Datenspeicherung
- Datenspeicherung: Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten (bei einer Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten) nicht im Gerät möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie das laufende System ermöglichen.
- Einsatzprotokolle und Anleitungen: Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Geräte müssen protokolliert werden und die Protokolle aufbewahrt werden. Für Taxameter und Wegstreckenzähler ist der Einsatzort das jeweilige Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen ebenfalls aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.
- Taxameter: Die obigen Ausführungen gelten auch für die mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel sind. Im Einzelnen können dies sein: Name des Fahrers, Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichtende), Summe der Total- und Besetztkilometer, der Einnahmen und Anzahl der Touren laut Taxameter, Kilometerstand bei Schichtbeginn und -ende, Einnahme für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters Zahlungsart und Summe der Gesamteinnahmen, Angaben über Lohnabzüge angestellter Fahrer oder sonstige Abzüge (z. B. Verrechnungsfahrten), Summe der verbleibenden Resteinnahmen und der an den Unternehmer abgelieferten Beträge sowie das Kennzeichen der Taxe. Dies gilt für Taxi-Unternehmer ohne Fremdpersonal entsprechend.
- Altgeräte: Soweit ein Gerät bauartbedingt den obigen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, akzeptiert es die Finanzverwaltung, wenn der Unternehmer dieses Gerät noch maximal bis Ende 2016 weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Unternehmer technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Neuanschaffung solcher Geräte oder den Erwerb zusätzlicher gebrauchter Geräte hat die Finanzverwaltung damit jedoch nicht abgesegnet. Außerdem müssen bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, die bisherigen Vorgaben weiterhin vollumfänglich beachtet werden.
Kontakt und weitere Informationen:
Alexander Uhl, Rechtsanwalt und Steuerberater, Am Haag 10, 82166 Gräfelfing, Tel.: 089 863893-60, E-Mail: office@a-uhl.de, Internet www.alexander-uhl.de