interesse aus (sogenannte Aufmerksamkeitsgrenze). Der Fiskus sieht daher bis zu dieser Grenze die Zuwendung nicht als lohnsteuerpflichtige Entlohnung des einzelnen Arbeitnehmers an. Eine dritte Veranstaltung dagegen wäre, unabhängig von ihren Kosten oder den Gesamtkosten pro Jahr, immer lohnsteuerpflichtig.
Zur Berechnung der Freigrenze dividiert man die vom Arbeitgeber aufgewendeten Gesamtkosten durch die Anzahl der Teilnehmer einschließlich Familienangehöriger und Gäste. Übersteigt das Ergebnis die Freigrenze, so ist nicht nur der übersteigende Anteil, sondern der gesamte Betrag steuerpflichtig.
Allerdings kann dann das Unternehmen eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent vornehmen. Gerade bei einer geringfügigen Überschreitung kann dies dadurch verhindert werden, dass die Arbeitnehmer dem Arbeitgeber den die Freigrenze übersteigenden Betrag erstatten müssen. Die Pauschalbesteuerung nach diesem Gesetz gilt ebenso für eine dritte und eventuell nachfolgende Betriebsveranstaltung in einem Jahr.
Bei sogenannten gemischt veranlassten Betriebsveranstaltungen sind die Sachzuwendungen entsprechend der Zeitanteile, die dem Betriebsveranstaltungsteil zuzurechnen sind, aufzuteilen (Urteil des Bundesfinanzhofes vom 30.4.2009). "Dies ist etwa der Fall, wenn der Weihnachtsfeier eine Betriebsversammlung vorangeht, deren Teilnahme verpflichtend ist", erläutert Dr. Marcel Leez, Rechtsanwalt für Steuerrecht bei der Kanzlei Aulinger Rechtsanwälte.
Entscheidend: Wie viele Mitarbeiter kommen zur Feier?
Problematisch wird es, wenn bei der Betriebsfeier unerwartet weniger Teilnehmer erscheinen als geplant. Nach Ansicht der Finanzverwaltung führt dies zu einer nachträglichen Steuerpflicht, weil diese die tatsächliche Teilnehmerzahl zugrunde legt.
Das Finanzgericht Düsseldorf hat dagegen entschieden, dass für die Bemessung der Freigrenze die geplante Teilnehmerzahl zugrunde zu legen ist. Dies folge daraus, dass der Arbeitnehmer die Kosten für den äußeren Rahmen nicht beeinflussen könne und insoweit auch nicht bereichert sei. Daher sind nicht nur die Kosten für Speisen und Getränke, sondern sämtliche Kosten, die auf die nicht teilnehmenden Arbeitnehmer entfallen, aus der Berechnung der Freigrenze hinsichtlich der teilnehmenden Arbeitnehmer auszuscheiden.
Praxistipp
Bereits die Planung der Weihnachtsfeier sollte der Arbeitgeber schriftlich festhalten und beispielsweise Listen auslegen, in denen sich die Teilnehmer der Feier eintragen. So ist die geplante Teilnehmerzahl ordnungsgemäß dokumentiert. (oe)