Keine allgemeingehaltenen Einwilligungen
Allgemeingehaltene Erklärungen wie "der Arbeitnehmer stimmt der Verarbeitung aller personenbezogenen Daten, welche bei der Nutzung betrieblicher Kommunikationsanlagen anfallen zu" oder "der Beschäftigte ist mit jeder Form der Datenverarbeitung einverstanden" sind keinesfalls ausreichend und müssen wesentlich detaillierter formuliert werden. Ähnliches gilt für die Wirksamkeit einer Einwilligung nach dem Telekommunikationsgesetz (TKG). Dieses kommt bei der erlaubten Privatnutzung zur Anwendung, stellt allerdings keine "bereichsspezifischen" Voraussetzungen für die Wirksamkeit einer Einwilligung, sodass insofern auf die allgemeineren Regeln des BDSG verwiesen werden kann.
Form der Einwilligung
Des Weiteren ist § 4a Abs. 1 S. 3 BDSG zu beachten. Danach bedarf die Einwilligung grundsätzlich der Schriftform und muss mit einer handschriftlichen Unterschrift versehen werden. Dabei ist die Übersendung per Telefax oder das Einscannen der handschriftlich unterzeichneten Erklärung und anschließende Senden per E-Mail als ausreichend anzusehen. Wird die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt, ist sie gemäß § 4a Abs. 1 Satz 4 BDSG gesondert hervorzuheben (durch Änderung des Schriftbildes, Kursiv- oder Fettdruck oder auf einem gesonderten Blatt). Nur ausnahmsweise ist eine andere Form als die Schriftform (z.B. eine mündliche Einwilligung) angemessen. Die Einwilligung zur Verarbeitung seiner Daten kann der Beschäftigte jederzeit widerrufen. Daraus ergibt sich auch, dass eine Klausel im Arbeitsvertrag, welche den Verzicht auf diese Widerrufsmöglichkeit regelt, unwirksam ist.