Zu Beginn des Tages läuft noch alles wie geplant: Man weiß, was und wann zu erledigen ist, und macht sich an die Arbeit. Doch dann kommen sie, die Zeitdiebe: Ständig gehen neue E-Mails ein, das Telefon klingelt, und dann benötigt der Vorgesetzte spontan und dringend eine Information, die in einem Fax eines Kunden enthalten ist. So verbringt man eine nicht unerhebliche Zeit damit, besagtes Fax zu finden, das geschickt versteckt in einem Aktenordner abgelegt ist, anstatt sich um die eigentlich wichtigen Aufgaben zu kümmern.
Solche Szenarien gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Denn auch die beste Planung ist nicht effektiv, wenn die Zeitdiebe von den wirklich wichtigen Aufgaben ablenken. Dabei lassen sich solche Situationen auf einfache Weise verhindern. Das Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem KOI zeigt, was die vier größten Zeitdiebe im Arbeitsalltag sind und wie sie sich bekämpfen lassen:
1. E-Mail-Management
Einer der größten Zeitdiebe im Büroalltag sind E-Mails. Genauer gesagt: das ständige und unmittelbare Lesen und Bearbeiten von allen eingehenden E-Mails. Tatsächlich gibt es kaum etwas, was die Konzentration mehr stört. Es empfiehlt sich daher, das E-Mail-Postfach nicht ständig geöffnet zu haben. Vielmehr sollte man sich über den Tag verteilt drei bis vier Zeitblöcke von etwa 20 Minuten Länge einrichten, innerhalb derer man seine E-Mails liest und bearbeitet.
2. Komplizierte Ablagesysteme
In vielen Büros herrscht ein doppeltes Ablagesystem: Manche Dokumente werden nur digital auf dem Server abgelegt, andere nur in Papierform. Wenn man dann auf der Suche nach einer bestimmten Information ist, kann dies schnell viel Zeit in Anspruch nehmen, da man sowohl auf dem Server als auch in den klassischen Aktenordnern nachsehen muss. Dieser Aufwand lässt sich vermeiden, wenn man alle noch in Papierform vorliegenden Dokumente, also beispielsweise Briefe und Faxe, per Scan digitalisiert. Um die Ablage so einfach wie möglich zu gestalten und einen unkomplizierten Zugriff auf alle Informationen jederzeit jedem Mitarbeiten zu ermöglichen, empfiehlt es sich zudem, eine Software wie KOI zu verwenden. Denn als Cloud-Programm lässt sich KOI mit jedem Endgerät nutzen – alles, was man braucht, ist eine funktionierende Internet-Verbindung.
3. Das Parkinsonsche Gesetz
In fast allen Büros gilt das Parkinsonsche Gesetz, demzufolge wir dazu neigen, die für eine Arbeit zur Verfügung stehende Zeit immer auch aufzubrauchen. Damit geht jedoch zu viel Zeit auf unnötige Weise verloren. Hier hilft nur, die eigene Disziplin am Arbeitsplatz zu verbessern. Eine Möglichkeit besteht darin, sich jeden Morgen einen durchstrukturieren Tagesplan und eine To-Do-Liste zu erstellen, in der man den einzelnen Aufgaben Prioritäten zuweist und dabei einschätzt, wie lange man für ihre Erledigung benötigt. Alle Tätigkeiten, die man in weniger als 15 Minuten erledigen kann, sollten dann sofort in Angriff genommen werden. So können anschließend alle anderen anstehenden Aufgaben mit mehr Energie bearbeitet werden.
4. Doppelte Bearbeitung
In vielen Unternehmen werden Kundenanfragen von mehreren Personen bearbeitet. Peinliche Situationen entstehen dann, wenn ein Kunde auf eine Anfrage zwei Antworten bekommt – im schlimmsten Fall sogar unterschiedliche. Auch hier ist ein Zeitdieb am Werk, der dazu führt, das wertvolle Arbeitszeit verloren geht. Unstimmigkeiten dieser Art lassen sich durch eine optimierte interne Kommunikation verhindern. Um Abstimmungen innerhalb des Unternehmens so unkompliziert wie möglich zu gestalten, empfehlen sich Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem wie KOI, mit denen man sich unkompliziert mit seinen Kollegen abstimmen und Aufgaben an sie delegieren kann. (tö)