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Mit klaren Absprachen Burnout vorbeugen

Der Fluch der ständigen Erreichbarkeit

Ingrid Weidner arbeitet als freie Journalistin in München.
Viele Berufstätige sind auch im Urlaub und am Wochenende für Kollegen, Chefs und Kunden da. Manche wollen es so, andere leiden an Schlafstörungen und weiteren Beschwerden. Eine Forschergruppe hat Strategien zum Gesundheitsschutz erarbeitet.

Rund 80 Prozent der Erwerbstätigen schlafen schlecht, fast die Hälfte sitzt müde am Schreibtisch, und etwa ein Drittel fühlt sich regelmäßig erschöpft, ist im DAK-Gesundheitsreport 2017 zu lesen. Für die Studie wertete die Deutsche Angestellten Krankenkasse (DAK) die Daten von 2,6 Millionen erwerbstätigen Versicherten aus und befragte rund 5200 berufstätige Frauen und Männer zwischen 18 und 65 Jahren.

Laut dem DAK-Gesundheitsreport 2017 fühlt sich etwa ein Drittel der deutschen Arbeitnehmer regelmäßig erschöpft.
Laut dem DAK-Gesundheitsreport 2017 fühlt sich etwa ein Drittel der deutschen Arbeitnehmer regelmäßig erschöpft.
Foto: wavebreakmedia - shutterstock.com

Die Ergebnisse verglichen die Rechercheure mit den im Jahr 2010 erhobenen Daten. Demnach nahmen in den vergangenen sieben Jahren die Schlafstörungen von Berufstätigen zwischen 35 und 65 Jahren um 66 Prozent zu. Die Betroffenen klagen über Ein- und Durchschlafprobleme. Unausgeschlafen ins Büro kommen klingt zwar nach einer Lappalie, doch Schlafstörungen erhöhen das Risiko für Depressionen und Angststörungen. Psychische Erkrankungen sind schon heute der zweithäufigste Grund für eine Krankmeldung. Nur Muskel-Skelett-Erkrankun­gen wie Rückenschmerzen plagen noch mehr Berufstätige.

Für einige ist der Schlaf ein lästiges Übel

Eine der Ursachen für Schlafstörungen findet sich in den Arbeitsbedingungen. Wer beispielsweise häufig an der Grenze seiner Leistungsfähigkeit arbeitet, ständigem Termin- und Leistungsdruck ausgesetzt ist, Überstunden und Nachtschichten leistet und auch nach Feierabend immer erreichbar ist, dessen Risiko nimmt deutlich zu, so die Studienautoren. Aber auch exzessive Nutzung von Smartphone oder Laptop vor dem Einschlafen beeinträchtige die Schlafqualität. Überhaupt sehen manche den Schlaf als lästiges Übel, das sich noch nicht mit einer App kontrollieren lässt. "Der Körper braucht aber Zeit, um nach einem stressigen Tag abzuschalten und sich auf den Schlaf einzustellen. Diese Zeit müssen wir ihm gönnen", sagt Ingo Fietze, Professor und Leiter des Interdisziplinären Schlafmedizinischen Zentrums an der Berliner Charité.

Einfach mal das Handy ausschalten

Das Smartphone entwickelte sich in den vergangenen Jahren zum ständigen Begleiter. Es verbindet uns mit Kollegen, Vorgesetzten, Geschäftspartnern, Familie und Freunden. Ob in Restaurants, Schnellzügen oder auch Büros - ständig piepst, vibriert oder klingelt es. Ganz egal, ob der Adressat sich konzentriert mit einer Aufgabe beschäftigt oder ein Gespräch führt - sofort unterbricht er diese Tätigkeit und reagiert wie ein Pawlowscher Hund auf das Klingelzeichen. Der russische Forscher Iwan Petrowitsch Pawlow richtete 1905 einen Hund auf das Läuten einer Glocke ab. Vermutlich würde er sich heute erstaunt die Augen reiben, wenn er sähe, wie Menschen dem Diktat der Klingelzeichen folgen.

