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Die elektronische Archivierung steuerlich relevanter E-Mails steckt in Deutschland noch in den Kinderschuhen: Nur ein Viertel der von Dr. Haffa & Partner Expert Call befragten Entscheider gibt an, dass in ihrem Unternehmen E-Mails ordnungsgemäß archiviert werden. Über ein Drittel wusste bislang gar nicht, dass eine solche Verpflichtung überhaupt besteht. Etwa 8 Prozent der Unternehmen sich derzeit noch mit dem Aufbau eines Archivierungssystems für ihren Mailverkehr beschäftigen, in einem Drittel der Firmen ist dies weiterhin nicht geplant.
Bei den Befragten herrscht Verärgerung über den Aufwand, der sich aus der Verordnung für sie und ihre Unternehmen ergibt. Die Meisten beklagen bürokratische Hürden und Überregulation in der deutschen Wirtschaftsgesetzgebung. Auch führen die Befragten hier an, dass sie ihren unternehmerischen Spielraum durch diese und ähnliche Regelungen massiv gestört sehen.
Dabei wird auch die Beweiskraft elektronisch archivierter E-Mails vielfach in Zweifel gezogen. Immerhin sei es möglich, E-Mails zu fälschen oder zu eliminieren, ohne dass dies nachvollziehbar ist. Problematisch sehen einige Befragten auch das Thema Datenschutz und die Auswirkungen der Archivierungspflicht auf den Umgang mit E-Mails in Unternehmen. "Weil ich nicht ständig überprüfen kann, ob eine E-Mail steuerlich relevant ist oder nicht, bleibt mir nichts anderes übrig als sämtliche E-Mails zu archivieren", heißt es in einem Kommentar. "Das betrifft dann aber auch die privaten E-Mails, die meine Mitarbeiter mit meinem vollen Einverständnis während der Arbeitszeit schreiben. Konsequenz wäre, dass ich diese privaten E-Mails verbieten müsste, und das will ich nicht."
Die Verpflichtung, steuerlich relevante E-Mails elektronisch zu archivieren, besteht bereits seit dem 1.1.2002. Steuerprüfer können seitdem verlangen, dass steuerrelevante Daten maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden. Vorgeschrieben ist dabei eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren. (mf)