Wie wirkt sich ständige Erreichbarkeit auf unser Wohlebefinden und unsere Arbeitsleistung aus?
Wie wirkt sich ständige Erreichbarkeit auf unser Wohlebefinden und unsere Arbeitsleistung aus?
Foto: Ana Blazic Pavlovic - shutterstock.com

Ständige Erreichbarkeit und ihre Auswirkungen auf das Wohlbefinden und die Arbeitsleistung untersuchte seit September 2014 das Forschungs­projekt "Master" (Management ständiger Erreichbarkeit). In der Abschlussveranstaltung in München stellten die am Projekt beteiligten Forscher, eine wirtschaftspsychologische Arbeitsgruppe der Universität Freiburg und Wissenschaftler des Instituts für Sozialwissenschaftliche Forschung (ISF) München, ihre Ergebnisse vor. Sie hatten Mitarbeiter aus fünf IT-Unternehmen beobachtet und mehrmals befragt.

Natürlich erleichtern mobile Geräte das Arbeits­leben. Doch häufig führe die ständige Erreichbarkeit zu einer höheren Gesamtarbeitszeit, so die Wissenschaftler. Wenn beispielsweise der Chef am Sonntagabend anruft und den Mitarbeiter bittet, ihm Unterlagen zu schicken, kann sich diese Unterbrechung negativ auf dessen Wohlbefinden auswirken. Oft fehlten in den Unternehmen auch Absprachen, solche Mehrarbeit mit Freizeit auszugleichen. "Eine Flexibilisierung an sich ist gut, doch der Mitarbeiter muss entscheiden können", sagt Nina Pauls von der Universität Freiburg.

Transparenz und Regeln sind wichtig

Eine der Firmen, die sich am Projekt beteiligte, ist Kühn & Weyh Software aus Freiburg. "Ständige Erreichbarkeit, das betrifft uns doch gar nicht", bekam Corinna Heist, verantwortlich für das Marketing, anfangs oft zu hören. Nach vier Jahren Projektlaufzeit, vielen Diskussionen und gemeinsamen Workshops mit den Wissenschaftlern zeigte sich, wie lohnend das Engagement war. "Flexible Arbeitszeiten gab es schon, doch gerade weil wir wachsen und unsere Flexibilität erhalten wollen, brauchen wir Transparenz und Regeln", sagt Heist.

Corinna Heist, Kühn & Weyh Software: „Wir wussten, dass wir einige Mitarbeiter entlasten müssen, weil sie am Anschlag sind.“
Corinna Heist, Kühn & Weyh Software: „Wir wussten, dass wir einige Mitarbeiter entlasten müssen, weil sie am Anschlag sind.“
Foto: Kühn & Weyh Software

Das Freiburger Unternehmen entwickelt eine Standardsoftware, die große Organisationen wie etwa Versicherungen für ihre Kundenkommunikation einsetzen. 74 Mitarbeiter beschäftigt Kühn & Weyh. In kleinen Firmen läuft vieles ohne Betriebsvereinbarungen. Wenn ein Kollege um 16 Uhr geht und das Kind vom Kindergarten abholt und dafür am Abend noch arbeitet, sei das kein Problem, so Heist. "Wir haben keine Zeiterfassung. Ausgleich für Mehrarbeit regelt jeder Mitarbeiter flexibel mit seinen Vorgesetzten. Als Betriebsrätin empfehle ich aber den Kollegen, gerade auch denen in Teilzeit, ihre Zeiten aufzuschreiben, um selbst einen Überblick zu haben."

Oft führe die ständige erreichbarkeit zu einer Überlastung der Beschäftigten, so die Forscher. Die Arbeitszeit reiche häufig nicht aus, eine meist zu große Arbeitsmenge zu bewältigen. Die Mitarbeiter können schlechter abschalten und sich erholen, sie haben mehr Probleme, Beruf und Leben stressfrei miteinander zu verknüpfen. Ähnlich war es auch bei Kühn & Weyh. "Wir wussten, dass wir einige Mitarbeiter entlasten müssen, weil sie am Anschlag sind. Uns ist wichtig, dass wir mit allen im Gespräch bleiben", räumt Heist ein.

Gerade die offene Diskussion fehlt häufig. In manchen Unternehmen etabliert sich schleichend eine Kultur der ständigen erreichbarkeit, Mitarbeiter werden wegen Kleinigkeiten in ihrer Freizeit kontaktiert, die Kollegen erwarten eine schnelle Antwort, so die ISF-Wissenschaft­ler. Reagiert der Mitarbeiter nicht, entstehe der Eindruck fehlenden Engagements. Wer es wagt, sich nicht erreichen zu lassen, kommt sich oft abgehängt vor oder fürchtet einen Karriereknick. Oft fehlen klare Vereinbarungen über die erforderliche erreichbarkeit und einen Ausgleich für die Mehrarbeit.

Auch im Urlaub immer erreichbar

Laut einer aktuellen Bitkom-Studie sind 71 Prozent der knapp 350 Befragten auch im Sommerurlaub für Chef, Kollegen und Kunden erreichbar. Knapp sechs von zehn Berufstätigen (59 Prozent) lesen Kurznachrichten wie iMessage und WhatsApp, eben­so viele (58 Prozent) sind telefonisch erreichbar. Vier von zehn (38 Prozent) lesen im Urlaub geschäft­liche E-Mails.

Klare Absprachen helfen aber, die eigene Gesundheit und Leistungsfähigkeit langfristig zu erhalten. Die Wissenschaftler des Master-Projekts unterscheiden vier Typen:

Die zufriedenen Entgrenzten

Die zufriedenen Entgrenzten sind gerne ständig erreichbar, sie profitieren von den technischen Möglichkeiten. Ihr Leben ist digital, sie arbeiten gerne und lange, oft in einer Führungs­posi­tion, und sind zufrieden mit diesem Lebens- und Arbeitsstil. Viele sind jung, männlich und gehören der Generation der sogenannten Digital Natives an.

Die getriebenen Entgrenzten

Ihnen stehen die getriebenen Entgrenzten gegenüber. Auch für sie ist Erreichbarkeit selbstverständlich, doch sind sie davon weniger ­begeistert. "Ihnen fehlen individuelle Begrenzungsstrategien, sie fühlen sich durch die häufige Erreichbarkeit auch am Wochenende oder im Urlaub fremdbestimmt", erklärt Wolfgang Menz vom ISF. Von diesem Phänomen sind häufiger Frauen betroffen.

Erfolgreiche Grenzzieher

Einen Schritt weiter ist die dritte Gruppe, die erfolgreichen Grenzzieher. Sie limitieren ihre Erreichbarkeit, indem sie Absprachen treffen. Das kann bedeuten, dass sie am Wochenende weder Anrufe entgegennehmen noch E-Mails lesen, aber auch, dass sie erreichbar sind. "Es gibt eine Belastung, aber sie haben es unter Kontrolle", erklärt Menz. Diese Mitarbeiter finden sich auf allen Hierarchieebenen.

Belastete Grenzzieher

Die vierte Gruppe bezeichnen die Wissenschaftler als belastete Grenzzieher. Sie entwickeln eine individuelle Strategie, ziehen Grenzen, sind aber frustriert, wenn sie die selbst gesteckten Ziele nicht einhalten können.

Wolfgang Menz, ISF: „Es gibt mittlerweile die Gruppe der sogenannten erfolgreichen Grenzzieher, die ihre Belastung im Griff haben.“
Wolfgang Menz, ISF: „Es gibt mittlerweile die Gruppe der sogenannten erfolgreichen Grenzzieher, die ihre Belastung im Griff haben.“
Foto: ISF

Öfter mal die Bürotür schließen

Oft verändern sich die Leitbilder im Lauf des (Berufs-)Lebens. Aus einem zufriedenen Entgrenzten kann beispielsweise aufgrund einer Burnout-Erkrankung oder Familiengründung ein getriebener Entgrenzter werden.

Damit die neuen, smarten Technologien ihre guten Seiten entfalten können, hilft es, Grenzen zu ziehen und sich nicht dem Diktat der ständigen Erreichbarkeit zu unterwerfen. Die Forscher fanden in einem Unternehmen auch eine ganz pragmatische Lösung. Der IT-Mitarbeiter schloss phasenweise seine Bürotür, nachdem er einen Zettel daran geklebt hatte: "Ich kann nicht alle Eure Probleme lösen."

Wie mit der ständigen Erreichbarkeit umgehen?

Das Projekt "Master" (Management ständiger Erreichbarkeit) der Universität Freiburg und des Instituts für Sozialwissenschaftliche Forschung (ISF) München begann im September 2014 und endet im Sommer 2017. Gefördert wurde es vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales, fachlich begleitet von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Viele Ergebnisse, Anregungen, Arbeitsmaterialien, Musterfragebögen für eine Mitarbeiterbefragung, Anleitungen für Workshops und Broschüren können von der Website kostenlos herunterladen werden: http://erreichbarkeit.eu